Finanza di progetto connessa tramite Zapier a XERO e altri sistemi di contabilità

Easy Project Budget

Il modo migliore per controllare le finanze del progetto, è quello di pianificare un budget e confrontarlo con i ricavi e le spese, utilizzando il Easy Project Budget. Con questo modulo, è possibile monitorare i ricavi, i costi, i costi del personale e il profitto finale di ciascun progetto.

Inoltre, consente di monitorare le entrate del denaro reale nel contesto del piano definito e fornisce un resoconto dei profitti/perdite dei progetti, la previsione del flusso di cassa e la cronologia del flusso di cassa.

Panoramica del budget del progetto

Dati per Easy Project budget

Ci sono molti modi per ottenere dati finanziari del budget dei tuoi progetti, di cui vuoi monitorare le finanze. Soprattutto le spese derivanti da conti e fatture ricevute, da fatture emesse e gestite da un sistema contabile separato, devono essere trasferite e distribuite correttamente per ciascun budget del progetto.

È possibile inserirlo manualmente, dopo che un conto o una fattura sono stati pagati nel proprio sistema contabile, che però è altamente inefficiente e c'è un alto rischio di errore umano. Un altro metodo, è quello di esportare e importare i dati in batch, alla fine del giorno o della settimana, ma c'è anche il problema con i dati non aggiornati nei budget del progetto.

Panoramica delle spese reali

Soluzione d'integrazione

La soluzione migliore, è l'integrazione con il sistema di contabilità, che consente il trasferimento automatizzato dei dati e la separazione dei dati finanziari per ogni budget del progetto. I dati preparati nel sistema contabile, devono essere trasferiti al più presto possibile, per garantire uno status aggiornato del budget del progetto.

Tutto quello che devi sapere, è quali dati devono essere trasferiti e di quali progetti vuoi monitorare le relative finanze. Chiaramente, è necessario analizzare il flusso di lavoro dei dati e scegliere la tecnologia d'integrazione.

Tecnologia Zapier

Un'ottima soluzione tecnologica è Zapier. Questa piattaforma d'integrazione collega l'API di oltre 1000 sistemi e consente il trasferimento di nuovi dati da un sistema all'altro. Grazie ad essa, puoi configurare in modo semplice un flusso di lavoro automatizzato chiamato ZAP, che rappresenta la connessione tra due sistemi composti da un trigger e un'azione.

Quando ZAP è in esecuzione e si verifica l'evento trigger nel sistema di contabilità (conto o fattura pagata), Zapier effettua automaticamente l'evento azione in Easy Project (crea spese o entrate nel budget del progetto).

Esempi di flusso di lavoro ZAP

Benefici dell'integrazione Zapier

Se il tuo sistema di contabilità è pronto per essere utilizzato sulla piattaforma Zapier, puoi integrare questo sistema con Easy Project facilmente e senza ulteriore sviluppo di una particolare integrazione per ogni sistema, poiché tutto è connesso e gestito da Zapier.

I vantaggi maggiori non sono rappresentati dall'esportazione/importazione manuale, ma i trasferimenti dei dati ogni 5 minuti, assicurano dati finanziari effettivi del budget del progetto e la distribuzione automatizzata dei dati per ciascun progetto.

Questa integrazione consente di controllare quasi in tempo reale le finanze del progetto. Naturalmente, l'automazione dei flussi di lavoro noiosi e manuali aiuta il tuo team a risparmiare tempo e a rendere più efficace anche il loro lavoro.

Caso di studio del sistema di contabilità integrato XERO

Il reale caso di studio presentabile dell'integrazione, è con il sistema di contabilità XERO, che è pronto per l'uso sulla piattaforma Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Tutto ciò che devi specificare è:

• Analisi del flusso di lavoro dei dati per l'integrazione

• Trigger e azioni appropriate

• Account Zapier con un abbonamento appropriato

• Account XERO per consentire la connessione di Zapier all'API

• Account Easy Project per consentire la connessione di Zapier all'API

• Regole per la distribuzione dei dati al budget del progetto giusto

Analisi del flusso di lavoro dei dati per l'integrazione

Il primo passo, è definire quali flussi di lavoro desideriamo integrare tramite la piattaforma Zapier e quindi quali dati attivati da XERO devono essere assegnati ai campi obbligatori per l'evento azione di Easy Project, al fine di creare spese o entrate nel budget del progetto. Per il nostro caso di studio, abbiamo definito questo flusso di lavoro di dati: creare spese reali Easy Project tramite le nuove fatture pagate XERO

Significa che ogni nuova fattura con uno stato modificato in pagato, crea un trigger e tramite Zapier viene creata una voce di spesa reale nel budget del progetto. I dati Easy Project richiesti sono:

• ID del progetto per la distribuzione dei dati finanziari al budget del progetto corretto

• Nome della voce della spesa, per il nostro caso di studio, è costituito da numero di fattura e l'emittente della fattura

• Un importo totale di una fattura pagata

• Codice valuta di una fattura pagata

• Data di una fattura ricevuta

Trigger dati da XERO assegnati ai campi Easy Project richiesti

Trigger e azioni appropriate

Dagli eventi trigger XERO disponibili e dagli eventi azione Easy Project, questi sono appropriati per il trasferimento dei dati finanziari.

Trigger XERO

• Nuova fattura - Attivata quando si aggiunge una nuova fattura o lo stato della nuova fattura viene modificato (contabilità passiva)

• Nuova fattura di vendita - Attivata quando si aggiunge una nuova fattura di vendita o lo stato della nuova fattura viene modificato (contabilità attiva)

Azioni Easy Project

• Creare spese per il budget del progetto - L'azione crea una nuova voce spesa pianificata o reale per il budget del progetto

• Creare un'entrata per il budget del progetto - L'azione crea una nuova entrata, pianificata o reale, nel budget del progetto

Per il nostro flusso di lavoro del caso di studio: creare spese reali Easy Project da nuove fatture XERO pagate, scegliamo un trigger XERO: nuova fattura e azione Easy Project: creare spese per il budget del progetto (con opzione reale).

Trigger e azione utilizzati per il flusso di lavoro del caso di studio

Account Zapier con un abbonamento appropriato

Per eseguire ZAP sulla piattaforma Zapier, dobbiamo creare un account e scegliere un abbonamento appropriato in base a un numero di transazioni Zapier al mese.

Transazione Zapier significa un'automazione di successo di qualcosa da parte di uno ZAP. Ogni volta che Zap trasferisce correttamente i dati da un'app all'altra, viene conteggiata una transizione.

Tipo di abbonamento	Limite delle transazioni riuscite al mese	Costo mensile	Prezzo per ulteriori transazioni oltre il limite
Piccolo	1 000	€ 16	€ 0.016
Medio	3 000	€ 40	€ 0.0128
Grande	10 000	€ 100	€ 0.01

Piani tariffari per l'esecuzione di ZAP

Per il nostro caso di studio, le transazioni Zapier sono il numero di fatture pagate al mese che vengono trasferite al nostro budget di progetto.

Account XERO per consentire la connessione di Zapier all'API

L'account Xero deve avere diritti di livello Standard o Advisor per poter utilizzare l'API Xero, necessaria per la connessione a Zapier. I ruoli di sola lettura, solo fatturazione e cashbook client, non forniscono la possibilità di utilizzare l'API.

Account Easy Project per consentire la connessione di Zapier all'API

L'account Easy Project deve aver assegnato il ruolo con i permessi per gestire il budget, per poter utilizzare l'API Easy Project, necessaria per la connessione a Zapier. Anche l'account Easy Project deve essere un membro del progetto in cui vogliamo distribuire i dati finanziari al budget del progetto.

Permessi dell’account Easy Project per il budget

Regole per la distribuzione dei dati al budget del progetto giusto

Se desideri che i dati finanziari siano distribuiti nel budget del progetto giusto, è necessario che tu sia in grado di configurare un elenco di ID dei progetti monitorati nel proprio sistema di contabilità, assegnare questo ID del progetto a conti/fatture e attivare questi dati con Zapier per un'azione in Easy Project.

In XERO, è possibile configurare la categoria Tracking denominata Progetto. Questa categoria fa parte di una linea di contabilità/fattura. Un'opzione di categoria specifica assegnata alla linea di contabilità/fattura, rappresenta l'ID del progetto in Easy Project, in cui vogliamo trasferire i dati contabili al budget del progetto giusto.

Altri sistemi di contabilità possibili tramite integrazioni Zapier

Se possiedi uno di questi sistemi di contabilità, il controllo delle finanze del progetto è un gioco da ragazzi per te grazie a Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integrato per le spese e i dati finanziari dei redditi.

Nuove spese

• Attivato quando viene creata una spesa.

Nuova fattura di vendita

• Attivato quando viene creata una nuova fattura di vendita con stato pagato.

Elenco ID progetto

• Segnalazione di tag (per una spesa e un elemento della fattura)
• Campo personalizzato con un valore a discesa (solo per fatture)

FreshBooks New

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integrato per le spese e i dati finanziari dei redditi.

Nuove spese

• Attivato quando viene creata una nuova spesa.

Nuova fattura

• Attivato quando viene creata una nuova fattura.

Elenco ID progetto

• Non supportato, è possibile utilizzare le note per spese o fattura.

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Integrato solo per i dati finanziari dei redditi, non sono supportati i trigger per i dati delle spese.

Nuova fattura di vendita

• Attivato quando viene creata una nuova fattura di vendita.

Nuovo pagamento

• Attivato quando viene ricevuto un pagamento.

Elenco ID progetto

• Projects tracking https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects