6 Dinge, die Projektmanager*innen stressen (und was man dagegen tun kann)

Stressbewältigung gehört zu Ihrer Arbeit

Als Sie zum ersten Mal in die Welt des Projektmanagements eintauchten, spürten Sie bestimmt den Druck des „Neuanfangs“ auf Ihren Schultern. War das nötig? Es hätte Ihnen sicherlich geholfen, aufmerksamer zu sein und so viele Informationen wie möglich aufzunehmen. Später, als Sie sich als PM*in weiterentwickelt haben, blieb der Kern Ihrer Aufgabe derselbe, aber Sie haben sich verändert – Sie haben mehr Erfahrung gesammelt und die Fähigkeit erworben, besser mit Stress umzugehen.

Sie sind wahrscheinlich auch der Meinung, dass die Arbeit als Projektmanager*in kein Zuckerschlecken ist. Aber mit effektiven Werkzeugen, Funktionen und Prozessen können Sie nicht nur Ihr Projekt managen, sondern auch den damit verbundenen Stress. Im Internet liest man oft, wie man Stress aus dem Arbeitsleben verbannen kann, aber davon halten wir nichts. Wir empfehlen, Stress zu bewältigen – er ist kein Feind, den man bekämpfen muss.

Es gibt viele Techniken und Tipps, wie man Stress am Arbeitsplatz bewältigen kann. Sie reichen von einer Stunde früher zur Arbeit kommen, wenn die Büros leer sind, über ein Boxtraining mitten am Tag bis hin zu einem „Jahr Auszeit“. In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns aber auf die PM-Methoden. Kombinieren Sie diese mit den Soft-Tipps (wie z. B. Laufen gehen) und Sie werden Ihren Stress reduzieren können.

Wann Stress aufkommt und was Sie dagegen tun können

Als Projektmanager*in haben Sie zweifellos schon aus verschiedenen Gründen Stress empfunden – sei es wegen der Besonderheiten des aktuellen Projekts, wegen einer schlechten Atmosphäre im Unternehmen oder wegen einer angespannten Situation im Privatleben der Teammitglieder. Werfen wir einen Blick auf die typischen Situationen, in denen Stress im Projektmanagement auftritt. Auch hier geht es nicht darum, den Stress zu „vernichten“, sondern darum, wie Sie damit umgehen können.

„Stress im Projektmanagement kann man nicht
vernichten – aber man kann ihn kontrollieren.“

1. Budgets, Finanzen

Es ist immer mit gewissem Stress verbunden, wenn man um mehr Geld für sein Projekt bittet. Deshalb sollten Sie eine gute Cost Breakdown Structure einsetzen, um Ihre Budgetvorstellungen vor den Projektbeteiligten zu verteidigen. Sie verschafft Ihnen einen Überblick über alle Projektkosten (einschließlich der von Subunternehmern ausgeführten Arbeiten). Die visuelle Gestaltung und die Anpassungsmöglichkeiten werden Ihnen ebenfalls zugutekommen – sie machen die Daten leicht verständlich. Wenn Sie also vor Ihrem/Ihrer Kunden/Kundin stehen und Ihre Forderungen nach einer Budgeterhöhung vortragen, brauchen Sie nicht zu raten, sondern können möglichst genaue Schätzungen vorlegen.

Zudem können Sie Ihre Finanzen mit Easy Project Alertsim Auge behalten und diese Funktion mit der CBS kombinieren, um noch effizienter arbeiten zu können. Legen Sie fest, worüber und wann Sie benachrichtigt werden möchten, und erhalten Sie eine Warnung, wenn die Grenze bald erreicht wird.

2. Zuständigkeitschaos

Projektmanager*innen fühlen sich oft unwohl, wenn sie von ihren Teammitgliedern halbfertige Aufgaben, falsch bearbeitete Aufträge und zu viele Fragen erhalten, die den Arbeitsfortschritt verlangsamen. Diese Art von Problemen tritt meist auf, wenn Ihre Teammitglieder ihren Teil der Aufgabe nicht als Teil des Gesamtprojekts sehen und verstehen.

Stellen Sie bei Ihren regelmäßigen Meetings mit dem Team den aktuellen Stand des Projekts anhand des Gantt-Diagramms dar. So können Sie einfach erklären, 1.) warum die Dinge so sind, wie sie sind, 2.) wie sich die Arbeit der Teammitglieder gegenseitig beeinflusst und 3.) was und warum etwas zuerst erledigt werden muss. Wenn Ihr ganzes Team auf dem richtigen Weg ist, verbessert sich das gesamte Arbeitsklima und Ihre Ungewissheit über die Resultate verschwindet.

3. Schlechte Entscheidungsfindung

Eine falsche Entscheidung zu treffen ist normal, aber eine ganze Serie von Fehlentscheidungen im Rahmen eines einzigen Projekts ist ein Zeichen für ein Problem bei der Entscheidungsfindung. Auch wenn Entscheidungen von Natur aus problematisch sind, können Sie mit einem guten Satz agiler Projektmanagement-Werkzeuge dafür sorgen, dass die Entscheidungen auf stichhaltigen Fakten beruhen und von diesen gestützt werden. So können Sie das Risiko von Konflikten aufgrund von Entscheidungen in Ihrem Team deutlich verringern.

4. Konflikte mit anderen Projekten aufgrund von Ressourcen

Leider wird man als Projektmanager*in oft als die „Quelle allen Übels“ angesehen. Ihr Job ist es nämlich, alle Beteiligten so zu organisieren, dass die Arbeiten in Richtung des gewünschten Ergebnisses voranschreiten. Dazu gehört manchmal auch ein Konflikt zwischen mehreren Projekten – vor allem dann, wenn Ihre Teammitglieder an anderen Projekten innerhalb des Unternehmens arbeiten (was gar nicht so selten ist). Um einen Überblick über den aktuellen Stand aller Projekte im Unternehmen und die realistische Kapazität der Teammitglieder zu erhalten, verwenden Sie am besten die Funktion „Globales Gantt“.

5. Ungeeignete Projektmanagementsoftware

Es gibt zahlreiche erschwingliche Werkzeuge für das Projektmanagement, und dennoch wird das Projektmanagement damit nicht automatisch einfacher. Warum ist das so? Trotz guter Qualität kann es sein, dass Sie sich für das falsche Werkzeug oder die falsche Software entscheiden – es passt nicht zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Workflow, Ihrem Arbeitsstil oder der Atmosphäre in Ihrem Team.

Wenn Sie z. B. ein kleines Unternehmen sind, in dem mehrere Projekte gleichzeitig laufen (z. B. „Neue Website“, „Vorlage für ein Geschäftsangebot“, „Einstellungskampagne in den sozialen Medien“), sollten Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht über ein Chat-Werkzeug (!) oder E-Mails verwalten, sondern gemeinsam nutzbare Kanban-Boards verwenden, in denen Sie Aufgaben direkt hinzufügen und zuweisen können.

Wenn Sie als Projektmanager*in mehrere Projekte betreuen – oder als Teamleiter*in von Projektmanager*innen in einem mittelgroßen oder großen Unternehmen arbeiten – nutzen Sie am besten die Projektportfolio-Funktionen. Sie helfen Ihnen bei der zentralen Planung von Projekten und zeigen Ihnen dank der beliebten Funktion „Globales Gantt“ den Cashflow sowie die aktuelle und die geplante Performance.

Auch wenn es viele großartige PM-Funktionen gibt, sollten Sie nicht den Fehler machen und jede einzelne von verschiedenen Stellen beziehen. Wenn Sie es mit dem Projektmanagement ernst meinen, sollten Sie sich für ein All-in-One-Werkzeug entscheiden, mit dem Sie alles effizient an einem Ort erledigen können – Finanzen, Work Breakdown Structure, Planung und viele andere notwendige Aufgaben.

Und wenn es etwas gibt, das den Stresspegel von Projektmanager*innen garantiert erhöht, dann ist es ein Werkzeug, das im entscheidenden Moment hängen bleibt. Mit der neuesten Version 11+ von Easy Project können Sie auf eine schnelle und übersichtliche Software zählen, die mit Rails 6 und Ruby 3.0 läuft. Denn die PM-Software sollte unbedingt Ihr Partner sein, auf den Sie sich verlassen können. So einfach ist das.

„Wollen Sie den Stress bewältigen? Kombinieren
Sie psychologische Taktiken zum Stressabbau
mit cleveren PM-Funktionen.“

6. An den Bürostuhl gefesselt sein

Der Druck als Projektmanager*in ist oft groß, und Sie spüren ihn wahrscheinlich erst recht, wenn Sie in Ihrem Privatleben auch noch andere Projekte zu bewältigen haben. Mit der richtigen PM-App brauchen Sie zumindest nicht an Ihren Bürostuhl gefesselt zu sein. Alles, womit Sie „geografisch flexibel“ sein und gleichzeitig Ihr Projekt vorantreiben können, ist unbezahlbar. Entscheiden Sie sich deshalb für eine Software, die mit einer praktischen, leicht zu bedienenden und handlichen Projektmanagement-App ausgestattet ist.

Zusammenfassung

Wenn Sie versuchen, den Stress im Büro zu bekämpfen oder zu ignorieren, werden Sie nicht glücklich. Sie sollten ihn lieber bewältigen lernen. Dazu können Sie verschiedene stressmindernde Aktivitäten auf persönlicher Ebene ausprobieren, aber denken Sie daran, diese mit den richtigen PM-Funktionen zu kombinieren. Mit einer guten PM-Software können Sie – und Ihr Team – alles klarer sehen und organisieren. Durch den gewonnenen Überblick werden Sie jeden Tag mit weniger Stress in Ihr Projektmanagement starten können.