Die besten Werkzeuge für das digitale Projektmanagement (Teil 1): Wie unterscheidet sich das digitale Projektmanagement vom klassischen und wie haben Sie es fest in der Hand?

Klingt das zu übertrieben? Keine Sorge, digitale Projektplanung ist einfach zu handhaben, wenn Sie einen guten und funktionierenden Prozess haben. Und wir werden Ihnen jetzt dabei helfen.

Die Basis bleibt unverändert

Jede/r Projektmanager/in muss auch bei digitalen Projekten mit den grundlegenden Schritten des Arbeits- und Prozessmanagements arbeiten. Damit verbunden sind die einzelnen Werkzeuge, mit denen Sie das Projekt zügig vorantreiben können. (Möglicherweise verwenden Sie bereits einige davon.) Unserer Erfahrung nach ist dies das gesamte Funktionsportfolio, insbesondere die Work Breakdown Structure (WBS), die Aufgabenleiste mit dem Kalender und dem Meeting-Kalender.

Ja, es mag nicht allzu überraschend klingen, aber ein Projekt, bei dem Sie die Meetingzeiten im Voraus planen (entweder online oder persönlich), kann Ihnen später einige Stunden sparen. So kommt es zum Beispiel oft vor, dass wir wegen des überfüllten Kalenders ein wichtiges Meeting nicht planen können.

Das ganze Projekt bleibt dann ein oder zwei Tage liegen. Deshalb ist es besser, so genannte feste Meetings früher und in ausreichender Anzahl zu planen. Wie wir zu sagen pflegen, ist es besser, ein Meeting abzusagen, als es nicht einplanen zu können.

Und noch ein Tipp: Die meisten digitalen Produkte (wie z. B. eine Webseite oder Anwendung) müssen getestet und dann entsprechend den Testergebnissen modifiziert werden. Vergessen Sie daher nicht, in Ihre Planung Zeit für diese oft zeitraubenden Aufgaben einzuplanen.

So reagieren Sie auf unerwartete Änderungen

Wenn Sie sich auf unerwartete Änderungen vorbereiten könnten, wären sie nicht unerwartet. Deshalb ist es gut, die Projektmanagement-Werkzeuge zu beherrschen, mit denen Sie Ihren Arbeitsablauf schnell an die Situation anpassen können. In den meisten digitalen Bereichen wird weltweit agiles Projektmanagement eingesetzt. Wir bieten verschiedene Werkzeuge innerhalb von Easy Project an:

• Sprint-Dashboard – Sie können ständig sehen, wie Ihr Team seiner Arbeit nachgeht
• Agiles Dashboard für Scrum – Dank der Drag & Drop-Funktion können Sie Aufgaben aus dem Backlog bequem in Sprints verschieben. Der Status der Aufgaben und der für sie verantwortliche Mitarbeiter ändert sich automatisch entsprechend der aktuellen Phase.
• Kanban – persönliche und Team-Dashboards – Diese sehr beliebte Methode bietet Ihnen einen einfachen Überblick über ausstehende Aufgaben. Wenn eine Aufgabe priorisiert werden muss, ziehen Sie sie einfach per „Drag & Drop“ dorthin, wo sie hingehört, und jeder sieht die Änderung sofort. Sie können das Modul auch zu jeder persönlichen Seite hinzufügen.

Die richtige Zeiterfassung

Einige Aufgaben können bei der Umsetzung eines digitalen Projekts zum ersten Mal auftreten, wie z. B. die Schlüsselwortanalyse oder A/B-Tests. Daher kann es für Sie etwas schwierig sein, den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu bestimmen. Wenn Sie eine Cost Breakdown Structure (CBS) erstellen, geben Sie eine zeitliche (und finanzielle) Schätzung ab. Es ist jedoch wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten, insbesondere wenn Sie einen dieser Teile des Projekts an eine dritte Partei auslagern. Die Lösung ist die Zeiterfassungsfunktion. Hier können die Benutzer/innen wöchentliche Zeitkonten anlegen und diese mit der Schätzung im CBS vergleichen und anschließend bestätigen.

Die allgemeine Projektüberwachung bezieht sich auch auf die Zeiterfassung. Es geht nicht nur um die Überwachung des finanziellen Aspekts, sondern auch um den Zeitaufwand für Projekte und die Kapazität Ihrer Ressourcen. Sie werden sicherlich das Frühwarnsystem zu schätzen wissen, das Sie beispielsweise auf die bevorstehende Überschreitung des Projektbudgets aufmerksam macht. Das detaillierteste Werkzeug ist das Earned Value Management, mit dem Sie die Leistung und den Fortschritt Ihres Projekts mühelos messen können.

Was Sie einmal gemacht haben, können Sie beim nächsten Mal schneller

Wenn Sie einen digitalen Prozess hinter sich haben (Start, Prozess, Produkttest, Optimierung und Start), müssen Sie Fehler korrigieren. Höchstwahrscheinlich wird bald ein neues Projekt auf Sie warten. Mal sehen, wie Sie das Projektmanagement diesmal noch komfortabler gestalten können.

Projektvorlagen

helfen Ihnen am meisten, Zeit zu sparen. Wir haben für Sie Easy-Project-Vorlagen für die gängigsten Projekttypen vorbereitet, die Sie dann entsprechend dem Projekt, an dem Sie arbeiten, und Ihrem Projektmanagementstil anpassen können. Wenn Sie über digitale Produkte verfügen, werden Sie sich besonders für Produktentwicklungsvorlagen interessieren.

Nach der Erfahrung mit dem ersten Projekt werden Sie auch wissen, welche Funktionen, Werkzeuge und Berichte Sie am häufigsten verwenden. Passen Sie deshalb über die Funktion „Persönliche Bedienfelder“ an, was Sie sehen. Sie könnten z. B. einen Kalender, ein Ressourcenauslastungsmodul und eine Performance für ausgewählte KPIs verwenden. In ähnlicher Weise können die folgenden Benutzer/innen ihr Bedienfeld anpassen:

• Mitglieder des Projektteams
• Teammanager/innen
• Portfoliomanager/innen – was übrigens auf Sie zutreffen kann
• Scrum-Master
• CEO

Zusammenfassung

Die Verwaltung digitaler Projekte unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von der Verwaltung „klassischer“ Projekte. Die Grundlage ist die gleiche - gute Vorbereitung bei der Arbeitsplanung und Zeit für nachfolgende (A / B) Tests und Optimierungen. Damit Ihr digitales Projektmanagement nicht außer Kontrolle gerät, benötigen Sie jedoch spezielle Werkzeuge für agiles Management und Zeiterfassung. Und nach Ihrem ersten erfolgreichen digitalen Projekt können Sie unsere voreingestellten Vorlagen problemlos anpassen, so dass Sie beim nächsten Mal Zeit sparen. Bei Fragen sind wir gerne für Sie da!