Kapazitätsplanung: Das Geheimnis erfolgreicher Projekte

Besser ist es, man holt sich noch ein paar Kollegen mit ins Boot, wie zum Beispiel einen Projektkoordinator.

Aber was macht man, wenn der- oder diejenige mehrere Monate nicht zur Verfügung steht und man die Unterstützung sofort braucht? Eine Lösung wäre das Anheuern unerfahrener Mitarbeiter im Projektmanagement, die gerne etwas darüber lernen würden.

Wenn diese lernwilligen Mitarbeiter aber auch schon für andere Dinge eingespannt sind, was bleibt dann noch übrig? Das Finden einer Lösung für das Problem nimmt viel Zeit in Anspruch, wodurch sich die Durchführung des Projekts gut und gerne um einen Monat oder sogar noch mehr verschieben kann. In der Zwischenzeit muss sich der Projektmanager alleine durch die Arbeit kämpfen und Wochenenden und Abende opfern, um so viel Zeit wie möglich gutzumachen. Schließlich mag man seine Projekte und ihr Erfolg liegt einem am Herzen. 

Das ständige Betteln um eine weitere Ressource und die monatelangen Überstunden lassen aber irgendwann auch den nervenstärksten Projektmanager resignieren.

Viel einfacher wäre es, wenn es einen einzigen Ressourcenpool im Ressourcenmanagement geben würde. Dann bräuchte man keine 5 Manager, die versuchen eine Ressource aufzutreiben, und am Ende kommt trotzdem nichts dabei raus.

Und deshalb ist die Kapazitätsplanung wichtig.

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Was ist Kapazitätsplanung?

Wenn ein Projektplan und das Gehaltsabrechnungssystem ein Baby hätten, wäre es die Kapazitätsplanung.

Hier eine kurze Definition:

Die Kapazitätsplanung ist der Knotenpunkt, an dem man die Ressourcennachfrage (die Projektpläne) und das Angebot (wer auf der Gehaltsliste steht) kennt.

Seien wir ein bisschen oberflächlich – da steckt noch mehr dahinter, aber zusammengefasst ist die Kapazitätsplanung eine Möglichkeit, effektiv und einfach herauszufinden, wer jederzeit für die Projektarbeit zur Verfügung steht.

Im Ressourcenmanagementbasiert sie auf einem einzigen Ressourcenpool, mit dem man Personen, ihre Fähigkeiten und Verfügbarkeit sowie andere Ressourcen wie Räume oder Equipment verfolgen kann. Mit anderen Worten macht sie im Projekt-Personalmanagement alles transparenter.

Warum sind die Stundenzettel und Zeitpläne nicht ausreichend?

Stundenzettel geben einem einen historischen Überblick darüber, was im Projekt passiert ist, aber sie geben nicht viel Aufschluss darüber, was noch kommt.

Der Projektplan sagt einem, welche Aufgaben anstehen, ist aber oft mit keinem Projektmanagementwerkzeug verbunden, das die Ressourcenverfügbarkeit aus der Ferne verfolgt. Auch wenn die Projektmanagementwerkzeug Projektmanagementsoftware über Ressourcenpool-Funktionen wie Microsoft Project verfügt, ist es kompliziert, diese einzurichten und zu warten.

Projektmanagementwerkzeuge, die die Planung der Projektkapazität vereinfachen, schließen die Lücke zwischen dem Plan und den daran arbeitenden Leuten.

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Die Wichtigkeit der Kapazitätsplanung

Wenn Sie noch keine Kapazitätsplanung betreiben, gibt es hier 5 Gründe, warum Sie sich das wünschen würden.

Grund #1: Durch Projektmanagementwerkzeuge maximiert man die Auslastung

Mit der gleichen Mitarbeiteranzahl kann man mehr erledigen, was die Chance auf eine erfolgreiche, pünktliche und zuverlässige Lieferung erhöht.

Man braucht Strategien, die funktionieren, wenn alles Priorität hat, und man muss in der Lage sein, die Arbeit so zu planen, dass die Auslastung maximiert wird. Das ist sicherlich der springende Punkt.

Andy Jordan gibt ein Beispiel dafür, wie der Unternehmens-Ressourcenpool einem Unternehmen geholfen hat, seine Herausforderungen bei der Ressourcenverfügbarkeit zu bewältigen. Allein durch die breitere Betrachtung der für die Projekte verfügbaren Ressourcen erhöhte ein Unternehmen seine Projektkapazität um 11 %.

Das lag nicht an der Bereitstellung neuer Ressourcen, sondern einfach an einer besseren Transparenz über freie Ressourcen und der damit einhergehenden Möglichkeit, deren Auslastung zu maximieren.

Andy schreibt:

Wenn es um das Ressourcenmanagementbei Projekten geht, gehen viele Unternehmen den Weg des geringsten Widerstandes – indem sie das tun, was einfach ist, und nicht, was effektiv ist.

Projektmanagementwerkzeugegeben einen Überblick darüber, wie viel Zeit die Ressourcen haben, sodass man auf einen Blick sehen kann, wer zur Verfügung steht. Das hilft, das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen – das ist besonders wichtig, wenn man mit abrechenbaren Stunden arbeitet.

Grund #2: Durch das Ressourcenmanagementerhält man Echtzeitdaten

Man vermeidet den Aufwand, Mitarbeiter zu organisieren und dann herauszufinden, dass sie doch nicht zur Verfügung stehen. Dadurch erhöht man die Chancen auf eine pünktliche Lieferung.

Ich bin ein großer Fan projektbezogener Echtzeitdaten, weil ich zu lange mit Systemen gearbeitet habe, die „Informationen“ produzierten, die bis zu dem Zeitpunkt, an dem ich sie verwenden musste, veraltet waren.

Ich muss jetzt wissen, dass Claire am Freitag frei hat, und nicht erst dann, wenn ich ihr am Freitagmorgen eine E-Mail mit der Frage nach ihren Aufgaben schicke und dann ihre Abwesenheitsnotiz bekomme.

Ich bin mir jedoch bewusst, dass wenn man Müll ins System bringt, man auch Müll rausbekommt. Jedes Projektmanagementwerkzeugist nur so gut, wie die Leute, die es benutzen. Also braucht man neben der Projektmanagementsoftwareeine kulturelle und verhaltensbezogene Veränderung, damit die Mitarbeiter ihre Zeit auch genau erfassen.

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Grund #3: Mit einer Projektmanagementsoftwarekann man besser planen

Wenn man besser und um die Verfügbarkeit der Mitarbeiter herum plant, gibt es niemanden, der auf Arbeit warten muss. Man kann seinen Plan effektiver verwerfen oder beschleunigen. Das erhöht nochmal die Chance auf eine pünktliche Lieferung.

Projektmanager verbringen viel Zeit mit der Planung – das ist das, was wir tun. Wir sind auch ziemlich gut darin, Dinge zu ändern, wenn ein anderes Projekt Priorität hat und wir eine wichtige Ressource verlieren oder wenn es andere strategische Anforderungen gibt.

Als Teammanager oder Geschäftsinhaber bedeutet die Fähigkeit, besser planen zu können, eine genauere Prognose für die Ressourcen. Das bedeutet, ich kann meinem Team zuversichtlich mitteilen, dass es für nächstes Jahr genügend Arbeit gibt. In einer anderen Umgebung könnte man ein ganz anderes Gespräch mit Teammitgliedern führen.

So oder so kann man planen, wenn man den Bedarf kennt.

Grund #4: Das Ressourcenmanagementschützt das Team

Eine vernünftige Kapazitätsplanung hilft bei der Vermeidung von Burnout im Projektteam, erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Teammoral und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung des Projekts.

Projektmanager, die nicht von ihren Managern geschützt werden, sind überlastet. Intelligente Projektmanagementwerkzeugeerkennen das schon, bevor ein Problem entsteht.

Durch eine Projektmanagementsoftware braucht man sich über solche Probleme keine Sorgen machen. Wenn man versucht, jemanden zu überbuchen, gibt es die Möglichkeit, die Arbeit auf die Warteliste zu setzen. Ich bin mir nicht sicher, ob mir die Idee einer Warteliste für meine Jobs gefällt. Ein Blick darauf und es würde mir den Schlaf rauben… Aber das Konzept, die Verfügbarkeit auf einer individuellen Ebene so einzustellen, dass man jemanden nicht überlasten kann, ist definitiv eine gute Sache.

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Grund #5: Kapazitätsplanung hilft Menschen, ihre Zeit zu managen

Sie möchten, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Zugehörigkeit zu Ihrem Projektteam ein stressfreier Job ist? Zumindest ein geringerer Stress in Bezug auf die ARBEITSWEISE, wenn nicht gar die eigentliche Arbeit, die sie leisten!

Organisierte Mitarbeiter behalten den Überblick über ihr Arbeitspensum, was die Chance auf eine pünktliche Lieferung erhöht. Haben Sie das Schema bemerkt?

Ich bin produktiver, wenn ich genau weiß, woran ich arbeiten sollte. Ich habe bereits darüber geschrieben, wie ich eine Haftnotiz zum Hervorheben meiner 3 wichtigsten Prioritäten verwende, um mich auf die kommende Woche vorzubereiten.

Ich weiß, dass ich damit nicht alleine dastehe. Die Zeitplanung für Ressourcen bedeutet, dass sie sehen, was auf ihrer To-Do-Liste steht. Sie brauchen nicht auf eine E-Mail warten und Sie müssen es nicht dem Zufall überlassen, ob sie wissen, was für das Projekt wichtig ist.

Das Ressourcenmanagementnimmt den Stress, Ressourcen für Ihr Projekt zu finden – oder zumindest hebt es Probleme hervor, sodass man sich damit befassen kann, anstatt sich zu fragen, ob es ein Problem geben wird oder nicht.