Das Projekt starten oder lieber nicht? Wie Sie dank der Kostenanalyse das finanzielle Potenzial eines Projekts herausfinden

Damit es sich lohnt, Zeit und Energie in ein Projekt zu investieren, müssen Sie sicher sein, dass es nicht nur nett wird, sondern auch Gewinn abwirft. Eine Kostenanalyse hilft Ihnen, das von Anfang an sicherzustellen.

Was ist eine Kostenanalyse und warum sollten Sie sie durchführen?

Im Wesentlichen handelt es sich um eine Gegenüberstellung von Projektkosten und -erträgen, die das Projekt dem Unternehmen nach erfolgreicher Lieferung einbringen wird. Sie ist vor allem bei kleinen und mittelgroßen Projekten, die nicht allzu lange dauern, von Vorteil.

Um einen gesunden Cashflow zu gewährleisten, müssen Sie sowohl über den Ertrag als auch über die Rückgabefrist nachdenken. (Damit Sie nicht pleitegehen, während Sie auf die Begleichung der Rechnungen warten, sollten Sie darauf achten, das Fälligkeitsdatum richtig festzulegen!)

Kurz gesagt: Der Hauptvorteil der Kostenanalyse im Projektmanagement besteht darin, dass Sie einen systematischen Ansatz erhalten, mit dem Sie ermitteln können:

• ob und unter welchen Bedingungen ein Projekt finanziell tragfähig, vertretbar und machbar ist und
• Sie können einen gegenseitigen Vergleich des finanziellen Potenzials von Projekten durchführen. Das hilft Ihnen, Entscheidungen auf der Ebene des Projektportfolios zu treffen.

Wann sollte eine Kostenanalyse durchgeführt werden? 

Natürlich bevor Sie dem Team grünes Licht geben. Aber Vorsicht – da sich das Projekt ständig weiterentwickelt, sollten Sie die Analyse regelmäßig aktualisieren. Vor allem dann, wenn Sie das Projekt mit der agilen Methode managen und neue Aufgaben und Ergebnisse auf dem Weg zum Endprodukt auftauchen.

In diesem Fall ist es durchaus möglich, dass das Ergebnis der Analyse schwankt. Legen Sie deshalb einen Grenzwert (in Prozent) fest, um zu definieren, was nur eine Abweichung in den Berechnungen während der regulären Prüfung ist und wann es sich um ein Warnzeichen handelt, dass etwas schiefläuft.

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt schon in der Vorbereitungsphase finanziell so stabil wie möglich ist, sollten Sie die Werkzeuge des Finanzmanagements nutzen – befolgen Sie diese fünf Schritte, inkl. Kostenanalyse. 

1. Erstellen Sie eine Work Breakdown Structure – Um eine sinnvolle Finanzplanung für Ihr Projekt erstellen zu können, müssen Sie zunächst wissen, wie das Projekt aufgebaut ist. Versammeln Sie deshalb Ihr Team, erstellen Sie eine faire WBS (Work Breakdown Structure) und teilen Sie das große Projekt in mehrere kleinere Lieferungen auf.
2. Erstellen Sie eine Cost Breakdown Structure – Dank der CBS (Cost Breakdown Structure) können Sie in Easy Project die Projektfinanzierung bestimmter Aufgaben direkt aus der Perspektive der im vorangegangenen Schritt erstellten Mind Map sehen und verwalten.
3. Erstellen Sie das Projektbudget – Hier sehen Sie die detaillierten Verbindungen zwischen Kosten und potenziellen Einnahmen, dank derer Sie entweder das Budget dem Management zur Genehmigung vorlegen oder Ihre Bedenken bezüglich der Rentabilität der Arbeiten besprechen und das Projekt ändern/ablehnen.
4. Hat Ihre Projektanalyse ausgezeichnet funktioniert? Herzlichen Glückwunsch! Sie können nun mit der Erstellung des Preisangebots für den*die Kund*in.
5. Sobald der Preis genehmigt ist, können Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen. Danach folgt die fortlaufende und schrittweise Überwachung der Projektfinanzierung und die anschließende Aktualisierung der Analyse im Rahmen von Sprints.

Was ist mit den Ausnahmen?

Da gibt es einige. Bei manchen Projekten ist schon zu Beginn der Finanzplanung klar, dass die Ausgaben die Einnahmen deutlich übersteigen werden. In der Praxis kann aber auch ein verlustreiches Projekt als Investition angesehen werden – vor allem im Sinne einer langfristigen Strategie.

Zum Beispiel arbeiten Kreativagenturen oft für eine symbolische Summe oder pro bono für verschiedene gemeinnützige Organisationen. Solche Projekte können dazu beitragen, das Image zu verbessern und ein einprägsames und kraftvolles Kreativwerk zu schaffen. Daraus können sich dann neue Kund*innen für die Agentur ergeben.

Ausschreibungen sind auch ein gutes Beispiel – der*die Auftraggeber*in legt hier oft sehr knappe Fristen fest. Als kompetente*r Projektmanager*in müssen Sie schnell Ressourcen finden und ein Blitzprojekt durchführen. Die Belohnung für die Teilnahme an der Ausschreibung ist meist nur symbolisch (oder es gibt sogar gar keine) und die „Ausschreibung“ selbst ist somit im Hinblick auf die Kostenanalyse ausgesprochen unvorteilhaft.

Doch wenn Sie sich mit Ihren Ideen und Lösungen gegen die Konkurrenz durchsetzen, gewinnen Sie nicht nur eine neue Finanzierungsquelle, sondern auch Chancen für das Wachstum Ihres Unternehmens und aller Teammitglieder.

Zusammenfassung

Eine Kosten-Nutzen-Analyse gehört zu den fünf Schritten, die für die finanzielle Stabilität des Projekts erforderlich sind. Ein*e kompetente*r Projektmanager*in ist nicht nur der*die „Ausführende der Aufgabe“, sondern macht sich schon vor Projektbeginn Gedanken über den finanziellen und strategischen Nutzen des Projekts.

Um eine ehrliche, datenbasierte Analyse zu erstellen, ist es am einfachsten und effizientesten, miteinander verbundene Projektmanagement-Werkzeuge zu verwenden – vor allem die WBS und CBS. Auch wenn die Analyse für Ihr Projekt gut ausfällt, muss sie wiederholt und aktualisiert werden. Dies gilt insbesondere für Projekte, die mit der agilen Methode verwaltet werden.