Erstellen eines qualitativ hochwertigen Projektzeitplans mit Easy Project

Diese Herangehensweise kann jedoch gefährlich sein. Nach einer Weile werden Sie kaum bis gar nicht mehr wissen, ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt oder sich verzögert. Ihr Zeitplan hängt von der Art Ihres Projekts ab. Er kann von einer einfachen Chronologie der Aufgaben bis hin zu einem verworrenen Netz aus miteinander verknüpften Aktivitäten reichen.

Unabhängig von Ihrem Projekt können Sie einen zuverlässigen Zeitplan entwickeln, wenn Sie einige konkrete Schritte einhalten und die richtigen Werkzeuge verwenden. Mit Easy Project können Sie Ihre Projekte online planen, Aufgabenlisten erstellen und Ressourcen verwalten - und das alles von einer Plattform aus. 

Nachfolgend zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen effektiven Projektzeitplan mit Easy Project erstellen.

1. Zerlegen Sie Ihre Projekte in Schlüsselaufgaben

Im ersten Schritt bei der Durchführung eines Projekts sollte man herausfinden, was überhaupt zu tun ist. Das klingt zwar logisch, aber es überrascht nicht, dass die meisten Leute gerade hier einige der wichtigsten Dinge vergessen. Sobald der Projektzeitplan erstellt ist, denken sie selten daran, noch einmal zurückzugehen und fehlende Aktivitäten hinzuzufügen.

Am besten erstellen Sie eine umfassende Aufgabenliste, indem Sie Ihr gesamtes Team einbeziehen. Nehmen Sie zunächst alles auf, was Ihrer Kenntnis nach in den Zeitplan gehört, und bitten Sie dann den Rest Ihres Teams, ihn zu ergänzen. Durch ihr Fachwissen wird sichergestellt, dass jedes Element Ihres Projekts geplant wird.

Zugegeben, die Zusammenarbeit hat durch die anhaltende Coronavirus-Pandemie enorm gelitten. Trotzdem reichen ein paar kurze virtuelle Meetings aus, um den Zeitplan mit Ihrem Team zu besprechen.

Bei der Aufteilung Ihres Projekts in einzelne Aufgaben sollten Sie darauf achten, dass Sie den Gesamtumfang und das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Easy Project kann Sie bei der Erstellung dynamischer Checklisten unterstützen und die Wahrscheinlichkeit, einen Schritt zu übersehen, verringern. Außerdem können Sie alle neuen Änderungen speichern, um Ihrem Team ein klares Bild davon zu geben, was in Ihren Zeitplan auf- und herausgenommen wird.

2. Aufgaben organisieren

Wenn Sie die notwendigen Aufgaben zusammengestellt haben, sollten Sie im nächsten Schritt eine Reihenfolge für diese Aktivitäten festlegen. Schließlich können Sie nicht alles gleichzeitig beginnen lassen, es sei denn, Sie verfügen über Unmengen an Ressourcen.

Gantt-Diagramme gibt es schon eine Weile, und ihre Effektivität bei der Aufgabenorganisation ist unschlagbar. Gantts stellen einen Projektplan visuell dar und veranschaulichen nicht nur die Aufgaben, sondern auch deren Verbindungen untereinander.

Das Easy Project Gantt-Diagramm erstellt die Verbindungen für Sie und verschafft Ihnen so einen besseren Überblick über Abhängigkeiten. Dies gilt insbesondere für solche, die mit externen Teams zusammenhängen.

3. Meilensteine festlegen

Projektmeilensteine sind bestimmte Punkte im Lebenszyklus eines Projekts. Sie markieren den Abschluss einer wichtigen Aufgabe im Zeitplan. Das kann das Ende einer Entwicklungsphase, der Beginn einer Produktfertigung oder die Eröffnung einer neuen Produktionsstätte sein.

Meilensteine müssen an geeigneten Stellen gesetzt werden. Außerdem müssen sie mit den entsprechenden Aufgaben verknüpft sein. Ebenso wichtig ist, dass sie regelmäßig in Ihrem Zeitplan auftauchen. So können Sie beurteilen, ob Sie mit die Erledigung Ihrer Aufgaben noch auf Kurs sind.

4. Zeitrahmen festlegen

Sobald Sie Ihre Aufgaben ausgewählt und organisiert haben und Meilensteine festgelegt haben, werden im nächsten Schritt einige Termine hinzugefügt.

Mit dem Werkzeug „Scheduler“ von Easy Project können Sie Ihr Projekt nahtlos mit einem Drag-and-Drop-Kalender planen. Er gibt an, was heute gestartet werden kann und was zu einem späteren Zeitpunkt ansteht. Sie können die Dauer auch jederzeit manuell ändern, damit jede Aufgabe die richtige Zeitspanne abdeckt.

5. Ressourcen zuweisen

An diesem Punkt ist Ihr Zeitplan fertig. Damit er effektiv funktioniert, müssen Sie jedoch über die Ressourcen nachdenken, die Sie zur erwartungsgemäßen Erledigung der geplanten Aufgaben benötigen. Andernfalls kann es sein, dass Sie einige davon überstrapazieren oder unzureichend nutzen.

Gehen Sie Ihre Aufgabenliste durch und weisen Sie die Ressourcen entsprechend ihrer Verfügbarkeit und Kompetenz zu. Easy Project bietet Ihnen die benötigte Ressourcenmanagement-Lösung, um Aufgaben sinnvoll zuzuweisen und sie innerhalb der festgelegten Zeit zu verfolgen. Sie können sogar das Ressourcen-Dashboard für einen visuellen Überblick über die Ressourcenauslastung nutzen.

6. Überprüfung

Die beschriebenen Schritte sind zweifelsohne ermutigend. Dennoch können Sie den perfekten Zeitplan nicht auf Anhieb erstellen. Ihr Zeitplan wird sich im Laufe des Projekts ändern, insbesondere dann, wenn Sie den Umfang Ihres Projekts ändern.

Deshalb sollten Sie mindestens eine formelle Überprüfung pro Monat durchführen. Achten Sie darauf, dass Ihre Projektbeteiligten über alle Änderungen im Zeitplan informiert sind, damit sie ihre Erwartungen anpassen können.

Erstellen Sie noch heute Ihren Zeitplan mit Easy Project

Ein Projektmanagement-Zeitplan ist ein wichtiges Dokument für den/die Projektinhaber/in und das Team. Er skizziert die wichtigsten Aktivitäten sowie die Frage, wie und wann sie erledigt werden müssen. 

Wir hoffen, dass Ihnen die hier aufgeführten Schritte geholfen haben, einen soliden Zeitplan für Ihr nächstes Projekt zu erstellen. Melden Sie sich noch heute bei Easy Project an und erleben Sie Ihr Projektmanagement neu.