Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt erklärt

Oft betrachten wir Projekte als einzelne unabhängige Einheiten und verwalten sie entsprechend. Aber tatsächlich sind die Projekte eines Unternehmens weitgehend miteinander verknüpft. Wir müssen nur herausfinden, wie stark. Projekte können über das Budget, den Zeitplan oder die Ressourcen miteinander verbunden sein. Um diese Variablen effektiv managen zu können, ist es notwendig, die Bedeutung der einzelnen Projekte im Kontext des gesamten Unternehmens zu verstehen.

Das PPM hilft uns besonders in Situationen, in denen unser Unternehmen beispielsweise an mehreren Projekten mit den gleichen Ressourcen arbeitet, unabhängig davon, ob dabei ein oder mehrere Kunden involviert sind. Mit Hilfe des Projektportfoliomanagements können wir die Bedürfnisse und Prioritäten sowohl des Kunden als auch unseres Unternehmens besser berücksichtigen. Bei einer zu großen Anzahl von Projekten ist ein gut abgestimmtes Projektportfolio die beste Möglichkeit, Verluste aus mangelhaften Projekten zu minimieren und den Gewinn aller anderen zu maximieren.

Was ist ein Projektportfolio und wie verwaltet man es?

Das Projektportfolio ist eine Liste der Projekte, die Sie gegenwärtig betreuen. Ein solches Portfolio können Sie dann zentral verwalten, d.h. Projekte und deren Teilkomponenten überwachen und steuern, um die Erreichung der strategischen Ziele sicherzustellen. Das Ziel des PPMs ist es, das Potenzial der einzelnen Projekte zu nutzen und sie erfolgreich abzuschließen. In den meisten Fällen wird das PPM zur Evaluierung des Return on Investment von Projekten eingesetzt. Dies hilft bei der Entscheidung, welche Projekte als nächstes zu vermeiden sind und unter Berücksichtigung des Risikomanagements zu entscheiden, wie die Ressourcen auf potenzielle Projekte verteilt werden sollen. Ein sehr nützliches Werkzeug für die Verwaltung Ihres Projektportfolios ist Software, die Business Intelligence-Funktionen enthält.

Richtig eingesetzt ist das Projektportfoliomanagement ein ideales Instrument, um alle Beteiligten - auch Kunden und Mitarbeiter - über den Fortschritt, die Bedeutung und die Risiken von Projekten zu informieren. Gleichzeitig erhöht es die Transparenz und erleichtert es, die Verantwortung für einzelne Aktivitäten und Projekte zu bestimmen.

Inwiefern unterscheidet sich das Portfoliomanagement vom Projektmanagement?

Man kann diese ähnlich klingenden Vorgänge leicht nach ihrem Verwendungszweck unterscheiden. Während im Projektmanagement die Kenntnisse, Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken den Anforderungen des Projekts entsprechend eingesetzt werden können, befasst sich das Portfoliomanagement weniger mit dem Projektablauf als vielmehr mit der Projektauswahl und -überwachung im Rahmen anderer organisatorischer Maßnahmen. 

Wenn zum Beispiel die Anforderungen zur Erfüllung eines Projekts zu Komplikationen bei einem anderen, profitableren Projekt führen, bestimmt das PPM, dass das erste Projekt entweder ausgesetzt wird oder Ressourcen auf das zweite, wichtigere Projekt übertragen werden. So erreicht das Portfoliomanagement die optimale Kombination profitabler Projekte. Projektportfoliomanager verwenden dann Finanzmodelle und Algorithmen, um ein oder mehrere Portfolios zu verwalten.

Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt erklärt

1. Bestand

Zuerst müssen Sie alle Projekte in Ihrem Portfolio identifizieren. Je mehr es sind, desto wichtiger ist es, sie systematisch zu sortieren und kategorisieren und ihren Bezug zu den Zielen des Unternehmens zu überwachen.

2. Strategie

Die Strategie Ihres Unternehmens ist die Grundlage für das PPM und die Entscheidungsfindung in allen Projekten. Daher ist es wichtig, sie zu präzisieren oder zu definieren, bevor Sie mit dem Management Ihres Portfolios beginnen. Sobald die Strategie festgelegt ist, empfiehlt es sich auch, Teammitglieder zu identifizieren, die die Umsetzung überwachen. Ihre Strategien können variieren, aber idealerweise sollten Sie ein Portfolio mit Projekten haben, die Risiken und Erträge kombinieren und gleichzeitig die internen Ziele verfolgen.

3. Analyse

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Projekte. Überwachen Sie deren Rentabilität, Kosten, Ressourcen und Risiken. Überwachen Sie die Teams, die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, die verfügbaren Personalressourcen und den Cashflow. Kurz gesagt, alle denkbaren Indikatoren, die Ihnen helfen, Ihre aktuelle Situation und die Ihres Unternehmens besser zu verstehen und Ihr Projektportfolio effektiv zu managen.

4. Übereinstimmung

Analysieren Sie dann, ob Ihre Projekte nicht nur mit der Gesamtstrategie, sondern auch mit den Teilbereichen Ihres Unternehmens harmonieren. Weisen Sie Schlüsselressourcen den Schlüsselprojekten zu? Entsprechen Anzahl und Umfang der Projekte Ihren Fähigkeiten? Planen Sie kurz-, mittel- und langfristig? Überwachen Sie die mit Ihrer Strategie verbundenen Risiken projektübergreifend? Entspricht die Projektauswahl Ihrer Unternehmensphilosophie?

5. Management

Zeit, sich zu entscheiden. Nachdem Sie Ihr Portfolio und seine Aspekte im weiteren Kontext Ihrer Aktivitäten analysiert haben, müssen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse geeignete Entscheidungen treffen und Veränderungen vornehmen. Möglicherweise müssen Sie Zeitpläne ändern, Projekte abbrechen oder neue Prioritäten festlegen. Seien Sie in jedem Fall vorsichtig, erfolgreiches Portfoliomanagement erfordert eine gute Zusammenarbeit mit den einzelnen Teams und ihren Mitgliedern.

6. Tests und Änderungen

Und wie immer muss alles getestet, angepasst und entsprechend der Rückmeldungen optimiert werden. Der einmalige Einsatz des Projektportfoliomanagements ist keine Erfolgsgarantie; man muss langfristig und wiederholt damit arbeiten und andere Personen in die Optimierung einbeziehen.

So verwalten Sie ein Projektportfolio erfolgreich

Haben Sie Ihr Portfolio erfolgreich aufgebaut und verwaltet, liefern aber nicht die erwarteten Ergebnisse? Dann haben wir hier ein paar zusätzliche Tipps für Sie:

• Identifizieren Sie Risiken richtig und ergreifen Sie Maßnahmen zur Rettung von rückläufigen Projekten.
• Haben Sie keine Angst, Projekte abzubrechen, wenn sie nicht der Strategie entsprechen.
• Vermitteln Sie den Teammitgliedern die Strategie, damit sie die Verbindung zu den einzelnen Projekten nachvollziehen können.
• Stellen Sie die Richtigkeit der Ihnen zur Verfügung stehenden Daten sicher. Ebenso wichtig ist es, Zugang zu ihnen zu haben.
• Vereinfachen und rationalisieren Sie die Arbeit der Teammitglieder, sodass sie effizient arbeiten können und Projektinformationen (Zeit, Arbeit, etc.) gemeinsam nutzen, um auf wichtige Daten zugreifen zu können.
• Vermeiden Sie Mikromanagement. Beim Projektportfoliomanagement geht es um Perspektiven und das Verstehen der Dinge in einem größeren Kontext. Verschwenden Sie keine Zeit mit Details, die in dieser Hinsicht nicht wichtig sind.

Tools für das Projektportfoliomanagement

Es gibt weder bei Projektmanagementsoftware noch bei Projektportfoliomanagementsoftware Tools, die als die besten bezeichnet werden können. Die Auswahl der Tools ist subjektiv und der Erfolg hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Versuchen Sie, sich bei der Auswahl einige der folgenden Fragen zu stellen:

• Wofür benötige ich die Software?
• Soll meine Portfoliomanagementsoftware online oder offline sein?
• Wie viele Personen werden die Software nutzen?
• Haben nur Teammitglieder und Mitarbeiter oder sogar der Kunde Zugriff auf das System?
• Wie soll die Benutzeroberfläche aussehen? (Wir nutzen natürlich Easy Project!)
• Ist das Tool benutzerfreundlich?

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich stellen können. Und wenn Sie Easy Project für Ihr Projektportfoliomanagement ausprobieren möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele zu helfen!

Vorteile des Projektportfoliomanagements

Die systematische Anwendung des Projektportfoliomanagements bringt mehr Vorteile, als den Vorgesetzten nur ein neues Fremdwort zu präsentieren. Das Portfoliomanagement hat das Potenzial, nicht nur den Erfolg, sondern vor allem die Rentabilität Ihrer Projekte zu steigern. Oftmals spielt es keine Rolle, wie wertvoll das Projekt für das Unternehmen ist, wenn es nur Ressourcen verschlingt. Und dank der Informationen aus dem Projektportfolio ist das Unternehmen auch besser auf schnelle Entscheidungen vorbereitet und anpassungsfähiger.

Darüber hinaus kann das Projektportfoliomanagement bei Umstrukturierungen oder systematischen organisatorischen Veränderungen hilfreich sein, wenn laufende Projekte überprüft und ihre Wichtigkeit und Rentabilität analysiert werden, um über weitere Änderungen zu entscheiden. 

Obwohl es keine weitreichende Transformation vornimmt, kann das Projektportfoliomanagement ein sehr komplizierter Prozess sein, dessen Ergebnisse möglicherweise nicht über Nacht sichtbar sind. Mit engagierten Teammitgliedern, entsprechend gesetzten Prioritäten und den richtigen Werkzeugen bietet es jedoch eine Möglichkeit, Ihr Unternehmen effizienter zu machen.