Remote-Projektmanagement: Wie steht es um Ihr Projektportfolio?
Bei der Entwicklung von Prozessen für das Remote-Projektmanagement müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Nachdem sich die kritische Situation stabilisiert hat, muss u. a. auf das Management des Projektportfolios geachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Die Strategie der gleichzeitigen Überwachung und Verwaltung von Projekten im Kontext des gesamten Unternehmens, d. h. die Verwaltung des Projektportfolios, gehörte wahrscheinlich nicht zu Ihren Prioritäten, als Sie Ihre Teams auf die Zusammenarbeit aus der Ferne umstellten. Angesichts der Schwierigkeit, Prioritäten zu setzen und einen umfassenden Überblick über den organisatorischen Prozess zu gewinnen, mit dem wir beim Remote-Projektmanagement konfrontiert sind, ist die Verwaltung des Projektportfolios jedoch äußerst wichtig und notwendig.
Wir möchten Ihnen deshalb vier wesentliche Schritte vorstellen, die Ihnen bei der Führung Ihrer Teams helfen, die notwendige Perspektive bei der gleichzeitigen Arbeit an mehreren Projekten zu bewahren und so ein gesundes Projektportfolio zu gewährleisten.
Öffnen Sie sich dem Thema
Wenn Ihr Unternehmen - wie viele andere auch - immer noch auf reaktive Schritte achtet und versucht, den erzwungenen Umstieg auf Heimarbeitsplätze und Videokonferenzen zu bewältigen, ist es wirklich höchste Zeit, proaktive Schritte einzuleiten. Genau darum geht es beim Projektportfoliomanagement. Im Moment nimmt der Projektmanager die Rolle des Projektförderers ein, der das breitere Management von der Bedeutung des Projektportfolios überzeugen und ausreichende Unterstützung für dessen Verwaltung und Entwicklung einholen muss. Die richtigen Werkzeuge sind momentan der Schlüssel, also sollten Sie einen effektiven Kommunikationskanal wählen. Der einfachste Weg ist zum Beispiel die Teilnahme an einer speziellen Videokonferenz.
Prioritäten setzen
Wenn Sie und Ihre Kollegen die oft zersplitterten Teile Ihres Geschäftsmosaiks aufsammeln, die die diesjährigen Ereignisse hinterlassen haben, und ein neues Portfolio für die Zusammenarbeit aus der Ferne zusammenstellen, wird es Zeit, Prioritäten zu setzen. Welches Projekt ist die wichtigste Ressource Ihres Unternehmens? Welches profitiert am meisten? Wo liegt das Wachstumspotenzial? Welcher Kunde setzt Sie unter Druck? Welcher ist Ihr bester Partner? Um diese und andere Fragen beantworten zu können, brauchen Sie die richtigen Informationen und natürlich die richtigen Werkzeuge. Die moderne Projektmanagement-Software von Easy Project verschafft Ihnen den nötigen Überblick über die Projekte und ermöglicht Ihnen sogar, das Portfolio selbst zu verwalten.
Ziele setzen
Nach der Erneuerung oder Einführung Ihres Portfolios müssen Sie, Ihre Kollegen und andere Mitglieder des Unternehmens es im Auge behalten. Als Projektleiterin oder Projektleiter ist es aber in erster Linie Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sich jedes Team klar den erwarteten Ergebnissen nähert. Die Aufgabe der anderen Teammitglieder besteht darin, sich auf die unmittelbaren Teilaufgaben zu konzentrieren. Sie müssen dafür sorgen, dass der Gesamtfortschritt den Erwartungen entspricht. Beim Remote-Projektmanagement sind Videokonferenzen die häufigste Wahl für die Festlegung und Kommunikation von Zielen. Für die Zusammenarbeit aus der Ferne ist das einfach die beste Möglichkeit, um die Entwicklung der Anforderungen über die Projekte in Ihrem Portfolio hinweg zu verfolgen.
Strategie ausrichten
Damit Ihr Projektportfolio sein Potenzial ausschöpfen kann, müssen Sie für die Einhaltung der Strategie, Werte und Ziele Ihres Unternehmens sorgen. Schon jetzt und möglicherweise in den kommenden Monaten wird Ihr Unternehmen mit einer Verringerung der finanziellen oder sonstigen Ressourcen konfrontiert sein. Doch auch wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Art, Ziele und Umfang Ihrer Projekte innerhalb des Portfolios regelmäßig überprüft und überarbeitet werden, um die Übereinstimmung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens zu gewährleisten. In diesen herausfordernden Zeiten können sich Ihre Prioritäten und Ihre Gesamtstrategie dramatisch verändern (z. B. von deutlich expansiv zu konservativ). Und selbst wenn Sie alles mit dem Management per Fernzusammenarbeit lösen, haben Sie nach Abschluss der vorherigen Schritte einen Überblick über Ihre Projekte und die Möglichkeit, die Strategie anzupassen oder Ressourcen flexibel von einem Projekt zum anderen umzuleiten.
