Intelligent arbeiten: So finden Sie die richtige Balance zwischen kurzfristigen Anforderungen und langfristigen Projekten

Angenommen, Sie führen Ihr eigenes Unternehmen und die Kund*innen kommen auf Sie zu – Sie möchten aber trotzdem auch neue, ungenutzte Möglichkeiten erkunden. Oder vielleicht möchte Ihr Unternehmen als Reaktion auf Covid-19 die Betriebskosten senken, ohne dabei Projekte auf Eis legen zu müssen, die potenziell langfristiges Wachstum fördern können. Wie bringen Sie die anfallenden Aufgaben mit den wichtigen Zielen, die Sie in Zukunft erreichen möchten, in Einklang?

Die meisten Segelboote sind mit einem Reserve-Dieselmotor ausgestattet, der sie während einer Flaute am Laufen hält. So müssen auch Sie Ihre Methoden entwickeln, um die stürmischen Anforderungen zu überstehen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Zum Glück gibt es effektive Ansätze, um diese Balance zu finden. Die nachstehenden Schritte können besonders hilfreich dabei sein, kurzfristige Bedürfnisse und Anforderungen zu managen, ohne Ihre langfristige Vision aus den Augen zu verlieren.

1. Das Kurzfristige mit dem Langfristigen verbinden

Wenn Sie sich fragen, ob Sie eine neue kurzfristige Anforderung erfüllen sollen oder nicht, müssen sie zuerst andere, viel wichtigere Fragen beantworten, die mit Ihrer Vision und Strategie zusammenhängen. Bringt Sie die Anforderung näher an Ihre Zukunftsvision heran? Gibt es Aspekte dieser Anforderung, die das Erreichen Ihrer Vision gefährden? Können Sie einige Elemente dieses Kurzzeitprojekts in der Zukunft nutzen?

Wenn Sie über diese Fragen nachdenken, erkennen Sie, ob es sich bei der kurzfristigen Aufgabe um ein einmaliges Projekt handelt oder ob sie als Vorlage für ein neues Projekt in der Zukunft dienen könnte. Meistens können die sich lohnenden kurzfristigen Anforderungen in der Zukunft in etwas Größeres umgewandelt werden.

Natürlich sind einmalige Aufgaben nicht immer schlecht. Wenn die entstandene Anforderung zum Beispiel ein technisches Risiko ist, das Sie nicht ignorieren können, müssen Sie darauf vorbereitet und gewillt sein, Ihre Ressourcen zu verlagern, um es zu erledigen.

Wenn Sie das tun, müssen Sie das Problem aber genauso wie ein Verbesserungsprojekt angehen. Sie müssen einen strukturierten Plan dafür erstellen und dessen Auswirkungen verstehen und quantifizieren. Ein Projektmanagement-Werkzeug wie Easy Project kann wertvolle Hilfe bei der Schätzung und Planung von Projekten und bei der Berechnung des kritischen Pfades leisten.

2. Kurzfristige Anforderungen mit Daten begründen

Sobald Sie Ihre kurzfristigen Anforderungen mit Ihrer langfristigen Vision abgeglichen haben, sollten Sie sich auf die vor Ihnen liegende reale Arbeit konzentrieren. Überzeugen Sie sich davon, dass das, was Sie vorhaben, sowohl objektiv als auch subjektiv Sinn macht.

In diesem Stadium ist es wichtig, die aufkommenden emotionalen Anforderungen von den rationalen Bedürfnissen zu trennen, die für eine größere Zielgruppe gelten. Studien zeigen, dass sich viel zu viele kurzfristige Anforderungen auf emotionale Adhoc-Reaktionen fokussieren. Wenn Sie im IT-Support von zu Hause aus arbeiten, kann sich zum Beispiel ein/eine Kunde/Kundin bei Ihnen melden und sich über einen Systemfehler beschweren. Diese Beschwerde kann dazu führen, dass Sie schnell in den Reaktionsmodus schalten, ohne sich ausreichend Gedanken über die Auswirkungen des Problems auf Ihre langfristigen Projekte zu machen.

Um effektiv arbeiten zu können, müssen Sie genügend Daten über die kurzfristige Arbeit sammeln, die Ihnen aufgehalst wird. So können Sie ihre Bedeutung genau einordnen und entsprechend einplanen.

3. Kurz- und langfristige Projekte gewissenhaft verfolgen

Kurzfristige Anforderungen mögen zwar schnell zu erledigende Aufgaben sein, da aber ständig neue hinzukommen, können sie schnell Ihren gesamten Arbeitsrückstand ausfüllen. Es ist äußerst wichtig, dass Sie Ihre Rückstände genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Aufgaben auf Kurs bleiben.

Die richtige Projektmanagement-Lösung kann Ihnen helfen, diese Projekte effektiv zu verfolgen und ihre Anforderungen zu markieren, so dass Sie Dashboards, Gantt und Berichte um sie herum erstellen können. Mit dieser Transparenz können Sie das Gleichgewicht effektiv halten. Sie können es vermeiden, langjährige Zukunftsperspektiven zu opfern oder diese Zukunft zugunsten kurzfristiger Anforderungen zu gefährden, indem Sie versuchen, nicht zu viele kurzfristige Aufgaben in Ihren aktuellen Zeitplan einzubauen.

Wenn Sie Teil eines Teams sind, können Dashboards und Berichte dabei helfen, die Mitglieder mit genauen Informationen auf dem Laufenden zu halten. Anstatt also Zeit mit Zoom-Anrufen zu verbringen, um Meinungen zu diskutieren, können Sie über Analysen zu Kosten, Erträgen und zukünftigen Auswirkungen sprechen.

Die Balance steckt in Ihnen

Wann immer Sie Schwierigkeiten mit konkurrierenden kurz- und langfristigen Prioritäten haben, atmen Sie tief durch und erinnern Sie sich an die oben genannten Schritte. Machen Sie sich klar, wie sich eine kurzfristige Anforderung auf das große Ganze auswirken kann. Nutzen Sie Daten, um die damit verbundene Arbeit zu bewerten. Wenn es die richtige Entscheidung ist, die Anforderung anzugehen, verwenden Sie eine effektive Projektmanagement-Lösung, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und Ihren Plan bei neuen Informationen entsprechend anzupassen.

Wenn Sie sich für diesen strukturierten Ansatz entscheiden, werden Sie nicht nur erfolgreich ein Gleichgewicht zwischen kurz- und langfristigen Anforderungen herstellen, sondern auch einen Prozess aufbauen können, der für aktuelle und zukünftige Projekte geeignet ist. So können Sie vom Reagieren und „Feuerlöschen“ zur Entscheidungsfindung übergehen, die Sie nicht von Ihrer Vision abbringen wird.