Wie schätzt man Projekte mit Easy Project?

Das spricht Bände darüber, welche Bedeutung Schätzungen im Projektmanagement haben. Die Zeitschätzung ist dabei ein sehr wichtiges Element. Ein ineffektives Zeitmanagement kann zu unvermeidbaren Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führen. Das sollte ein*e Projektmanager*in um jeden Preis vermeiden.

Das Schätzen entscheidender Variablen, wie z. B. der Zeit, kann für den Erfolg eines Projekts von zentraler Bedeutung sein, weshalb Projektschätzungen nie für bare Münze genommen werden dürfen.

Wie stellt man eine angemessene Schätzung von Projekten sicher?

Die Zeitschätzung mag auf den ersten Blick eine leichte Übung sein, ist es aber nicht. Das Project Management Institute (PMI) stellt fest: „Schätzung ist kein einmaliges Ereignis, es ist ein Prozess“. Die Schätzung eines Projekts auf der Grundlage von Urteilsvermögen und Intuition ist zum Scheitern verurteilt, da das Element der menschlichen Voreingenommenheit in den meisten Fällen zu viel zu optimistischen und manchmal zu viel zu pessimistischen Schätzungen führt.

Projekte mit Easy Project schätzen

Entsprechend den Ausführungen des PMI ist die Schätzung von Projekten ein fortlaufender Prozess, der regelmäßigen Input und das Eingreifen aller Beteiligten erfordert, damit ein Projekt pünktlich abgeschlossen werden kann.

1. Aktivitäten auswählen

Zunächst müssen Sie Aktivitäten hinzufügen/aktivieren, für die Aufgaben erledigt werden sollen und für die die Zeit erfasst werden soll. Außerdem müssen Sie Projekte auswählen, denen die Aktivität zugeordnet werden soll. Dazu gehen Sie auf Administration >> Kategorien >> Aktivitäten (Zeitaufwand). Sie können einfach eine bereits hinzugefügte Aktivität hinzufügen oder aktivieren und die Kästchen der Projekte ankreuzen, denen diese Aktivität zugeordnet werden soll.

2. Aufgabe hinzufügen oder auswählen

Eine Aufgabe, auch bekannt als Schätzungsobjekt, ist das, wofür Sie die geschätzte Zeit messen. Das Hinzufügen einer Aufgabe oder die Auswahl einer Aufgabe ist ganz simpel. Dazu gehen Sie zu den Einstellungen >> Aktivitäten (Zeitaufwand). Hier können Sie entweder eine bestehende Aufgabe auswählen, für die Sie Zeit erfassen möchten, oder eine neue Aufgabe hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ klicken. Dieses Dashboard bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Auswahl der Aktivität bei der Erstellung einer Aufgabe oder bei der Zeiterfassung zu aktivieren.

3. Zeit erfassen

Natürlich ist die Zeiterfassung der wichtigste Schritt beim Messen und Schätzen von Projekten, und Easy Project bietet dafür mehrere Möglichkeiten.

Zeit direkt aus einer Aufgabe heraus erfassen

Mit dem Aufgaben-Dashboard können Sie mehrere Aufgabenfunktionen ausführen, einschließlich der Zeiterfassung. Das Bedienfeld zeigt mehrere Optionen an und Sie können bei einer Aufgabe auf die Option „Zeit erfassen“ klicken.

Zeit aus der Aufgabenliste heraus erfassen

Sie können die Zeit auch ganz einfach aus einer Aufgabenliste heraus erfassen, wenn Sie möchten. Dazu brauchen Sie nur zur Aufgabenliste zu wechseln. Sobald Sie die Aufgabenliste vor sich haben, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Aufgabe, für die Sie die Zeit erfassen möchten. Dadurch öffnet sich ein Menü, in dem Sie mehrere Optionen auswählen können – darunter auch die Option zur Zeiterfassung.

Zeit mit der Schaltfläche „Arbeit beginnen“ erfassen

Das Anklicken der Schaltfläche „Arbeit beginnen“ im Menü „Aufgabenfunktionen“ ist eine weitere einfache und interaktive Möglichkeit, die Zeit für eine Aufgabe automatisch zu erfassen. Dazu wählen Sie einfach die entsprechende Aufgabe aus und schon erscheinen diverse Optionen.

Wenn Sie mit der Zeiterfassung beginnen möchten, klicken Sie im Bedienfeld einfach auf die Schaltfläche „Arbeit beginnen“, und der Timer beginnt automatisch zu laufen. Sie können außerdem die Pausentaste verwenden, um den Timer vorübergehend anzuhalten, bevor Sie ihn weiterlaufen lassen oder schließen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Fertig“ klicken, stoppt der Timer und die Seite für die Zeiterfassung wird automatisch ausgefüllt. Das ist wahrscheinlich die bequemste und praktischste Art, die Zeit zu erfassen und Schätzungen zu erstellen.

4. Erfasste Zeit anzeigen und auswerten

Sie können keine Projektschätzungen erstellen, ohne den erfassten Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten zu analysieren. Daher bietet Easy Project Ihren Anforderungen und Wünschen entsprechend mehrere Methoden, um den erfassten Zeitaufwand anzuzeigen und zu kategorisieren.

Berichterstattung mittels Personalangabe

Mit dem Dashboard für Personalangaben können Sie den erfassten Zeitaufwand nach Tagen, Wochen, Monaten, Jahren oder sogar nach einem individuellen Zeitrahmen Ihrer Wahl einteilen. Gehen Sie dazu auf Mehr >> Personalangabe >> Details >> Optionen. Dort finden Sie die Option „Ergebnisse nach Optionen ordnen“. Mit dieser Option können Sie einen Zeitraum Ihrer Wahl festlegen und die erfassten Zeiteinträge entsprechend anzeigen lassen.

Berichterstattung mittels Module für persönliche Seiten

Easy Project bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, über ein interaktives und grafisches Modul sowie über das Modulfenster der persönlichen Seite den erfassten Zeitaufwand zu melden. Mit dieser Funktion können Sie Ihre erfassten Zeiteinträge in Form einer Liste oder eines Diagramms anzeigen oder melden. Dadurch sind sie leicht zu verstehen und zu interpretieren. Gehen Sie dazu in den Seitenbearbeitungsmodus >> Neues Modul hinzufügen >> Zeitspanne und Ausgabeformat konfigurieren.

Berichterstattung mittels Kalenderansicht

Sie können die erfasste Zeit auch über eine Kalenderansicht melden. Gehen Sie dazu in den Seitenbearbeitungsmodus >> Neues Modul hinzufügen (Zeitaufwandskalender) und konfigurieren Sie den Zeitrahmen anhand der verfügbaren Optionen.

Zusammenfassung

Da wir nun die Wichtigkeit der Projektschätzung verstanden haben, müssen wir auch verstehen, dass eine effektive Zeiterfassung die wichtigste Voraussetzung für die Erstellung aussagekräftiger Schätzungen ist. Easy Project bietet dafür eine äußerst praktische und interaktive Plattform, die mit zahlreichen Funktionen und Dashboards ausgestattet ist.

Wenn ein*e Projektmanager*in einen wirksamen Mechanismus für die Zeiterfassung gewährleisten kann, wird die Projektschätzung effizienter, und das Risiko von Zeit- und Kostenüberschreitungen sinkt erheblich.