Projektfinanzierung über Zapier mit XERO und anderen Buchhaltungssystemen verbunden

Easy Project budget

Die beste Art zum Kontrollieren Ihrer Projektfinanzen ist das Planen Ihrer Budgets und deren Vergleich mit den realen Umsätzen unter Verwendung von Easy Project Budgets. Mit diesem Modul können Sie Umsätze, Kosten, Lohnkosten und den Endgewinn von jedem Projekt überwachen.

Damit können Sie auch den Echtgeldeingang in Zusammenhang mit dem definierten Plan überwachen und es stellt Ihnen die Gewinn- und Verlustrechnung der Projekte, die Cashflow-Prognose und die Cashflow-Geschichte bereit.

Project budget overview

Daten für Easy Project Budget

Es gibt viele Möglichkeiten, wie man Finanzdaten in das Budget der Projekte bringt, für die man die Projektfinanzen überwachen möchte. Vor allem Ausgaben für erhaltene Rechnungen und Einnahmen für ausgestellte Rechnungen, die in einem separaten Buchhaltungssystem verwaltet werden, müssen korrekt in jedes Projektbudget übertragen und verteilt werden.

Sie können sie manuell in Ihr Buchhaltungssystem einfügen, nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, aber das ist höchst ineffizient und es gibt ein hohes Risiko für menschliche Fehler. Eine andere Möglichkeit ist das Exportieren und Importieren von Daten in Chargen am Ende eines Tages oder einer Woche, aber auch hier gibt es das Problem von nicht aktuellen Daten in Ihren Projektbudgets.

Übersicht echter Ausgaben

Integrationslösung

Die beste Lösung ist eine Integration mit dem Buchhaltungssystem, wodurch die Daten automatisch übertragen und Finanzdaten für jedes Projekt getrennt werden. Die im Buchhaltungssystem vorbereiteten Daten müssen so schnell wie möglich übertragen werden, um den aktuellen Stand Ihres Projektbudgets zu sichern.

Sie müssen nur wissen, welche Daten übertragen werden müssen und bei welchen Projekten Sie die Finanzen überwachen wollen. Natürlich müssen Sie den Datenworkflow analysieren und die Technologie für die Integration auswählen.

Zapier technologie

Eine tolle Technologielösung ist Zapier. Die Integrationsplattform verbindet die API von mehr als 1000 Systemen und ermöglicht die Übertragung neuer Daten von einem System zu einem anderen. Sie können einen automatisierten Workflow namens ZAP ganz einfach einrichten, der die Verbindung zwischen zwei Systemen aus einem Trigger und einer Aktion darstellt.

Wenn ZAP läuft und das Triggerereignis im Buchhaltungssystem (Rechnung wird bezahlt) stattfindet, erstellt Zapier automatisch das Aktionsereignis in Easy Project (Erstellen eines Ausgaben- oder Einnahmeneintrages im Projektbudget).

ZAP-Workflow Beispiele

Vorteile der Zapier-Integration

Wenn Ihr Buchhaltungssystem auf der Zapier-Plattform einsatzbereit ist, integrieren Sie das System einfach in Easy Project ohne weitere Entwicklung für eine bestimmte Integration für jedes System. Alles wird von Zapier verbunden und erledigt.

Der größte Vorteil ist nicht der manuelle Export/Import, sondern regelmäßige Datentransfers alle 5 Minuten, wodurch die tatsächlichen Finanzdaten im Projektbudget und die automatische Verteilung der Daten für jedes Projekt sichergestellt werden.

Diese Integration ermöglicht das Finanzcontrolling Ihrer Projektbudgets fast in Echtzeit. Natürlich hilft die Automatisierung langweiliger und manueller Workflows Ihrem Team, Zeit zu sparen und ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Fallstudie des integrierten Buchhaltungssystems XERO

Ein wirklich vorzeigbares Fallbeispiel für die Integration ist das XERO-Buchhaltungssystem, das auf der Zapier-Plattform einsatzbereit ist https://zapier.com/apps/xero/integrations. Sie müssen nur folgendes spezifizieren:

• Datenworkflow-Analyse für die Integration

• Geeignete Trigger und Aktionen

• Zapier-Konto mit einem geeigneten Plan

• XERO-Konto, um Zapiers Verbindung mit der API zu ermöglichen

• Easy Project Konto, um Zapiers Verbindung mit der API zu ermöglichen

• Regeln zur Datenverteilung zum richtigen Projektbudget 

Datenworkflow-Analyse für die Integration

Der erste Schritt ist die Definition der Workflows, die wir über die Zapier-Plattform integrieren wollen, und dann müssen wir herausfinden, welche getriggerten Daten von XERO erforderlichen Feldern für das Aktionsereignis in Easy Project zugewiesen werden müssen, um einen Ausgaben- oder Einnahmeneintrag im Projektbudget zu erstellen. Für unsere Fallstudie haben wir diesen Datenworkflow definiert: Erstelle tatsächliche Ausgaben in Easy Project aus neuen bezahlten Rechnungen in XERO

Das bedeutet, dass jede neue Rechnung, deren Status in bezahlt geändert wurde, einen Trigger erstellt, und durch Zapier wird ein tatsächlicher Ausgabeneintrag im Projektbudget erstellt. Erforderliche Easy Project Daten sind:

• Projekt-ID für die Verteilung der Finanzdaten zum richtigen Projektbudget

• Name des Ausgabeneintrages, für unsere Fallstudie besteht er aus Rechnungsnummer und Rechnungsausteller

• Gesamtbetrag einer bezahlten Rechnung

• Währungscode einer bezahlten Rechnung

• Datum einer erhaltenen Rechnung

Getriggerte Daten von XERO den erforderlichen Easy Project Feldern zugewiesen

Geeignete Trigger und Aktionen

Von verfügbaren XERO Triggerrreignissen und Easy Project Aktionsereignissen sind diese für einen Finanzdatentransfer geeignet.

XERO Trigger

• Neue Rechnung – Wird getriggert, wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen oder wenn der Status der neuen Rechnung geändert wird (Verbindlichkeiten)

• Neue Verkaufsrechnung – Wird getriggert, wenn Sie eine neue Verkaufsrechnung hinzufügen oder wenn der Status der neuen Rechnung geändert wird (Forderungen)

Easy Project Aktionen

• Projektbudget-Ausgabe erstellen – die Aktion erstellt einen neuen geplanten oder tatsächlichen Ausgabeneintrag im Projektbudget

• Projektbudget-Einnahme erstellen - die Aktion erstellt einen neuen geplanten oder tatsächlichen Einnahmeneintrag im Projektbudget

Für unseren Fallstudien-Workflow: Tatsächliche Ausgaben in Easy Project aus bezahlten Rechnungen in XERO erstellen, wir wählen einen XERO-Trigger: Neue Rechnung, und eine Easy Project Aktion: Projektbudget-Ausgabe erstellen (mit der Option tatsächlich).

Verwendeter Trigger und Aktion für den Fallstudien-Workflow

Zapier-Konto mit geeignetem Plan

Um ZAPs auf der Zapier-Plattform auszuführen, müssen wir ein Konto erstellen und einen geeigneten Preisplan abhängig von der Anzahl der Zapier-Transaktionen pro Monat wählen.

Eine Zapier-Transaktion ist die erfolgreiche Automatisierung von etwas durch einen ZAP. Eine Transaktion wird jedes Mal gezählt, wenn Ihr ZAP erfolgreich Daten von einer Anwendung zu einer anderen übertragen hat.

Preisplan für laufende ZAPs

Für unsere Fallstudie bedeuten Zapier-Transaktionen, wie viele bezahlte Rechnungen pro Monat in unsere Projektbudgets übertragen werden.

XERO-Konto, um Zapier die Verbindung mit der API zu ermöglichen

Das Xero-Konto muss entweder über Standard- oder Berater-Levelrechte verfügen, um die Xero-API verwenden zu können, was zur Verbindung mit Zapier notwendig ist. Schreibgeschützte, nur-Rechnung- und Kassenbuch-Kundenrollen können die API nicht verwenden.

Easy Project Konto, um Zapier die Verbindung mit der API zu ermöglichen

Dem Easy Project Konto muss die Rolle mit Berechtigung zum Verwalten des Budgets zugewiesen sein, um die Easy Project API verwenden zu können, was für die Verbindung mit Zapier notwendig ist. Das Easy Project Konto muss außerdem Mitglied des Projekts sein, bei dem wir die Finanzdaten zum Projektbudget verteilen wollen.

Easy Project Kontoberechtigungen für Budget

Regeln für die Datenverteilung zum richtigen Projektbudget

Wenn Ihre Finanzdaten an das richtige Projektbudget verteilt werden sollen, müssen Sie eine Liste mit den IDs überwachter Projekte in Ihrem Buchhaltungssystem erstellen können, diese Projekt-ID den Rechnungen zuweisen und diese Daten für eine Aktion in Easy Project zu Zapier triggern.

In XERO kann man die Tracking-Kategorie namens Projekt einrichten. Diese Kategorie ist Teil einer Rechnungszeile. Eine bestimmte Kategorieoption, die der Rechnungszeile zugeordnet ist, stellt die ID des Projekts in Easy Project dar, wo wir die Buchhaltungsdaten in das richtige Projektbudget übertragen wollen.

Mögliche Integrationen anderer Buchhaltungssysteme über Zapier

Wenn Sie eines dieser Buchhaltungssysteme haben, ist das Projektfinanzcontrolling mit Easy Project ein Kinderspiel für Sie.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integriert für Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen.

Neue Ausgaben

• Wird getriggert, wenn eine Ausgabe erstellt wird.

Neue Verkaufsrechnung

• Wird getriggert, wenn eine neue Verkaufsrechnung mit dem Status bezahlt erstellt wird.

Liste mit Projekt-IDs

• Tags melden (für eine Ausgabe und eine Rechnungsposition)
• Benutzerdefiniertes Feld mit einem Dropdown-Wert (nur für Rechnungen)

FreshBooks New

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integriert für Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen.

Neue Ausgaben

• Wird getriggert, wenn eine neue Ausgabe erstellt wird.

Neue Rechnung

• Wird getriggert, wenn eine neue Rechnung erstellt wird.

List mit Projekt-IDs

• Nicht unterstützt, man kann für Ausgaben oder Rechnungen die Notizen benutzen

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Nur für Finanzdaten-Einnahmen integriert, Trigger für Ausgaben-Daten werden nicht unterstützt

Neue Verkaufsrechnung

• Wird getriggert, wenn eine neue Verkaufsrechnung erstellt wird.

Neue Zahlung

• Wird getriggert, wenn eine Zahlung erhalten wird

Liste mit Projekt-IDs

• Projektverfolgung https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects