Bewährte Methoden für das Projektportfolio-management

Mehrere Projekte gleichzeitig im Portfoliomanagement zu verwalten, ist in etwa so wie Jonglieren. Wenn man es gut beherrscht, sieht es auf den ersten Blick einfach aus. Aber sobald man einen großen Fehler macht, fällt alles auseinander.

Für jene, die wissen, dass sie für das Projektportfolio und nicht für eine Reihe größerer Aufgaben verantwortlich sind, wie wir beim letzten Mal erklärt haben, sind Tipps, Methoden oder Verfahren für ein erfolgreiches Projekt- und Portfoliomanagement in der Praxis hilfreich. Wenn Sie für mehr als ein Projekt verantwortlich sind, müssen Sie im Laufe der Zeit effektiv arbeiten, sonst scheitern Sie möglicherweise und riskieren einen Burnout. Um Ihnen bei der erfolgreichen Bewältigung dieses Problems zu helfen, haben wir diesmal die folgenden Tipps für Sie zusammengestellt.

Planen

So wie Sie einen Plan für ein Projekt erstellen, so müssen Sie auch mehrere Projekte im Voraus planen. Unabhängig von Ihren Fähigkeiten als Projektleiter kann ohne einen klaren Plan schnell alles aus dem Ruder laufen. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre eigene Arbeit wöchentlich zu planen und konsequent Prioritäten zu setzen. Berücksichtigen Sie anstehende Termine, Ihre Kapazitäten und Ihre Kollegen und seien Sie darauf vorbereitet, den Plan während der Woche bei laufendem Betrieb abzuändern. Wenn Sie nicht im Voraus einen zentralen Plan für Ihr Portfolio erstellen, müssen Sie ihn während der Durchführung der einzelnen Projekte erstellen. Und das sollten Sie unbedingt vermeiden.

Es geht nicht darum, sich hundertprozentig an den Plan zu halten und ihn vollständig zu erfüllen, sondern Ihnen eine grundlegende operative Struktur zu geben. Die Situation kann sich von Tag zu Tag ändern. Sie müssen daher die aktuellen Ereignisse rund um Ihre Projekte im Blick behalten und den Plan sowie die damit verbundene Ressourcenzuweisung entsprechend überarbeiten und anpassen.

Organisieren

In Situationen, in denen Sie mehrere Projekte verwalten, werden Sie manchmal unweigerlich mit einer unerträglichen Menge an Informationen überschwemmt. Daher ist es wichtig, dass Sie spezielle Werkzeuge wie das Gantt-Diagramm verwenden, um sie zu organisieren und zu sortieren. Sie sollten sich allerdings von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen können, ohne eine Projektmanagement-Software zu verwenden.

Es ist außerdem wichtig, dass Ihr Team weiß, wer für was verantwortlich ist. Ein Projekt kann nur wie eine gut geölte Maschine laufen, wenn seine Komponenten ihre Aufgabe erfüllen.

Kommunizieren

Von der Planung über die Berichterstattung bis hin zur Evaluierung ist eine gesunde Teamkommunikation der Schlüssel zum globalen Projektportfoliomanagement. An dieser Stelle fungiert der Projektleiter als Ansprechpartner, der Informationen entgegennehmen, verarbeiten und weitergeben muss. Wenn Sie Projekte erfolgreich leiten wollen, müssen Sie unter allen Umständen klar kommunizieren.

Die Fähigkeit, Ihrem Team den Kern des Problems richtig zu erklären, ist entscheidend. Andernfalls wird Sie die Erklärung zunehmend mehr Zeit kosten. Wenn Sie die Kommunikation mit Ihren Kollegen nicht richtig aufgebaut haben, können wichtige Informationen schnell untergehen.

Delegieren

Bei der Verwaltung Ihres gesamten Portfolios müssen Sie so viele Ihrer eigenen Aufgaben wie möglich an Ihre Kollegen delegieren - sei es über die Werkzeuge von Easy Project oder andere Kommunikationsmittel. Wenn Sie immer noch dazu neigen, einige Aufgaben selbst zu erledigen, sollten Sie sich davon befreien. Ihre Aufgabe ist es, den breiteren Kontext aller Projekte zu verfolgen. Schämen Sie sich also nicht, die Arbeit an Ihr Team weiterzuleiten, damit Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren können.

Sie müssen Vertrauen in Ihre Kollegen und deren Fähigkeiten haben, genauso wie sie Ihnen vertrauen müssen. Ohne dieses gegenseitige Vertrauen können Sie sich nicht auf die Planung oder Ausführung delegierter Arbeit verlassen.

Ein gut gewähltes Werkzeug für das Projektmanagement hilft Ihnen nicht nur bei der Organisation, sondern auch bei der Kommunikation, den Teamrollen und der Arbeitsdelegation. In Easy Project finden Sie Module und Lösungen für all diese Aspekte. Sie können Gantt z. B. auch verwenden, um Ihren Portfolioplan zu erstellen und zu überarbeiten. Wenn Sie Ihr Projektportfolio global verwalten, finden Sie hier wirklich jedes Werkzeug, das Ihre Arbeit erleichtert.