Erweitern Sie Ihr Easy Project mit der Enterprise-Wiki-Software BlueSpice

Unser gemeinsames Ziel ist die Entwicklung von Lösungen für unsere Kund*innen, mit denen sie anspruchsvolle Managementanforderungen lösen können – beide Unternehmen konzentrieren sich jetzt unter anderem auf Unternehmensentwicklung, Softwareentwicklung, technische Dokumentation und integrierte Managementsysteme.

Easy Software und Hallo Welt! reagieren damit auf die wachsende Nachfrage nach Open-Source-Alternativen, die die Datenschutzanforderungen in Europa erfüllen. Wir sehen aber auch die einmalige Gelegenheit, durch diese Partnerschaft neue Kund*innen erreichen zu können – Kund*innen, die mit innovativen Ideen die Organisation ihres Unternehmens wesentlich effizienter gestalten und ganz vorne mitmischen wollen.

In den künftigen Partnerschaftsprojekten möchten wir unsere Kund*innen mit praktischen Lösungen unterstützen. Sie können von attraktiven Angeboten sowohl von Easy Software (www.easyproject.com) als auch von Hallo Welt! (www.bluespice.com) profitieren, wenn sie unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen möchten.

Für Kund*innen von Easy Project bedeutet das, dass sie in Zukunft ihre Projektmanagement-Software jederzeit um die funktionsreiche Wissensdatenbank von Hallo Welt! erweitern können. Das Unternehmen aus Regensburg (Deutschland) ist ein führender Anbieter von MediaWiki-Lösungen mit langjähriger Erfahrung bei anspruchsvollen Kundenprojekten im nationalen und internationalen Kontext. Das Kernprodukt – Enterprise-Wiki BlueSpice – ist die Lösung für die Implementierung integrierter Managementsysteme, agiler Dokumentationsplattformen oder kollaborativer Wissensdatenbanken zum Teilen und Verwalten von Unternehmenswissen. Die kostenlose Version von BlueSpice wird jedes Jahr weltweit zigtausendfach installiert.

Das vielseitige BlueSpice wird außerdem in fast allen Branchen genutzt. Besonders beliebt ist die Software aber im Gesundheits- und Sozialwesen, wie zum Beispiel bei Krankenkassen oder Kliniken, im Maschinen- und Anlagenbau und natürlich in der gesamten IT-Branche sowie bei Versorgungsunternehmen für Energie, Wasser und Abfall. In den letzten Jahren haben auch immer mehr Kommunen und öffentliche Einrichtungen BlueSpice für sich entdeckt. Die Kund*innen von Hallo Welt! verbindet ein hoher Dokumentations- und Regulierungsbedarf und die Konfrontation mit komplexen und sich schnell ändernden Inhalten. Genau hier entfaltet die Wiki-Software ihre Stärken und ist eine ideale Ergänzung zu Easy Project.

Ein Beispiel dafür ist die Produktentwicklung und das Produktmanagement. Hierfür braucht jedes Unternehmen eine zentrale Plattform, über die Entwicklung, Vertrieb und Management zusammenarbeiten können. Im Wiki arbeiten die Beteiligten gemeinsam an der Spezifikation für ein neues Softwareprodukt. Dort sind alle aktuellen Spezifikationen, das Stakeholder-Feedback und die Protokolle aller Meetings zentral zu finden. Easy Project übernimmt die Kontrolle über die konkrete Umsetzung – im Aufgabensystem werden Kapazitäten geplant, Aufgaben zugewiesen und Genehmigungen und Dokumentationen organisiert. All diese Vorgänge erfolgen unter Kontrolle des Arbeitsaufwands und der Kosten. Die Dokumentation des neuen Produkts erfolgt wiederum sinnvollerweise im BlueSpice-Wiki. Diese hohe Transparenz des Prozesses reduziert die Zeiten für Kommunikation und Recherche erheblich.

Und die Organisation des normalen Tagesablaufs, z. B. die Bearbeitung von Kundenprojekten, wird durch die Kombination der beiden Werkzeuge ebenfalls wesentlich transparenter und effizienter. Die wöchentlichen Teammeetings werden im Wiki vorbereitet. Dort schreiben die Mitarbeiter*innen ihre Themen und Kennzahlen vorher ins Sitzungsprotokoll, und die Planung und alle Vereinbarungen werden dann bereits während des Meetings dokumentiert – die Ergebnisse sind sofort für alle verfügbar. Im Sitzungsprotokoll enthalten die wöchentlichen Aufgaben die entsprechenden Verknüpfungen zu den Aufgaben in Easy Project. Ampelfarben zeigen den Status der Aufgaben an. Und wenn die Teammitglieder in den folgenden Tagen das Sitzungsprotokoll wieder aufrufen, können sie über die Verknüpfung mit dem Aufgabensystem alle zentralen Informationen zum Status der Bearbeitung einsehen: Wer bearbeitet die Aufgabe gerade? Wie viele Stunden wurde bereits daran gearbeitet und welchen Status hat die Durchführung? Dazu muss das Wiki nicht verlassen werden – gehen Sie einfach mit der Maus auf das Aufgabensymbol. Auf der anderen Seite wurde die Kommentarfunktion in der jeweiligen Easy-Project-Aufgabe um einen Link zur Wiki-Seite erweitert.

Ein weiteres hervorragendes Beispiel für die produktive Nutzung von Wikis und Projektmanagementsystemen ist sicherlich der Geschäftsbereich Support und Benutzer-Help-Desk. Die Organisation von Anfragen und die Kommunikation mit den Kund*innen und Kolleg*innen findet in der Aufgabe statt, aber das Wiki ist die zentrale und leicht durchsuchbare Plattform für Informationen auf allen Supportebenen. Dort findet man sowohl Benutzer- als auch Admin-Handbücher, die wichtigsten Anleitungen, Beschreibungen von Workarounds, Referenzen, Hinweise zu Konfigurationen, Installationen sowie Produkt- und Prozessbeschreibungen für alle Produktvarianten. Supportmitarbeiter*innen, Techniker*innen und technische Redakteur*innen teilen ihr Wissen im Wiki, aber auch Angestellte aus Vertrieb, Marketing oder Projektmanagement finden hier viele Informationen und aktualisieren Inhalte mit wertvollen Erfahrungen.

Die Anwendungsfälle sind nahezu endlos. Und die beiden Partner Easy Software und Hallo Welt! stehen gerade erst am Anfang. Sie wollen die technische Verbindung der beiden Werkzeuge in Zusammenarbeit mit ihren Kund*innen weiter vorantreiben. Auf der Wunschliste stehen die Implementierung von Aufgaben-Aktivitätsströmen und die Integration von Authentifizierungssystemen und den Suchmaschinen beider Anwendungen.