Verwalten Sie Projekte oder mehrere Aufgaben mit größerem Umfang?

Die Verwaltung eines Projektportfolios, das aus mehreren Projekten besteht, ist eine herausfordernde Aufgabe. Projektportfoliomanager müssen Prioritäten zwischen den Aufgaben setzen, die Leistung ihres Teams überwachen und Ressourcen richtig zuweisen. Bevor Sie sich jedoch näher mit den Methoden und Verfahren des Projektportfoliomanagements befassen, sollten Sie sich vergewissern, ob es sich wirklich um ein Problem handelt, mit dem Sie konfrontiert sind.

In kleinere Teile zerlegen

Manchmal ist es schwierig zu erkennen, wo die Aufgabe endet und wo das gesamte Projekt beginnt. In gewisser Weise besteht jedes Projekt aus kleineren Projekten. Schließlich arbeitet das Projektmanagement selbst nach dem Prinzip der Zerlegung einer größeren Einheit in kleinere Teile, die wiederum in eine Reihe von zu erledigenden Aufgaben aufgeteilt werden können. Das Ergebnis ist der Abschluss des gesamten Projekts.

Solche Aufgaben werden innerhalb der Projektplanung in Phasen unterteilt, und diese Phasen können als Projekte verstanden werden. Der Unterschied besteht also darin, ob es sich um ein einzelnes Projekt mit einer Reihe komplexer Aufgaben handelt, die wie Projekte erscheinen, oder um ein komplettes Projektportfolio. Das eigentliche Projekt unterscheidet sich von den Unteraufgaben vor allem durch seinen Umfang.

Wenn Sie als Projektleiter für die Lieferung mehrerer, voneinander völlig unabhängiger Positionen an den Kunden oder intern verantwortlich sind, tragen Sie die Verantwortung für Projekte. Darüber hinaus müssen üblicherweise mehrere Teams einbezogen werden, was Sie bei der Kapazitätsplanung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen müssen.

Das Projektmanagement umfasst die Erstellung eines präzisen Plans, eines Zeitplans mit Fristen, einer Risikoanalyse und des Ressourcenmanagements. Die Aufgaben sollten nicht allzu komplex sein und sie sollten keine teamübergreifende Zusammenarbeit und detaillierte Planung erfordern.  Wenn Sie jedoch mit Projekten arbeiten, müssen Sie bewährte Projektmanagement-Tools wie Easy Project mit seinen Projekt- und Ressourcenmanagementmodulen verwenden. Auch für Aufgaben werden Sie diese Instrumente zu schätzen wissen.

Wenn die Liste nicht ausreicht

Aufgaben und Projekte haben einen festen Anfang und ein festes Ende. Beide beginnen oft mit einer Reihe von Zielen, die es zu erreichen gilt. Während jedoch Projekte eine komplexere Koordination erfordern, z. B. mit Hilfe eines Gantt-Diagramms, können wir Aufgaben mit einer einfachen Aufgabenliste erledigen. Und wenn Sie bereits für das gesamte Aufgabenportfolio verantwortlich sind, greifen Sie am besten zum globalen Gantt.

Aufgaben können wir einzeln betrachten, aber Projekte müssen eine Struktur aufweisen, die aus Aufgaben besteht. Davon ausgehend können Sie dann Ihre Kapazitäten im Voraus zuweisen - sei es personell, finanziell oder technisch.

Wenn Sie also mit Aufgaben arbeiten, müssen Sie nicht unbedingt sofort einen Risikomanagementplan erstellen. Auch wenn die Aufgaben mit gewissen Risiken verbunden sind, ist es nur im Falle eines Projekts sinnvoll, sie in einem breiteren Kontext zu betrachten. Die Risiken und Gefahren gehen hier über die Grenzen einzelner Aufgaben hinaus und können sich weitgehend in anderen Teilen des Projekts oder in den Prozessen Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Es gibt zwar auch umfangreichere Aufgaben, aber sie unterscheiden sich deutlich von den Projekten selbst. Wenn Sie tatsächlich mehrere komplexe Projekte gleichzeitig verwalten, die Sie teilen und strukturieren müssen, wird es höchste Zeit, sich mit den Techniken des Projektportfoliomanagements vertraut zu machen. Hier reichen Aufgabenlisten einfach nicht aus, um sie zu erledigen.