Die besten Werkzeuge für das digitale Projektmanagement (Teil 2): Wie sieht es mit Risiken, Finanzen und Personal aus?

Risikomanagement und digitale Projekte

Risiken zu identifizieren ist so, als würde man alles sammeln, was sich negativ auf die Projektentwicklung auswirken könnte. Das klingt nicht sehr verlockend, aber wenn Sie diese Aktivität in die Projektplanungsphase einbeziehen, helfen Sie sich (und Ihrem Projekt) sehr. Darüber hinaus erhalten Sie eine nützliche Liste, die Sie direkt im Risikomanagement erfassen können.

Es ist ein vollwertiger Projektmanagementprozess:

• Identifizierung und Bewertung von Risiken – Informieren Sie sich über die Wahrscheinlichkeit, den Schweregrad und den Zeitpunkt der Risiken und folglich darüber, mit welcher Sicherheitsreserve Sie rechnen können.

• Überwachung und Kontrolle von Risiken – Filtern Sie einzelne Risiken, z. B. nach Projekt, Schweregrad oder Zeitpunkt, und priorisieren Sie sie entsprechend.

• Risikomanagement – Weisen Sie der Reaktion ein Risiko zu und beginnen Sie, es zu lösen: Legen Sie Aufgaben an, weisen Sie verantwortliche Personen zu und überwachen Sie die Entwicklungen.

Tipp: Das Versenden einer Massen-E-Mail mit folgender Frage an alle Teammitglieder: „Was könnte hier Ihrer Meinung nach schiefgehen?“ ist nicht die optimale Lösung. Berufen Sie stattdessen ein Meeting ein! Das ist bei uns zwar immer noch nicht der Standard, aber wenn Sie direkt miteinander - und sogar mit dem Kunden - über die Risiken sprechen, sparen Sie am Ende Zeit. Darüber hinaus übersehen Sie keine besonderen Risiken, die Sie als Manager/in nicht erkennen, Ihre Spezialisten aber schon. Die für jede Aufgabe verantwortlichen Kollegen/innen können den anderen Teammitgliedern direkt erklären, welche Risiken in ihrem Teil des Projekts bestehen und was dagegen unternommen werden kann. Für digitale Projekte gibt es mehr als genug zu erklären, insbesondere von Entwicklern/innen. Sie beseitigen zum Beispiel das Risiko unzureichender Lieferungen, die das Projekt „blockieren“ könnten. Wenn Sie Ihre Köpfe zusammenstecken, können Sie nicht nur Bedrohungen identifizieren, sondern auch Lösungen finden. Gehen wir also davon aus, dass der erste Schritt im Risikomanagement die Planung eines solchen Meetings ist.

Budget- und Kostenschätzung

Wie bei „klassischen“ Projekten ist auch das Budget für digitale Projekte sehr anfällig. Projektmanager/innen stellen oft fest, dass der Kostenvoranschlag in der Produktdigitalisierungsphase selbst - während der Programmierung, Prüfung und Optimierung - nicht mit dem in der Vorbereitungsphase genehmigten übereinstimmt. Wie kann das sein? Wenn Sie den ersten Ratschlägen des Finanzmanagements folgen und darüber hinaus regelmäßig die aktuellen Ausgaben vs. Projektbudget überprüfen, werden Sie schnell merken, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder langsam abdriften. Der Schlüssel liegt darin, stets die Kontrolle über die Finanzen zu behalten. Erkennen Sie, ob Sie vom Plan abweichen oder auf Kurs sind, und verstehen Sie in jedem Fall, warum. Das wird Ihnen helfen, schnell zu reagieren und eine schnelle Lösung für das Problem zu finden.

Ressourcenmanagement in digitalen Projekten und Optimierung

Vergessen Sie bei der Planung von Aufgaben nicht das Testen und die anschließende Optimierung. Bei jeder Anwendung oder Webseite gibt es Fehler, die Sie beim Testen finden werden. Unser Rat lautet daher:

• Nehmen Sie sich im Scheduler Zeit für (A/B)-Tests, einschließlich der Kollegen/innen, die nicht an dem Projekt gearbeitet haben. Sie könnten Ihnen leicht einen Anstoß geben, den Sie als überengagierte/r Autor/in des Projekts erfolgreich übersehen haben.

• Reservieren Sie Zeit für die Optimierung, einschließlich Fehlerkorrekturen. Achtung, das können auch zeitraubende Aufgaben sein, und nicht nur „kosmetische Behandlungen“.

• Stellen Sie Kapazitäten für Produktänderungen mindestens eine Woche nach dem offiziellen Projektstart zur Verfügung, nachdem Sie Feedback von Endbenutzern erhalten haben. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie einen Ort haben, an dem Sie diese aufzeichnen und auswerten können. Help Desk ist für diesen Zweck ideal geeignet.

• Für B2B-Teams ist es wichtig, geschäftliche Angelegenheiten und Aufgaben in einem einzigen CRM mit der Verfügbarkeit aller Kontakte zu haben.

Zusammenfassung

Der Prozess der Erstellung eines digitalen Produkts hat seine Besonderheiten, die sich auch im Projektmanagement widerspiegeln. Es ist sinnvoll, die Projektrisiken von Anfang an mit Ihrem Team zu besprechen. Denken Sie bei der Budgetierung daran, dass Ihr Projekt nicht nur von A nach B verläuft, sondern dass auch das Testen, die Optimierung und dann der Support für die Benutzer/innen folgen. Wir freuen uns auf Ihr neues digitales Projekt! Lassen Sie uns daran teilhaben, wie es läuft!