Gestión de la Cartera de Proyectos con Easy Project en el sector financiero AXA República Checa y Eslovaquia Caso de estudio
Project Management Officer
AXA Group ofrece productos y servicios en el sector de los seguros de vida y otros, seguros de pensiones y fondos de inversión en la República Checa y Eslovaquia. Cuenta con 1,5 millones de clientes, 523 empleados y gestiona bienes por un valor de 5.300 millones.
AXA Group es un líder mundial en el sector de los seguros y la gestión de bienes. Más de 171.000 empleados cuidan de 105 millones de clientes en 63 países en todo el mundo. El grupo está incluido en los índices ISR internacionales más relevantes, como el índice de Sostenibilidad del Dow Jones (DJSI) y en FTSE4GOOD. Es miembro fundador de la Iniciativa Económica de las Naciones Unidas (UNEP FI, por sus siglas en inglés), la United Nations Sustainable Insurance Principles (PSI), y uno de los firmantes de la United Nations Principles of Responsible Investment.
Situación anterior
AXA Group República Checa y Eslovaquia solicitó la implementación de una herramienta de gestión de la cartera de proyectos para su oficina de proyectos en colaboración con otros departamentos. En la versión piloto, Easy Project se llevó únicamente en la oficina de proyectos y más adelante se fue implementando en otros departamentos.
El cliente demandaba en concreto una solución para la asignación de recursos para poder gestionar los recursos de sus proyectos con mayor eficiencia tanto en departamentos completos como en empleados individuales.
Desde el comienzo de la implementación, los usuarios clave tenían una idea clara de cómo emplear la aplicación y los datos de que necesitaban obtener de ella.
Expectativas
- Trabajo avanzado con documentos
- Páginas personales claras
- Capacidad de planificación efectiva
- Evaluación de los proyectos
Requisitos
- Creación de informes efectivos para la administración de la empresa
- Elaboración sencilla de proyectos a partir de plantillas
- Gestión de los empleados sencilla
Servicios financieros
57 estados en todo el mundo
+ de 70 sucursales en la República Checa
+ de 500 empleados en la República Checa
Preparación
Fecha de implementación - 2018/2019
Antes de la implementación tuvo lugar una fase piloto en la que se definieron los requisitos básicos, los cuales se incorporaron al entorno de Easy Project y a continuación se presentaron a los gestores de la compañía. La aprobación fue seguida de una implementación detallada, en la que los usuarios clave de la aplicación del departamento de la oficina de proyectos participaron de forma activa. Llevamos a cabo la implementación en tramos semanales, en los que se presentaba y ponía a prueba la solución de los requisitos previos.
Ajustes
En el primer paso se definió una estructura de proyectos detallada junto con todos los tipos de usuario y los parámetros de las páginas personales de los usuarios. Se crearon plantillas de proyectos, con las cuales es posible crear proyectos de forma rápida y eficiente a través de parámetros estandarizados.
Servidor
Basándose en requisitos de seguridad interna, AXA Group República Checa y Eslovaquia eligieron una solución basada en servidor. Nosotros configuramos el entorno del sistema en la nube de forma temporal para después migrar el sistema completo al propio servidor del cliente. Para realizar las siguientes modificaciones de la aplicación se accedió al servidor empleando el acceso remoto.
Formación
Formamos a los usuarios y administradores clave durante la implementación y adicionalmente a otros usuarios de la aplicación en bloques temáticos completos.
Testing
AXA Group República Checa y Eslovaquia emplea un entorno de prueba con datos reales, lo que permite que los nuevos requisitos y funciones se prueben antes de implementarse en el entorno productivo.
Objetivos y beneficios
La implementación de Easy Project supuso:
- La optimización del uso de recursos de usuarios individuales y departamentos completos
- Pruebas de proyectos en un mismo lugar: el principio de una única verdad
- Ahorro de tiempo en la creación de proyectos y tareas
Las herramientas de Gestión de Proyectos más empleadas por AXA Group República Checa y Eslovaquia
Plan de la estructura de trabajo (mapa mental)
La función de WBS se basa en el método de división jerárquica del proyecto en unidades más pequeñas y más fácilmente entregables, conocidas como deliverables. Los proyectos pueden planificarse en un orden lógico similar al famoso y efectivo método del mapa mental. Gracias a la división del proyecto en subproyectos y subtareas, es posible planificar con más rapidez y un mayor énfasis en la estructura lógica.
Gestión de la cartera de proyectos
Visión general visual y fácil de usar de la cartera de proyectos. Permite una planificación rápida y un control total. Exhibe el desarrollo del proyecto, la fase en la que se encuentra, y el estado con respecto a la planificación. Control con función “arrastrar y soltar” intuitiva.
Campos personalizados en la página de vista general del proyecto
Los campos de usuario de nivel de proyecto permiten adaptar la estructura de los datos a los requisitos específicos del cliente. Se emplea para llevar a cabo una segmentación más precisa de los proyectos y las tareas en las categorías/grupos requeridos.
