Innovación en la gestión de proyectos respaldada por Easy Project - JIRI models
Compañía checa con base en Pisek, dedicada a la publicación y la comercialización de productos, principalmente libros divertidos y creativos con motivos infantiles populares. Durante muchos años, han estado colaborando con importantes licenciatarios tanto nacionales como internacionales (Walt Disney, Star Wars, Hello Kitty, Krtek, etc...).
La historia de JIRI models
La filosofía de la empresa es ofrecer al mercado productos de alta calidad, útiles y estéticamente atractivos. Los mercados clave, además de la República Checa, son Eslovaquia, Hungría, Bélgica, Gran Bretaña, Francia, los Países Bajos y Alemania, y cada vez son más los países que se incorporan. Hemos implementado Easy Project en la sede central y en el departamento creativo, donde se diseñan muchos productos diferentes al mismo tiempo. Para mantener la fluidez de este proceso, hacer un uso eficaz de los recursos y garantizar la entrega a tiempo, se precisan herramientas fiables para la gestión, la coordinación y la comunicación.
Tradición de 25 años en publicación y comercialización
Cooperando durante 15 años con Walt Disney
Capacidad de envío de mas de 3 millones de artículos en stock al año
Estilo y herramientas de gestión anteriores
Los proyectos solían gestionarse en Redmine, que había sido mejorado ligeramente por el cliente con un par de modificaciones útiles. Otros departamentos de la empresa utilizan Microsoft Dynamics NAV para organizar su trabajo y mantener los datos, de modo que los sistemas (Redmine y NAV) se interconectaron para permitir y automatizar la comunicación entre los departamentos.
Técnicamente, funcionaba de la siguiente manera: cuando se establecía y definía un nuevo proyecto en NAV, existía la opción de transferir estos datos a Redmine, creando así un nuevo proyecto con ciertos atributos.
Redmine se ha convertido en una herramienta útil que ha ayudado a organizar el trabajo en esta empresa. Los proyectos en los que trabaja JIRI models son muy similares y la estructura del proyecto en Redmine se ha mantenido simple. Los proyectos solían dividirse en 4 o 5 tareas, que solían ser idénticas o similares para cada proyecto. Una tarea pasaba entre múltiples asignatarios durante su ciclo de vida, dependiendo de a quién le tocaba realizar una acción sobre la pieza de trabajo incluida en esta tarea. De esta manera, la tarea solía ser advertida y supervisada sólo por su asignatario actual. Para realizar un seguimiento de las tareas se utilizaba el filtro predeterminado "mis tareas" en el panel de control personal de Redmine.
Aunque el sistema funcionó bien durante algún tiempo, resultó ser insuficiente para mantenerse al día con los planes y estrategias innovadores de la gestión de la empresa. Estas estrategias se han centrado especialmente en aportar más transparencia y claridad a todo el proceso, en la capacidad de predecir o detectar las causas de los retrasos en el proyecto y de dirigirse a las personas responsables, así como en la aplicación de una planificación eficiente de la gestión de los recursos, etc. Los beneficios previstos serían, sin duda, un proceso de entrega más rápido y fluido y la obtención de datos sólidos para desarrollar otras herramientas y mecanismos internos para aumentar la motivación y la satisfacción de los empleados.
Antes de que comenzara la implementación, los responsables de JIRI models ya tenían una idea clara del nuevo proceso que estaban a punto de implementar y de cómo debería ser idealmente el flujo de trabajo. En primer lugar, nos centramos en la implementación de estos procesos en el sistema mediante la creación de una estructura de tareas y la definición de su flujo y permisos, así como la interfaz de usuario para cada grupo de usuarios para garantizar que la información correcta llegue a tiempo a las personas correctas. Durante la implementación también estuvimos cooperando con varios socios externos de JIRI models para establecer y mejorar la conexión entre Easy Project y Microsoft Dynamics NAV. La implementación requirió mucha planificación y diseño por adelantado. Esto se debió al hecho de que todo el proceso de producción estaba en marcha en Redmine, que iba a ser sustituido por EP justo después del lanzamiento para no romper la continuidad de los datos.
Plantillas de proyectos e integración API
Todos los proyectos tienen una estructura similar. A diferencia de Redmine, Easy Project permite crear plantillas de proyecto que se utilizan como base para la configuración de un nuevo proyecto. En este caso, el beneficio más significativo del empleo de plantillas es la posibilidad de mantener la estructura de las tareas, sus relaciones y la descripción de cada tarea. Hemos establecido una conexión entre easy project y Microsoft Dynamics NAV. Cuando se crea un nuevo proyecto en NAV, se selecciona el "tipo de proyecto" correspondiente en un campo personalizado. Esta información se envía a EP, que selecciona automáticamente el modelo de proyecto para la nueva configuración, y se transfieren los datos desde NAV.
Funciones principales y paneles de control personales de Easy Project
Hemos aprovechado las funciones básicas que ofrece EP y hemos establecido diferentes tipos de tareas con diferentes flujos de trabajo. Esto significa que los posibles estados para una tarea difieren según el tipo de tarea en cuestión. Además, la secuencia del estado se define para ayudar a los usuarios a identificar el siguiente paso y los estados se pueden utilizar de forma diferente según la función del usuario, ya que tienen responsabilidades diferentes. Tanto los estados como los controladores (tipos de tareas) se han utilizado para la configuración del panel de control personal para filtrar las tareas relevantes para cada usuario. Por ejemplo, un supervisor puede supervisar el estado de las tareas pendientes, hacer un seguimiento por separado de las tareas en las que se necesita feedback o aprobación por su parte, identificar las que se están retrasando, etc.
Las herramientas de Gestión de Proyectos mas empleadas por JIRI models
Campos personalizados computados
Se utilizan para calcular la diferencia entre los costes esperados y reales de determinados suministros, para llevar alguna información del proyecto a nivel de tarea.
Gestión de recursos
Para asignar eficazmente el trabajo al personal interno y externo sin sobrecargar a nadie.
Easy Gantt y Portfolio Gantt
Para el seguimiento y la comunicación de la fecha prevista del proyecto.
