Cómo el crecimiento hizo que Easy Software creara una herramienta de gestión ágil de recursos de primer nivel

¿Por qué necesitábamos una herramienta?

Antes de Gestión ágil de recursos, no usábamos ninguna herramienta para la gestión de recursos. ¿Por qué? Para nosotros, el sistema de gestión de recursos tradicional era demasiado detallado, ya que funciona con las horas como unidad de medida y está destinado a la gestión detallada de los recursos humanos.

Por ello, en nuestra empresa, cada equipo gestiona su carga de trabajo de forma individual. Eso funcionó cuando éramos 50 o 60, pero luego empezamos a crecer. El número de miembros del equipo aumentó, el número de miembros externos creció cada día y nos dimos cuenta de que necesitábamos desesperadamente una herramienta. Fue nuestro CEO, Filip Morávek, quien identificó esta necesidad interna y se le ocurrió la idea de una herramienta Gestión ágil de recursos.

Las expectativas eran altas

A través del desarrollo de la herramienta Gestión ágil de recursos, Filip, nuestro CEO, asumió el rol de cliente trabajando estrechamente con el equipo de desarrollo y nuestro dueño de producto, Jan Pavera. Sabíamos exactamente lo que queríamos para esta herramienta:

• Gestión de Recursos a nivel Global
• Una visión clara como el cristal de la asignación de recursos en los proyectos
• Una única placa para todos los proyectos relacionados con el desarrollo y lanzamiento de productos
• Para ser utilizado principalmente por PM y líderes de equipo que asignan tareas específicas a los miembros del equipo
• Vista de miembros del equipo
• Ofrecer hoja de ruta y planificación de cartera para PM, PPM y PMO
• Para poder ver que estamos trabajando en diferentes proyectos al mismo tiempo (en comparación con RM, donde sólo puede ver en qué tareas están trabajando)

Listo para cumplir con los requisitos

Para crear una herramienta exitosa no sólo para los equipos internos de Easy Software, sino para cualquier otra empresa, necesitábamos cumplir con requisitos cruciales:

• Fácil y visual
• Sin barreras ni requerimiento de permisos
• Concéntrese en el alcance y el tiempo: tiene el tiempo y el alcance definidos, y necesita hacer lo mejor que pueda dentro del marco de tiempo
• Posibilidad de agregar personas a un proyecto en función de las habilidades
• Capacidad para agregar personas a un equipo o a un proyecto según el nivel de antigüedad
• Unidad de recursos no sólo como individuo sino también como equipo, una vista de equipo que muestra quién está incluido.
• Asignación de proyectos a un equipo
• Prestación de una persona de mi equipo a otro proyecto y visualización, donde una persona trabaja en dos proyectos al mismo tiempo
• Priorización en los niveles de PMO, PM y PPM
• Mostrar vacaciones y días de reposo conectados a nuestro complemento de asistencia
• Visualización de sprint

Lo hicimos, lo usamos, ¡y tú también puedes!

Creamos una herramienta versátil para la gestión de recursos. Lo usamos todos los días y ahora estamos listos para mostrarle cómo puede ayudar mejor a su empresa. Vea la grabación de nuestro webinario y obtenga los mejores consejos y trucos para el uso diario.

Ver el webinario

Jan Pavera, dueño de producto

Implementación, aquí vamos

1. Preparación

Este estudio de caso es diferente de los habituales que quizás conozca, ya que no se trataba solo de la implementación, sino también del desarrollo de nuevas funciones. Si viene de una empresa de desarrollo de software, no tenemos que decirle lo difícil que puede ser esto.

Cuando se trata de pruebas, los clientes generalmente tienden a probar una nueva función o nuevas versiones en una aplicación de prueba que se ejecuta en paralelo a su aplicación habitual. Bueno, somos un poco diferentes.Por eso, una vez que tuvimos una versión beta lista, la implementamos en nuestro Easy Project interno, conocido como "Esko", de inmediato. Esto sucedió en mayo de 2022, cuando nuestra PMO y PM comenzaron a usarlo para el trabajo diario. ¡La prueba estaba en marcha!

2. Configuraciones

En el primer paso, se definió una estructura detallada de proyectos junto con todo tipo de filtros, vistas y métricas. También fue crucial para nosotros definir diferentes tipos de equipos, lo cual se hace a través de Administración > Categorías.

Una de nuestras necesidades era crear equipos basados en las habilidades y la antigüedad de los miembros del equipo. Entonces, primero definimos las habilidades en Administración > Categorías, donde también definimos los niveles de antigüedad, ambos mostrados como habilidades en el perfil del usuario. Gracias a esto, pudimos crear rápidamente equipos con personas de diversas habilidades y niveles de antigüedad.

Esto se hizo por primera vez para nuestro equipo de scrum, el "equipo verde". Una vez que estuvimos satisfechos con la implementación, la configuración y la funcionalidad, también se presentó a otros equipos de scrum. Actualmente, cuatro equipos de scrum, además de nuestro dueño de producto y PMO, utilizan Gestión ágil de recursos de forma activa todos los días. Nuestro equipo de marketing también se unió a nosotros y usa nuestra herramienta de manera efectiva para planificar proyectos.

¿Y los resultados?

La implementación de Gestión ágil de recursos nos trajo:

• Panorama mundial de la asignación de recursos.
• Visión general y clara de los conflictos y problemas de asignación.
• Capacidad para crear equipos en función de las habilidades y la antigüedad.
• Capacidad de reaccionar rápidamente ante la falta de recursos por vacaciones.

Nuestras funciones favoritas de Gestión ágil de recursos

1. Gestión de habilidades: asignación de miembros del equipo a un proyecto en función de las habilidades y la antigüedad
2. Creación de equipos: los miembros de equipo se pueden juntar en un equipo donde se combinen varias habilidades y antigüedad
3. Asignación de proyectos a equipos: asignación de equipos a proyectos
4. Resumen de conflictos y trabajo paralelo: todos ven fácilmente conflictos y enfrentamientos
5. Eventos: siempre se ven los eventos más importantes, globales para todas las carteras o por proyecto