So verfolgen Sie Ausgaben richtig und verwalten Projektbudgets
Verdienen Sie kein Geld mit Ihren Projekten. Werfen Sie einen Blick auf die Grundprinzipien des finanziellen Projektmanagements und kontrollieren Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und das gesamte Projektbudget.
Zu den erforderlichen Fähigkeiten eines Projektmanagers gehören das finanzielle Management des Projekts und die Einhaltung des Budgets. Schließlich ist die Einhaltung des Budgets oft eines der häufigsten Kriterien zur Beurteilung des Projekterfolgs.
Die individuellen Kosten werden nach und nach von dem für das Projekt verfügbaren Gesamtbetrag abgezogen. Die Überwachung der Einnahmen, Ausgaben und des gesamten Cashflows ist daher für die ordnungsgemäße Verwaltung des gesamten Projektbudgets erforderlich. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig mit ihren Budgets verwalten, müssen Sie die finanzielle Situation des gesamten Projektportfolios überwachen.
Um Ihr Projekt sozusagen auf den Punkt zu bringen, haben wir Schritte für die Finanzplanung Ihres Projekts vorbereitet.
Auswahl der Werkzeuge
Im ersten Schritt muss ein Werkzeug definiert werden, das im Mittelpunkt der finanziellen Verwaltung Ihres Projekts steht. Nicht nur im Hinblick auf die Ereignisse des Jahres 2020 sollten Sie online auf dieses Werkzeug zugreifen können, damit Sie und Ihr Team von überall aus in Echtzeit Kosten hinzufügen können und nichts vergessen. Das ideale Szenario ist die direkte Verwendung der Software, die Sie bereits zur Verwaltung des Projekts an sich verwenden. In Easy Project haben Sie zum Beispiel spezielle Bereiche für Budget, Gehaltsabrechnung und Rechnungen oder Cashflow.
Identifizierung der Ausgaben
Die Software allein reicht jedoch nicht aus, wenn Sie nicht alle Elemente, die Teil Ihres Budgets sind, gründlich ermitteln. Zu diesem Zweck empfehlen wir die Verwendung der CBS oder einer Kostenstruktur, damit Sie alle Komponenten Ihres Budgets eindeutig zuordnen können. Es dürfen keine Kosten oder Ausgaben fehlen, sonst besteht die Gefahr von Fehlern, die die Planung des gesamten Projekts erheblich beeinträchtigen können.
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Budget erstellen
Sobald Sie einen Überblick über die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben haben, können Sie mit der Planung selbst beginnen, d. h. ein Budget erstellen. Wenn alle fixen und variablen Kosten feststehen, haben Sie eine Vorstellung davon, welche Beträge Sie mit einem bestimmten Projekt bewegen werden, wie weit Sie gehen können und was nicht geht.
Entwicklung beobachten
Während des Projekts müssen Sie oder die befugte Person die tatsächliche Entwicklung der Finanzen überwachen und sie mit dem ursprünglichen Budget vergleichen. Sie müssen daher mit Gewinn- und Verlustrechnungen arbeiten und Ihren Cashflow überwachen. In Fällen, in denen Sie separate Buchhaltungswerkzeuge für die Überwachung und Registrierung verwenden, haben wir auch eine sehr einfache Lösung für Sie vorbereitet, indem wir diese Werkzeuge in Easy Project integrieren.
Denken Sie vor allem daran, dass Sie nur durch die Überwachung der Entwicklung Ihrer Kosten eine mögliche Budgetüberschreitung verhindern können und sofort wissen, wenn ein Teil des Projekts außer Kontrolle geraten ist.
Bewerten
Vergessen Sie wie immer nicht, nach Abschluss des Projekts einen Rückblick zu erstellen. Durch den Vergleich der entstandenen Kosten mit dem ursprünglichen Plan erhalten Sie eine Vorstellung von der Genauigkeit Ihrer Planung, die Sie in anderen Projekten verbessern können. Sie können außerdem verfolgen, welche Teile des Projekts am meisten vom Plan abgewichen sind und ob dies wiederholt geschieht. Kurzum: Nutzen Sie die gesammelten Daten optimal.
