Was jeder Projektmanager über das Gantt-Diagramm wissen muss

Das Project Management Institute (PMI) prognostiziert, dass in den nächsten sieben Jahren bis zu 90 Millionen Menschen in Projektmanagementpositionen beschäftigt sein werden. Natürlich gibt es eine Reihe von mehr oder weniger fähigen Leuten, die sich hinter einer solchen Zahl verstecken und gerne einen „Projektmanager“ auf eine Visitenkarte zaubern, aber in Wirklichkeit nicht viel können. Wir glauben, dass Sie nicht zu denjenigen gehören, nur weil Sie sich hier weiterbilden. Sie werden nicht nur lernen, welche Werkzeuge heute gefragt sind, sondern auch, wie man sie richtig einsetzt.

Um Ihr Team auch in Zukunft effektiv führen zu können und sich nicht im Wettbewerb zu verausgaben, müssen Sie die grundlegenden Methoden und Werkzeuge beherrschen, zu denen zweifelsohne das so genannte Gantt gehört. Die Visualisierung und Abwicklung von Projekten mit Hilfe dieses Diagramms ist insbesondere im Bereich der IT-Entwicklung zu einem Branchenstandard geworden. Allerdings streben wir alle nach überdurchschnittlichen Ergebnissen, so dass wir uns des Mehrwerts bewusst sein müssen, den die Henry-Gantt-Methode tatsächlich bietet.

Vielseitigkeit

Unabhängig davon, ob Sie Projekte im Bau-, IT- oder Dienstleistungsbereich verwalten, können Sie das Gantt-Diagramm problemlos im Projektmanagement anwenden, wenn ein Projekt in Teilaufgaben unterteilt werden kann. Die professionellen Werkzeuge, die mit Gantt kompatibel sind, bieten Ihnen oft eine ganze Reihe von Vorlagen, die Sie für Ihr Projekt verwenden können.

Klarheit der Prozesse

Gantt hilft uns zu Beginn, die einzelnen Aufgaben, die zusammen das gesamte Projekt bilden, klar zu definieren und zu organisieren. Nicht nur ein richtiger Weg führt zu einem erfolgreichen Abschluss. Mit der klaren Struktur der Aufgaben und ihrer Bestandteile, die Gantt zur Verfügung stellt, ist es einfacher, den für Sie richtigen Weg zu finden.

Während des Projekts können Sie damit die zu erledigenden Arbeiten und Aufgaben überwachen, den nächsten Schritt planen und Ihr Team an die nächsten Schritte erinnern. Wenn Sie beispielsweise über unser Easy Gantt verfügen, können Sie dank der umfassenden Projektabbildung auch mögliche Hindernisse, die die Durchführung Ihres Projekts gefährden könnten, analysieren und vorhersehen.

Zeitplanung

Da die einzelnen Komponenten der Projekte voneinander abhängig sind, ist es sehr schwierig, die Zeit abzuschätzen, die für die gesamte Abfolge der Aufgaben bis zum Abschluss des Projekts benötigt wird. Dank der zweiachsigen Visualisierung bietet Ihnen das Gantt-Diagramm eine erste Einschätzung über den Zeitaufwand des Projekts, so dass Sie zumindest eine grobe Schätzung für die Festlegung von Fristen erhalten.

Personalmanagement

Wenn Sie mit Ihrem Team so effizient wie möglich arbeiten wollen, werden Sie vor allem die Möglichkeit schätzen, die Arbeitsbelastung und Leistung der Teammitglieder während des gesamten Projekts auf der Grundlage von Zeitschätzungen überwachen zu können. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie über die richtigen Eingabewerte verfügen und Easy Project oder eine andere Software verwenden, die mit den Daten arbeiten kann. 

Zweitens kann die Verwendung eines Gantt-Diagramms die Kommunikation für Sie erheblich vereinfachen, da das gesamte Team einen Überblich über den Fortschritt der einzelnen Mitglieder und Teilergebnisse bekommt, anstatt diese in Meetings zu besprechen.

Mit Meilensteinen arbeiten

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, bei dem Sie nicht unter Zeitdruck stehen, aber Ihren Fortschritt überwachen und laufende Ziele, d. h. Meilensteine für seinen Abschluss, festlegen möchten, ist Gantt ebenfalls von Nutzen für Sie. Mit der Visualisierung von Aufgaben und Unteraufgaben können Sie Ereignisse einfach als Meilensteine festlegen (Erledigung von Aufgaben oder kritische Punkte) und mit ihnen weiterarbeiten.