Meistern Sie die Herausforderungen des Ressourcenmanagements

Ähnlich wie in der Wildnis werden auch im Projektmanagement tagtäglich Hindernisse auf Sie lauern. Lassen Sie sich nicht überrumpeln und lernen Sie, wie Sie jedes einzelne Hindernis effektiv bewältigen können.

Kennen Sie die Tücken des Projektmanagements?

Hindernis 1: Ressourcen gleichmäßig auf die Projekte aufteilen

Im Projektmanagement-Dschungel haben Sie es oft mit mehreren Projekten gleichzeitig zu tun. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und die Zeit des Teams effektiv zwischen verschiedenen Kunden oder Projekten aufzuteilen.

So überwinden Sie das Hindernis

• Prioritäten setzen: Nutzen Sie ein Werkzeug für agiles Ressourcenmanagement, um die Anzahl Ihrer Projekte jederzeit im Blick zu haben.

• Lernen Sie, „Nein“ zu sagen: Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der die Kapazität Ihres Teams ausgeschöpft war und plötzlich ein anderes Projekt hinzukam? Wenn Sie wissen, dass dieses Projekt nicht durchgeführt werden kann, seien Sie ehrlich und teilen Sie es sofort mit. So kann das Problem schneller gelöst werden. Ihr Team wird es Ihnen danken.

• Weisen Sie den Projekten die richtigen Personen zu: Es ist äußerst wichtig, sich der Fähigkeiten und Kapazitäten seiner Teams bewusst zu sein. Und das bringt uns auch schon zum nächsten Hindernis…

Hindernis 2: Kein klarer Überblick über die Kapazitäten

Ohne ein umfassendes Bild davon zu haben, wer woran arbeitet und wie ausgelastet die Teammitglieder sind, können Sie Ihre Ressourcen nicht voll ausschöpfen. Dann werden Sie eventuell feststellen, dass Sie Fristen nicht mehr einhalten können oder dass einige Teams deutlich mehr zu tun haben als andere. Dadurch steigt der Stresspegel.

So überwinden Sie das Hindernis

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams: Verteilen Sie die Arbeit gleichmäßig, einfach und schnell mit dem agilen Ressourcenmanagement. Sie erhalten einen Überblick darüber, wer woran arbeitet, ob eine Person an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und wer gerade im Urlaub ist.

• Bündeln Sie alle Informationen in einem einzigen Werkzeug: Wenn Sie und Ihr Team nur ein einziges Werkzeug verwenden, spart das allen Beteiligten viel Zeit. Kein ständiges Hin- und Herwechseln mehr! Probieren Sie Easy Project aus – hier finden Sie alles Nötige an einem Ort.

• Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Ihr Team muss zusammenarbeiten, damit alles reibungslos abläuft. Achten Sie darauf, dass der Status der Projekte regelmäßig aktualisiert und der Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben erfasst wird.

Hindernis 3: Unrealistische Deadlines

Das Festlegen einer unhaltbaren Deadline kann riskanter sein, als man glaubt. Ihre Teams fühlen sich sofort unter Druck gesetzt, sie können nicht mehr kreativ arbeiten, die gesamte Arbeit wird überstürzt und verliert an Qualität. Es ist schlichtweg nie eine gute Idee, ein Projekt zu überstürzen.

So überwinden Sie das Hindernis

• Halten Sie immer einen „Puffer“ vor: Wenn Sie Projekte planen, dürfen Sie die Pufferzeit nicht vergessen. Sie sollten immer mit Verzögerungen, Feedback oder unerwarteten Ereignissen rechnen.

• Erstellen Sie eine Checkliste: Verwenden Sie ein Werkzeug, mit dem Sie Checklisten erstellen können. So können Sie eine Checkliste mit allen erforderlichen Liefergegenständen führen, die Sie auch für andere Projekte verwenden können.

• Planen Sie eine Besprechung mit Ihrem Team: Sie werden niemals den Stand Ihrer Projekte genau kennen, wenn Sie nicht selbst direkt daran arbeiten. Setzen Sie eine Besprechung mit dem Team an und fassen Sie gemeinsam zusammen, was fertig ist und was noch Zeit braucht.

Agiles Ressourcenmanagement

Hindernis 4: Weisen Sie jedem Projekt die richtige Person zu

Für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist die Auswahl der richtigen Person entscheidend. Deshalb ist es wichtig, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder genau zu kennen.

So überwinden Sie das Hindernis

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder: Im Werkzeug „agiles Ressourcenmanagement“ finden Sie die Funktion „Fähigkeitenmanagement“, in der Sie nachsehen können, wer über welche Fähigkeiten verfügt.

• Schulen Sie Ihre Teammitglieder: Ermöglichen Sie Ihren Teammitgliedern, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Dadurch wird verhindert, dass nur ein bestimmtes Teammitglied eine bestimmte Aufgabe erledigen kann.

Hindernis 5: Schlechte Kommunikation

Jeder hat schon einmal Missverständnisse bei der Arbeit erlebt. Manchmal ist es nur eine Kleinigkeit, ein anderes Mal kann es zu Projektverzögerungen oder sogar zum Verlust eines Kunden führen. Deshalb müssen Sie lernen, effektiv zu kommunizieren. So vermeiden Sie nicht nur unnötige Fehler, sondern stärken auch die zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz.

So überwinden Sie das Hindernis

• Nutzen Sie eine professionelle Projektmanagementsoftware: Der erste Schritt zu einer besseren Kommunikation ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre gesamte Arbeit managen können – von den Projekten über die Zeiterfassung bis hin zur Ressourcenzuweisung. Probieren Sie Easy Project aus, das Ihnen bei der effektiven Kommunikation helfen wird.

• Sprechen Sie mit Ihrem Team: Manchmal ist die beste Lösung, direkt miteinander zu sprechen – egal ob bei einer regulären Besprechung oder einem anderen Meeting. Versuchen Sie herauszufinden, was zum letzten Kommunikationsfehler geführt hat, und denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Kommunikation verbessern können.

Bereit für jede Herausforderung!

Mit allen Tücken des Ressourcenmanagements zurechtzukommen, kann einem manchmal zu viel werden. Zum Glück müssen wir da nicht alleine durch! Mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Werkzeug können Sie reibungslos kommunizieren, Kapazitäten effizient verteilen und den Projektfortschritt überwachen. Mit Easy Project werden Sie nie wieder von Hindernissen überrascht. Auf unserer Website erfahren Sie mehr über das agile und traditionelle Ressourcenmanagement.