Projektmanagement: Wie stagniert man nicht in seiner Karriere und kommt voran? Ein paar Tipps von einem Senior-PM

Das ist sechs Jahre her und der besagte Kandidat ist heute ein erfahrener Senior-Projektmanager, der bei uns mit der neuesten Projektmanagement-Software an den komplexesten Projekten arbeitet. Er hat einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen bei Ihrem Vorankommen im Projektmanagement wirklich von Nutzen sein können.

Sie können aber natürlich auch im Internet zahlreiche gute und schlechte Artikel über die Aufgaben und die Fähigkeiten eines*einer Projektmanagers*Projektmanagerin finden. Und wenn Sie in Büchern oder E-Books nach Ratschlägen für Ihre Karriere suchen, dann haben Sie bestimmt schon gemerkt, dass Sie für die Literaturliste mindestens eine Arbeitswoche brauchen.

Deshalb haben wir in diesem Artikel eine erprobte Liste mit Tipps und Werkzeugen zusammengestellt, die Ihnen beim Erledigen Ihrer Arbeit wirklich helfen können – schneller, effizienter, mit Freude und weniger Stress. Los geht's!

Soft Skills – Wie wichtig sind sie?

Am Ende des Projekts schaut jeder nur auf die Zahlen, aber auf dem Weg dorthin sind alle darauf gespannt, wie Sie sich diesen Zahlen nähern. Im Vertrieb heißt es, dass niemand mit negativen Menschen Geschäfte machen will, und das Gleiche gilt für die Arbeit eines*einer Projektmanagers*Projektmanagerin.

Aber es geht nicht darum, zu jemandem zu werden, der man nicht ist – sondern vielmehr geht es darum, die bereits in Ihnen steckenden Soft Skills zu entwickeln und nach und nach an ihnen zu arbeiten. Im Folgenden finden Sie die grundlegenden Soft Skills:

1. Kommunikation

Es lebe die einfache, sachliche und effektive Kommunikation! Vertrauen Sie uns, kein*e Kund*in, Teammitglied oder Manager*in hat etwas gegen diese drei Qualitäten. Dabei ist es entscheidend, dass Sie all diesen Eigenschaften Raum geben.

Aber hüten Sie sich vor einem schon zu Beginn schleppenden Gespräch, Videoanruf oder Chat – das Ergebnis wird immer Zeitverschwendung sein. Setzen Sie sich deshalb bei jeder Kommunikation ein Ziel, das Sie erreichen möchten.

2. Führung

Zum Thema Führung gibt es unzählige Videos, Bücher und Blogs, aber die goldene Regel, die immer und überall gilt, ist das altbekannte „Lead by Example“ (Mit gutem Beispiel vorangehen). So kommt es oft vor, dass sich die „Atmosphäre um das Projekt“ (und oft auch das Ergebnis selbst) in der Stimmung des*der Projektmanagers*Projektmanagerin widerspiegelt. Behalten Sie den Überblick über das Projekt, erscheinen Sie pünktlich zur Arbeit, seien Sie der*die Erste bei Meetings.

Beobachten, motivieren, loben, berichten, diskutieren. Wenn Sie sich aufrichtig für ein Projekt und die daran arbeitenden Menschen interessieren, stecken Sie alle um Sie herum mit Ihrer Begeisterung an. Und wenn sich jemand nicht anstecken lässt, liegt es womöglich an ihm*ihr und nicht an Ihnen.

3. Verhandlungen

Das Projekt ist ein lebendiges Gebilde und Sie werden dafür kämpfen müssen. Nicht nur bei Budgetgesprächen mit dem*der Kund*in, sondern auch intern. Sie müssen vielleicht mehr Ressourcen oder mehr Zeit gewinnen oder Feedbacks in Sprints verteidigen.

Grundregel: Sie können jede Schlacht leichter gewinnen, wenn Sie mit Daten bewaffnet sind. Die Daten helfen Ihnen, mit einem Lächeln und ohne Blutvergießen zu gewinnen.

Welche Werkzeuge brauchen Sie und warum müssen Sie die Kontrolle behalten?

Damit Sie Ihre Projektplanung und -verwaltung im Griff haben und einen Schritt weitergehen können, müssen Sie die Projektmanagement-Werkzeuge richtig einsetzen können. Zum Glück gibt es dafür eine Reihe ausgefeilter Softwares und Anwendungen.

Am besten arbeiten Sie mit einem Werkzeug, das alle wichtigen Funktionen unter einem Hut vereint – das spart Ihnen viel Zeit bei der Organisation und Kommunikation. Und genau das leistet Easy Project.

Zunächst richten Sie alles in einem übersichtlichen und leicht navigierbaren persönlichen Projektmanager-Dashboard ein. Dann können Sie sich auf die vier folgenden unverzichtbaren Fähigkeiten vorbereiten!

1. Arbeits- und Ressourcenorganisation

Wenn Sie ein Projekt starten, sollten Sie eine visuelle Mind Map in der Work Breakdown Structure (WBS) erstellen. Erstellen Sie sie in Zusammenarbeit mit dem gesamten Team – so sieht jeder, welche Aufgaben anstehen. Auf diese Weise unterstützen Sie das Verantwortungsgefühl bei Ihren Kolleg*innen von Anfang an.

Mit unserem Ressourcenmanagement-Werkzeug können Sie ganz einfach die Kapazität Ihrer Kolleg*innen oder Ressourcen überprüfen – und zwar vor allem im Ressourcenmanagement-Masterplan.

Sprechen Sie mit Ihren Kolleg*innen über den Zeitaufwand zur Erledigung von Aufgaben – so motivieren Sie alle Beteiligten, Verantwortung zu übernehmen. Sie können den Projektzeitplan in einem Gantt-Diagramm visualisieren und mit dem Team teilen.

2. Zeitmanagement und Zeiterfassung

Ein Projekt pünktlich zu liefern, ist ein sehr gutes Zeichen für Ihre Arbeit. Ein gutes Zeitmanagement kann Sie angesichts der vielen Änderungen, Risiken, Verzögerungen und unvorhergesehenen Ereignisse retten. Behalten Sie den Zeitaufwand Ihres Teams für das Projekt im Auge und richten Sie Benachrichtigungen ein, wenn Grenzen, die im Umfang definiert sind, überschritten werden.

Senior-Projektmanager*innen werden das Spezialwerkzeug für die Projektsteuerung und die Berichterstattung zu schätzen wissen. Das Werkzeug für das Earned Value Management bietet einen direkten Vergleich des geschaffenen Wertes mit dem Zeitplan und den Kosten.

Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die sinnvolle Zeiteinteilung des gesamten Teams. Nutzen Sie dafür den Meeting-Kalender. Ein goldener Ratschlag: Wenn eines Ihrer Teammitglieder unbedingt reibungslos arbeiten muss, nehmen Sie einfach einen ganzen Tag für ihn*sie in den gemeinsamen Kalender auf – derjenige*diejenige erledigt die Arbeit dann meist schneller als geplant.

3. Steuerungsinstrumente für das agile Projektmanagement

Agiles Management, das die Methoden Scrum oder Kanban nutzt, liegt voll im Trend. Viele Artikel sind darüber geschrieben worden und viele weitere werden folgen (hier ist unser Beitrag). Die meisten IT-Unternehmen nutzen die Prinzipien des agilen Projektmanagements, und wahrscheinlich auch Ihre (zukünftigen) Kund*innen. In Easy Project haben wir Dashboards für Scrum und Kanban für Sie eingerichtet und Sie können schnell und einfach zwischen beiden wechseln.

4. Mehrere Projekte auf einmal verwalten – Portfoliomanagement

Wenn Sie für mehrere Projekte verantwortlich sind, haben Sie Ihre Qualitäten offensichtlich bereits unter Beweis gestellt. Allerdings stellt das Portfoliomanagement eine andere Verantwortungsebene dar und erfordert Spezialwerkzeuge. Aber kommen wir zunächst dazu, wie Sie sich die Arbeit erleichtern können – wie wäre es mit einer Vorlage für Ihr Projekt?

Durch Projektvorlagen, die Sie nach und nach erstellen und im gesamten Unternehmen nutzen können, sparen Sie viel Zeit – auch bei großen Projekten!

Als „Manager*in mehrerer Projekte“ haben Sie mit Easy Project Zugriff auf drei wesentliche Werkzeuge:

• Komplett benutzerdefinierte Portfolioübersicht, die Sie in einen vollwertigen, vorlagefähigen Bericht umwandeln können
• Portfoliobaum für den schnellen Überblick über alle Projekte
• Neues globales Gantt, das ein detailliertes Projektmanagement unterstützt

Zusammenfassung

Die von uns verwendeten Werkzeuge verändern sich mit der Entwicklung des Projektmanagements. Deshalb hat ein*e Projektmanager*in, der*die mit Werkzeugen arbeiten kann, die diese Veränderungen widerspiegeln, einen Wettbewerbsvorteil.

Zwar sind Soft Skills ein wesentlicher Bestandteil (nicht nur) des Projektmanagements, aber sie entfalten erst dann ihre Stärke, wenn sich der*die Projektmanager*in auf die Daten verlassen kann, die er*sie durch die Werkzeuge erhält.

Wenn Sie Ihre Karriere als Projektmanager*in vorantreiben wollen, sollten Sie schrittweise vorgehen und sich ein Teilziel setzen: führen Sie Ihr nächstes Projekt schneller, effizienter und mit Werkzeugen durch, die Ihre Arbeit übersichtlicher und einfacher gestalten.