Cómo Promatech cambió a un sistema unificado para cada empleado
2019
Budapest, Hungría
Automatización industrial, fabricación de maquinaria de automatización
Todos los departamentos
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Promatech, que proporciona soluciones de automatización industrial, ha utilizado herramientas obsoletas para los procesos internos. A la empresa le faltaba una plataforma unificada moderna con un sistema flexible disponible para todos los empleados. Lea cómo Easy Project ayudó a Promatech a lograrlo todo.
Antes de cambiar a Easy Project
Antes de la implementación del software, Promatech usaba métodos y herramientas clásicas como sistemas de seguimiento basados en Excel por separado para cada departamento; no había una plataforma unificada.
La asignación
Expectativas a cumplir
- Introducción de un sistema PM integrado basado en la nube
- Creación de plantillas y procesos de proyectos unificados
- Sincronización con Outlook y seguimiento de asistencia integrado
- Resumen global de Gantt de todos los proyectos y tareas principales
Requisitos a cumplir
- Todos los usuarios deben poder seguir y mantenerse actualizados sobre los proyectos en curso
- Un entorno amigable con una línea de base para todos los usuarios
- Fácil integración con otras aplicaciones como Outlook o Teams
- Gestión y usabilidad de recursos localizados y generales
Tiempo de implementación
Preparación
Antes de la implementación, se llevó a cabo una fase de descubrimiento y se introdujo un entorno de prueba. La aprobación fue seguida por una implementación detallada, en la que los usuarios clave participaron activamente. Realizaron la implementación en un lapso de 2 meses.
Configuraciones
Se crearon plantillas de proyecto tanto en inglés como en húngaro, junto con los roles y permisos para cada tipo de usuario. La estructura se basa en nuestro organigrama, con ciertos miembros que supervisan todas las funciones.
¿Solución en el servidor o en la nube?
Promatech eligió la solución basada en la nube, debido a la naturaleza de sus operaciones, pues muchos empleados están en el lugar instalando o reparando maquinaria. El objetivo principal era tener un sistema flexible disponible para todos.
Entrenamiento
El cliente decidió tener un "superusuario" entre el equipo, que maneja todas las solicitudes y envíos internos. Todos los miembros han sido entrenados por este individuo, quien también se mantiene en contacto con el desarrollador.
Tal y como lo ve el usuario
Attila Lénárt
¿Y los resultados?
La implementación de Easy Project trajo:
- Plataforma de comunicación unificada con respecto al tiempo gasto y la presencia
- Plantilla IPMA unificada para todos los proyectos actuales y futuros
- Abrir lista de puntos y manejo de problemas
- Opciones simplificadas de seguimiento y presentación de reportes
Las funciones más usadas
- Gestión del tiempo empleado y la asistencia – utilizado individualmente por cada miembro, supervisado por los líderes y RRHH
- Resúmenes de WBS y Gantt – utilizados por todos los miembros del equipo limitados a sus roles y responsabilidades para estar actualizados con respecto a cada proyecto
- Varios reportes – basados en el tiempo dedicado, la asistencia y otros datos, utilizados por los gerentes de control, back office y proyectos para supervisar actividades y hacer un seguimiento
Tal y como lo ve el usuario
Kata Farkas
Quién es Promatech
Promatech ofrece soluciones modernas de automatización industrial para clientes con la participación de robótica y maquinaria especial. La empresa opera principalmente en el mercado húngaro para una selección de varias industrias, como la silvicultura, la automoción, la fabricación de equipos médicos, la industria alimentaria y la construcción. Promatech tiene más de 50 empleados y opera activamente un programa de pasantías para ingenieros.
