Welche Fehler sollten sie bei der Planung des Projektbudgets vermeiden

Das Projektbudget fasst alle Kostenschätzungen in Kategorien und darüber hinaus in einem einzigen Dokument zusammen, das sich in verschiedenen Phasen des Projekts als überaus nützlich erweist.

Ein Projektbudget ist zu Recht eines der wichtigsten Elemente eines jeden Budgets. Allein dieses Dokument dient als Grundlage für zahlreiche Entscheidungen und kann eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Projekts spielen. Es dient außerdem als Kontrollmechanismus, mit dem in regelmäßigen Abständen der Fortschritt und die Kosten gemessen werden, um die Performance des Projekts zu analysieren.

Ein Projektbudget stützt sich auf mehrere Informationsquellen, darunter die Work Breakdown Structure, bisherige Informationen, das ursprüngliche Budget, erforderliche Ressourcen, Schätzungen der Aktivitätsdauer und erwartete Abweichungen.

Wie erstellt man ein gelungenes Projektbudget?

Angesichts der Tragweite eines Projektbudgets ist es wichtig, dass Ihr Projektbudget realistisch ist und der Realität möglichst nahekommt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie ein gelungenes Projektbudget erstellt haben.

1. Ermitteln Sie eine geeignete Technik

Bevor Sie mit der Vorbereitung beginnen, müssen Sie eine geeignete Technik für Ihr Projektbudget finden. Je nach Analyse von Art, Charakter und Zielen Ihres Projekts können Sie sich für eine analoge Schätzung, eine Top-Down-Schätzung und/oder eine parametrische Schätzung entscheiden.

Auch wenn eine dieser Techniken für ein bestimmtes Projekt besser geeignet sein mag, kann dieselbe Technik für ein anderes Projekt ganz anderer Natur ungeeignet sein. Daher muss die Technik, die Sie für Ihr Projektbudget auswählen, gut auf Ihr Projekt abgestimmt sein.

2. Entwickeln und definieren Sie KPIs

Ein Projektbudget ist nur so gut wie seine Key Performance Indicators (KPIs). Gut definierte KPIs erleichtern Ihnen die Überwachung und Messung der Elemente Ihres Projektbudgets. Sie können sich von Expert*innen im Rahmen Ihres Projekts beraten lassen und entsprechend relevante KPIs entwickeln.

3. Nutzen Sie bisherige Daten und Präzedenzfälle

Es bietet sich an, zunächst auf bereits erstellte Budgetpläne und Analysen zurückzugreifen und diese zu nutzen. Sie können sich dabei nicht nur von der Art der Techniken, Analysen und Informationen inspirieren lassen, die für frühere Daten verwendet wurden, sondern auch daraus lernen, was man nicht tun sollte und welche Fehler man bei dem aktuellen Projektbudget vermeiden sollte.

4. Lassen Sie keine Details aus

Um ein Budget realistischer und genauer zu gestalten, ist die Einbeziehung aller relevanten Details und Daten unabdingbar. Sie sollten sicherstellen, dass Sie keine potenziellen Kosten übersehen und auch die geringfügigsten Kosten einbeziehen. Sie könnten sich nämlich als so bedeutsam erweisen, dass sie in Zukunft das gesamte Budget beeinflussen.

In der Regel wird Ihr Budget durch die Aufnahme von mehr Daten/Informationen genauer. Allerdings ist es auch wichtig, dass Sie sich nicht dazu hinreißen lassen, nur des guten Gewissens halber jede einzelne irrelevante Information einzubeziehen. Aus Ressourcen- und Zeitgründen müssen Sie ein gutes Urteilsvermögen haben, um zu entscheiden, was Sie einbeziehen sollten und was nicht.

5. Überprüfung und Wiederholung

Auch wenn Ihr Projektbudget noch so genau ist, bleibt es doch nur eine Prognose, die zu Abweichungen neigt. Auch wenn Sie versuchen, alle potenziellen Faktoren zu berücksichtigen, kann Ihr Projektbudget mit unvermeidbaren und unvorhergesehenen Faktoren konfrontiert werden, die Ihr Projektbudget in erheblichem Maße beeinflussen können. Deshalb ist es wichtig, Ihr Budget regelmäßig zu überprüfen. Wenn Sie eine Diskrepanz feststellen, müssen Sie dies dem zuständigen Stakeholder mitteilen, um den Anpassungsprozess in die Wege zu leiten.

Zu vermeidende Fehler bei der Planung eines Projektbudgets

Bei der Planung und Erstellung eines Projektbudgets sollten Sie folgende Dinge vermeiden, damit es realistisch, genau und letztendlich erfolgsversprechend wird.

1. Sie verlassen sich zu sehr auf bisherige Daten

Die Nutzung bisheriger Daten gilt zwar als bewährte Methode, aber es gibt einen schmalen Grat zwischen der Nutzung und der völligen Abhängigkeit von diesen Daten. Wenn man sich zu sehr auf bisherige Daten verlässt und Abweichungen, Zeitwerte und geeignete Multiplikatoren nicht einbezieht, führt dies zu einer schlechten Schätzung und einem ungenauen Projektbudget.

2. Ungenaue Definition des Umfangs

Der Umfang eines Projekts muss im Vorfeld klar definiert werden, da es sonst in späteren Projektphasen zu Problemen mit dem Budget kommen kann, weil die Korrekturmaßnahmen mit hohen Kosten verbunden sind. Eine unvollständige Definition des Umfangs kann dazu führen, dass Kostenschätzungen aus dem Projektbudget gestrichen werden, was massive Zweifel an der Glaubwürdigkeit und Genauigkeit des Budgets aufwirft.

3. Unterschätzung der Kosten

Optimismus ist zwar begrüßenswert, kann aber dazu verleiten, die Kosten zu unterschätzen und unrealistische Schätzungen abzugeben. Bei der Erstellung eines Projektbudgets kann es vorkommen, dass Sie die Kosten zu niedrig ansetzen, um die Schätzungen zu senken und Ihr Projektbudget innerhalb bestimmter Grenzen zu halten.

Kurzfristig mögen Sie damit durchkommen, aber es wird Ihnen auf jeden Fall zum Verhängnis werden. Wenn nämlich Ihre Kostenvoranschläge zu niedrig angesetzt und sind ungenau, werden Sie in späteren Phasen des Projekts um zusätzliche Mittel kämpfen müssen, um die Lücken zu schließen, die Sie anfangs nicht berücksichtigt haben.

4. Überschätzung der Verfügbarkeit

Bei der Planung eines Projektbudgets kann es vorkommen, dass Sie vergessen, den Ausfall von Teammitgliedern im Projekt zu berücksichtigen. Im Idealfall gehen Sie davon aus, dass das gesamte Team zu 100 Prozent der benötigten Zeit zur Verfügung stehen wird und veranschlagen das Budget entsprechend.

Eine 100%ige Verfügbarkeit mag zwar gut klingen, ist aber in der Realität kaum möglich. Sie sollten sowohl den zu erwartenden als auch den unvorhergesehenen Ausfall von Teammitgliedern berücksichtigen und diesen Faktor in Ihr Projektbudget einbeziehen.

5. Steuern nicht berücksichtigen

Auch wenn es auf den ersten Blick nur eine Kleinigkeit zu sein scheint, können sie am Ende der Grund für erhebliche Kostenüberschreitungen sein. Sie müssen sicherstellen, dass in all Ihren Schätzungen und Angeboten die Steuern berücksichtigt sind, damit Sie ein genaueres Budget erstellen können.