Как развитие побудило Easy Software создать высококлассный инструмент гибкое управление ресурсами

Зачем нужно было придумать инструмент?

До появления Гибкое управление ресурсами мы не пользовались инструментами для управления ресурсами. Почему? Для нас традиционная система управления ресурсами была слишком детализированной, так как в ней единицей измерения является час времени, при чем эта система предназначена для максимально детального управления человеческими ресурсами.

Поэтому в нашей компании каждый коллектив управлял своей рабочей нагрузкой самостоятельно. Этот способ работал, пока нас было 50 или 60 сотрудников, но постепенно мы начали расти. Коллектив начал расширятся, число привлеченных специалистов росло с каждым днем, и мы пришли к выводу, что нам непременно нужен инструмент управления. Именно наш генеральный директор, Филип Моравек, выявил эту внутреннюю потребность и предложил идею создания инструмента Гибкое управление ресурсами.

Высокие ожидания

В процессе разработки инструмента Гибкое управление ресурсами Филип, наш генеральный директор, выступал в роли заказчика, тесно сотрудничая с командой разработчиков и владелец продукта Ян Паверой. Мы точно знали, чего мы хотим от этого инструмента:

• Возможность управления ресурсами на глобальном уровне
• Предельная четкость обзора распределения ресурсов по проектам
• Единая доска для всех проектов, связанных с разработкой и выпуском продукта
• Преимущественное использование руководителями проектов и тимлидами, для установления конкретных задачи отдельным членам команды
• Обзор членов команды
• Обеспечение дорожной карты и планирования портфеля для PM-ов, PPM-ов и PMO
• Возможность наблюдать за выполнением сразу нескольких проектов (в отличие от RM, где отображаются только отдельные задания)

Готовы встретиться лицом к лицу с требованиями?

Чтобы создать эффективный инструмент, который подойдет не только для внутреннего использования в Easy Software, а любой другой компании, нам нужно было отвечать важнейшим требованиям.

• Простота и наглядность
• Отсутствие помех и возможность работать без разрешений
• Ориентация на объем и время - у вас определены время и объем, и вам нужно выполнить максимум возможного в установленные сроки
• Возможность привлекать сотрудников к проектам в соответствии с их компетенициями
• Возможность подключать к команде или к проекту новых сотрудников в соответствии с их квалификациями/стажем
• Единица ресурса не только отдельного человека, но и команды в целом, представление команды, с возможностью обзора всех членов в составе команды
• Назначение проекта определенной команде
• Одалживание человека из моей команды на другой проект и визуализация работы одного человека над двумя проектами одновременно
• Расстановка приоритетов на уровнях PMO, PM и PPM
• Отображение отпусков и больничных дней, синхронизированное с нашим плагином посещаемости
• Визуализация спринта

Мы это сделали, мы уже им пользуемся, и вы сможете!

Мы создали универсальный инструмент для управления ресурсами. Наша команда использует его каждый день, и теперь мы готовы показать вам, как он может помочь вашему бизнесу. Посмотрите запись нашего вебинара и получите все лучшие советы и рекомендации для повседневного использования!

Смотреть вебинар

Ян Паверой, владелец продукта

Внедрение. Мы тут как тут!

1. Подготовка

Этот пример непохож на другие, поскольку речь здесь не только о внедрении, но и о разработке новых функций. Если вы работаете в компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, то не нам вам рассказывать, насколько это может быть сложно.

Когда дело доходит до тестирования, клиенты обычно испытывают новую функцию или новые версии на тестовом приложении, которое работает параллельно с их основным рабочим приложением. Мы же поступили несколько иначе. А именно, как только у нас была готова бета-версия, мы первым делом развернули ее на нашем внутреннем проекте Easy Project под названием "Esko". Это пришлось на май 2022 года, когда наши PMO и PM начали использовать его в своей ежедневной работе. Вот тогда-то тестирование началось!

2. Настройки

В первую очередь была задана подробная структура проектов вместе со всеми типами фильтров, видов и параметров. Для нас также было важно определить различные типы команд, что выполняется через Администрирование > Категории.

Одной из важнейших потребностей было формирование команд по компетенциям и квалификациям/стажу членов.

Поэтому сначала мы определили компетенции в Администрирование > Категории, где мы также определили уровни квалификации/стажа, которые как и первые, отображаются на профиле пользователя. Так, нам удалось быстро собрать команды из специалистов с различными компетенциями и уровнями квалификации/стажа.

Эту практику мы применили в первую очередь в нашей scrum-команде – в так называемой “Зеленой команде”. Как только нас удовлетворили внедрение, настройки и функционал, мы представили проект другим scrum-командам. В настоящее время, 4 наших scrum команды, плюс куратор прокета и PMO, активно используют Гибкое управление ресурсами в своей каждодневной работе.

К нам присоединилась также команда маркетинга, которая сейчас пользуется этим инструментов, чтобы эффективно планировать проекты.

Добавить результаты?

• Внедрение Гибкое управление ресурсами дало нам:

• Глобальный обзор распределения ресурсов
• Четкий обзор конфликтов и нестыковок при распределении ресурсов
• Возможность собирать команды по квалификациям/стажу и компетентности сотрудников
• Возможность быстро реагировать на дефицит ресурсов из-за отпусков

Наши любимые функции Гибкое управление ресурсами

1. Управление компетенциями – подключения сотрудника к проекту основываясь на его компетенции и квалификацию/стаж
2. Создание команд – Сотрудники с разными компетенциями и квалификациями/стажем собираются в одну единую команду
3. Распределение проектов между командами - назначение команд на проекты
4. Обзор нестыковок и параллельной работы - все наглядно видят конфликты и нестыковки
5. События - вы всегда будете видеть самые важные события, общие для всех портфелей или для каждого проекта