Entscheidungsfindung bei Projekten: Wie gelingt das besser?

Hier finden Sie einige Anregungen, wie Sie die Fakten hinter der schwierigen Situation, in der Sie möglicherweise stecken, ermitteln und zu Ihrem Vorteil nutzen können. Und zum Schluss erfahren Sie, wie Sie eine gute Entscheidung treffen.

Erstens: Ruhe bewahren. Zweitens: Daten sammeln

Eine Entscheidung zu treffen ist oft nervenaufreibend und kann schnell dazu führen, dass man zu viel nachdenkt und zu sehr ins Detail geht. Irgendwann fühlen sich dann alle Entscheidungen schlecht an und man kann sie nicht mehr objektiv bewerten. Die Wahrheit sieht aber anders aus – wenn Sie erst einmal eine Entscheidung getroffen haben, können Sie aufatmen und die nächsten Schritte planen. Bei einer Entscheidung bleibt immer ein Restrisiko, und wie wir zu sagen pflegen, ist Risikomanagement Teil eines guten Projektmanagements. Aber egal, ob es um Ihr Team, die Projektfinanzen oder den Fortschritt der Projektarbeit geht, sollten Sie immer diese vier Punkte im Hinterkopf behalten:

1. Definieren und präsentieren Sie die Situation

Sammeln Sie alle Informationen zu Ihrem Problem. Geben Sie allen am Projekt beteiligten Personen und Ihrem Team einen klaren Überblick über den Status des Projekts. Erläutern Sie, was Sie – und das Projekt – in diese Situation gebracht hat und was Sie dagegen unternehmen wollen.

2. Definieren Sie das Evaluationsteam

Bilden Sie ein Team, das Ihre Lösungsvorschläge untersuchen und entwickeln wird. Erklären Sie jedem Teammitglied seine Rolle in diesem Prozess – jemand wird Ihre Ideen hinsichtlich der Ressourcen bewerten, andere aus finanzieller Sicht usw.

„Ein wertvoller Rat: verstärken Sie Ihr
Evaluationsteam mit einem/einer Projektmanager*in,
der/die schon in einer ähnlichen Situation war.“

3. Bewerten Sie Ihre Optionen

Wenn Sie genügend Daten von den einzelnen Mitgliedern des Evaluationsteams gesammelt haben, können Sie eines der Evaluationsmodelle anwenden, um eine endgültige Entscheidung zu treffen (z. B. SWOT-Analyse, Maslowsche Pyramide oder Paretoprinzip 80/20).

4. Setzen Sie die beste Lösung in die Tat um

Fahren Sie einfach so fort, als ob Sie ein ganz neues Projekt beginnen würden. Verwenden Sie das WBS-Werkzeug, weisen Sie Aufgaben direkt zu und projizieren Sie einzelne Aufgaben in ein Gantt-Diagramm. Verfolgen Sie, wie sich die Situation aufgrund Ihrer Entscheidung verändert und weiterentwickelt hat.

Typische Situationen, in denen das Fällen einer Entscheidung wichtig ist

Die einflussreichsten – und oft schwierigsten Entscheidungen – sind immer wieder mit einem der folgenden Punkte verbunden: Ressourcen (menschliche, materielle oder beide), Projektfinanzen (Budget) und Arbeitsumfang. Sie werden höchstwahrscheinlich dem oben beschriebenen Prozess in allen genannten Bereichen folgen, aber Sie werden möglicherweise unterschiedliche Werkzeuge für die einzelnen Schritte benötigen. Dafür haben wir hier eine Übersicht für Sie zusammengestellt.

1. Entscheidungsfindung bezüglich der Ressourcen

Ressourcen sind der Schlüssel. Deshalb steckt hinter (fast) jedem erfolglosen Projekt fehlende Kompetenz und Ressourcen. Sie lesen das wahrscheinlich nicht in vielen Blogs im Internet, aber manchmal – vor allem, wenn es Ihnen an Ressourcen fehlt – ist es besser, ein zum Scheitern verurteiltes Projekt gar nicht erst zu beginnen. Aber wie fällt man die JA- oder NEIN-Entscheidung?

Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen oder Ihr Team ist, müssen Sie sich zuerst einen Überblick über die Ressourcen und die zeitliche Auslastung in der nahen Zukunft verschaffen. Sobald Sie den Workflow Ihrer potenziellen Ressourcen vorliegen haben, wird die Entscheidung für oder gegen ein neues Projekt viel leichter fallen. Selbiges gilt für den Fall, wenn eine oder mehrere Personen Ihr Team verlassen – eine Situation, mit der früher oder später alle Projektmanager*innen konfrontiert werden. Das Wichtige dabei ist, eine schnelle Entscheidung zu treffen, wie es weitergehen soll.

Mit der umfassenden Ressourcenmanagement-Übersicht in Easy Project sehen Sie auf einen Blick farblich aufbereitet, wie viele und welche Ressourcen im Unternehmen (oder in den Teams) mit welcher Kompetenz und für welchen Zeitraum zur Verfügung stehen.

„Ein vernünftiges Projektmanagement-Werkzeug
hilft Ihnen nicht nur beim Organisieren Ihrer Arbeit.
Es bereitet Ihnen auch den Weg zu einer guten Entscheidung.“

2. Entscheidungsfindung bezüglich der Projektfinanzen

Geld spielt definitiv eine große Rolle. Um herauszufinden, ob sich ein Projekt lohnt, müssen Sie sich die Daten genau ansehen. Eine Reihe von Werkzeugen für das Finanzmanagement, wie z. B. das Gant-Diagramm zur Visualisierung des Cashflows, werden Ihnen dabei helfen. Außerdem sollten Sie sich an die Daten halten, wenn es darum geht, ob das Projekt fortgesetzt werden soll oder nicht. Dabei wird Ihnen die Cost Breakdown Structure (CBS) eine große Hilfe sein.

3. Entscheidungsfindung bezüglich des Arbeitsumfangs

Viele Projektmanager*innen halten es für sinnvoll, zu den Basics zurückzukehren und das Projekt in kleinere Teile zu zerlegen. Denn jedes Projekt ist ein lebendiger Organismus und besteht aus kleinen Projekten, die in sich geschlossen sind. Wenn also eine bestimmte Situation in Ihrem Projektmanagement auftritt, die einer soliden Entscheidung bedarf, sollten Sie nicht zögern und a) zu Ihrer ersten Work Breakdown Structure (WBS) des Projekts zurückgehen und versuchen, Ideen aus der ersten Mindmap zu entnehmen, und b) die WBS entsprechend der aktuellen Situation neu erstellen. Sie werden überrascht sein, wie das plötzlich Ihren Blick auf die anstehende Arbeit verändern wird.

Zusammenfassung

Gute Entscheidungen beruhen auf Erfahrung, Intuition und Daten. Und gute Projektmanager*innen fällen nicht nur Entscheidungen, sondern übernehmen auch die Verantwortung dafür. Während oder sogar vor dem Start eines neuen Projekts ist Zeit, eine Entscheidung zu treffen: Soll ich/mein Team/mein Unternehmen dieses Projekt durchführen oder nicht? Um diese Frage richtig beantworten zu können, brauchen Sie eine Reihe von Projektmanagement-Werkzeugen für das Controlling, die Ihnen eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen. Unterschätzen Sie niemals die Macht der Kommunikation und erklären Sie Ihrem Team jede getroffene Entscheidung für das Projekt.