Wie überwacht man die Leistung seiner Teammitglieder im Zeitalter des Home Office

Fragen zu Ihren Anforderungen und Zweifeln

Wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist der Bedarf an einem Werkzeug zur Überwachung ihrer Leistung durchaus berechtigt. Nicht nur für Sie selbst, um relevante Informationen zur Entwicklung „teamfördernder“ Lösungen zu sammeln, sondern auch für Ihre Kunden. Diese könnten die Schätzungen, das eingesetzte Budget und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter*innen in Frage stellen. Deshalb müssen Sie Ihre Aussagen mit Daten belegen können.

Andererseits werden Menschen weder persönlich noch mittels digitaler Technologien gerne bei ihrer Arbeit überwacht. Diese komplexe Lage ist für Projektmanager*innen eine Herausforderung, und Sie werden sich höchstwahrscheinlich eine Lösung zur Leistungsüberwachung einfallen lassen müssen.

Zuvor sollten Sie diese Fragen beantworten:

1. Weiß ich, warum und welche Daten ich genau überwachen möchte?
2. Habe ich einen „Implementierungsplan“ für eine Tracking-Lösung? Weiß ich, wie ich meinem Team die Notwendigkeit dafür erkläre?
3. Brauche ich wirklich ein spezielles Überwachungsinstrument, oder sind Funktionen zur Überwachung bereits Teil einer PM-Software, die ich gegenwärtig mit meinem Team verwende?

Wir meinen, dass es in den meisten Fällen eine gute Lösung wäre, eine solide Projektmanagement-Software zu verwenden, mit der alle Projektbeteiligten ihre Stunden erfassen können.

„Die schlechteste Idee wäre, Ihre
Mitarbeiter*innen ohne deren
Wissen zu überwachen.“

Kommen Sie sich wie ein großer Bruder vor? Seien Sie vorsichtig

Die Überwachung Ihrer Teammitglieder hängt zwar mit ihren täglichen Aktivitäten zusammen, aber es geht nicht darum, Überwachungskameras in ihren Wohnungen zu installieren und jeden Schritt zu beobachten. Sie müssen die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (und den gesunden Menschenverstand) wahren – Überwachung ist eine Sache, Ausspionieren eine andere. Wenn Sie also ein externes Werkzeug zur Überwachung Ihres Teams einsetzen, sollten Sie darauf achten, dass es mit der DSGVO vereinbar ist.

Professionelle und ethisch vertretbare Werkzeuge arbeiten meist nach dem Prinzip, die Zeit zu überwachen, die Ihre Mitarbeiter*innen mit arbeitsrelevanten Anwendungen verbringen, ohne dabei in den Verlauf ihres Internetbrowsers einzudringen.

Eine besonders schlechte Idee wäre demzufolge die Überwachung Ihrer Mitarbeiter*innen ohne deren Wissen. Ein Gefühl des Misstrauens und der Paranoia wird so oder so entstehen, aber so wäre es auch gerechtfertigt.

Bei der Einführung eines Instruments zur Überwachung sind einige Dinge zu beachten:

• Transparenz – Seien Sie Ihren Remote-Mitarbeiter*innen gegenüber offen und teilen Sie ihnen mit, dass Überwachungsmaßnahmen durchgeführt werden.
• Dokumente unterschreiben – Stellen Sie Ihren überwachten Mitarbeiter*innen eine komplett mit der DSGVO konforme Überwachungsrichtlinie zur Verfügung und lassen Sie sie diese unterschreiben, wenn sie damit einverstanden sind.
• Testen und erklären – Werkzeuge sind nicht nur zum Beobachten da, sondern auch zum Sammeln von Daten. Diese können Sie nutzen, um Ihr Team in die richtige Richtung zu lenken. Zeigen Sie Ihren Teammitgliedern regelmäßig die Ergebnisse der Überwachung. Präsentieren Sie die Erkenntnisse.
• Optimieren – Es kann auch vorkommen, dass Sie Ihr Team nicht mehr überwachen müssen oder dass Sie die Einstellungen für die Überwachung ändern müssen. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gesammelten Daten relevant sind und für die Entwicklung Ihres Teams und die Projektdurchführung sinnvoll sind.

„Achten Sie darauf, dass Ihre PM-Software
über geeignete Projektmanagementfunktionen
verfügt, die Ihnen bei der Umsetzung
 der Erkenntnisse aus den
Überwachungsergebnissen helfen.“

Wie viel Zeit verbringen wir mit der eigentlichen Arbeit?

Ein typischer Arbeitstag dauert 8 Stunden. Aber wissen Sie, wie viele Stunden Sie wirklich mit Ihrer Arbeit verbringen – mit der Erledigung Ihrer Aufgaben? Laut einer aktuellen britischen Studie ist ein*e durchschnittliche*r Büromitarbeiter*in nur weniger als drei Stunden des Arbeitstages produktiv. Eine andere Studie aus den USA zeigt, dass es nur etwas mehr als vier Stunden sind. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, würde man erwarten, dass diese Zahl sogar noch geringer ist, da die Erledigung von Haushaltsarbeiten für viele von uns eine Nebenbeschäftigung ist.

Andererseits könnten Ihnen viele Techniker*innen und IT-Profis sagen, dass sie locker mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Das liegt nicht nur an einzuhaltenden Fristen, sondern auch daran, dass die Menschen gerne neue Lösungen entwickeln – und das braucht definitiv mehr Zeit als die durchschnittliche Arbeitszeit hergibt. Die Liebe zu dem, was man tut, ist ein wichtiger Faktor.

Außerdem ist die Arbeitszeit im Home Office oft über den ganzen Tag verteilt und entspricht nicht immer dem „9-18 Uhr“-Schema. Denken Sie daran, wenn Sie die Ergebnisse auswerten.

Werkzeuge, Fähigkeiten und Fakten, die bei der Überwachung helfen

Wir haben vor kurzem unsere große Umfrage* unter Projektmanager*innen und Teamleiter*innen ausgewertet. Die Ergebnisse? Vertrauen und Verantwortung erwiesen sich als die wichtigsten Elemente beim Management von Projekten aus der Ferne. Um Ihr Team also sinnvoll und unaufdringlich zu überwachen, müssen Sie Schritt für Schritt das Vertrauen Ihrer Teammitglieder gewinnen.

(*Fordern Sie den vollständigen Bericht zur Umfrage an, wir schicken ihn Ihnen per E-Mail zu.)

Ein Aspekt der Vertrauensbildung ist der Einsatz visueller PM-Werkzeuge, mit denen Sie Ihren Teammitgliedern einfach erklären können, wie ihre individuelle Arbeit den Gesamtfortschritt des Projekts und die Aufgaben der anderen beeinflusst. Nachfolgend finden Sie drei konkrete Tipps:

1. Regelmäßige Meetings durchführen, über Meilensteine sprechen
   Es geht doch nichts über die gute alte Intuition, die auf Kommunikation auf Augenhöhe beruht, nicht wahr? Sprechen Sie mit Ihrem Team nicht nur, um Informationen über die Entwicklung der Aufgaben zu erhalten, sondern auch, um Ihre Kolleg*innen auf Kurs zu halten. Konzentrieren Sie sich bei diesen Online-Meetings auf das Erreichen von Meilensteinen (hier ist eine kleine Hilfestellung) und geben Sie Ihren Mitgliedern Raum, um die Fortschritte zu präsentieren, die sie seit dem letzten Meeting erzielt haben. So wird Ihr Team motiviert, die Zeit effektiver zu nutzen.
2. Zeit erfassen, gezielte Einblicke erhalten
   Die Zeiterfassung ist wichtig, aber ohne eine Auswertung hat sie keinen Mehrwert. Mit einigen Werkzeugen zur Zeiterfassung (z. B. Zeitbericht-Dashboard oder Zeiterfassungsbögen für wöchentliche Berichterstattung) in Ihrer PM-Software erhalten Sie relevante Daten, mit denen Sie besser planen, genauere Preis- und Zeitschätzungen für Ihre Kunden erstellen und auch die Zeit Ihres Teams optimieren können.
3. Kontrolle und Berichterstattung
   Da Sie nicht an Ihren Bildschirm gefesselt sein und die Leistung Ihrer Teammitglieder in Echtzeit verfolgen wollen, sollten Sie Projektmanagementfunktionen nutzen, die diese Aufgabe für Sie übernehmen und Sie warnen, wenn etwas schief (oder sehr gut) läuft. Visualisieren Sie die verfügbaren Statistiken in Form von Grafiken und Diagrammen mittels der Werkzeuge zur Berichterstattung, damit Sie die Produktivitätsspitzen und -lücken besser verstehen können.

Zusammenfassung

Die Überwachung der Produktivität Ihres Teams ist nicht nur in der Zeit nach COVID ein berechtigter Schritt. Aber Sie müssen professionelle, mit der DSGVO konforme Werkzeuge anstelle invasiver Apps einsetzen. Außerdem müssen Sie Ihren Kolleg*innen von der Überwachung erzählen, denn Vertrauen und Verantwortung haben sich als die wichtigsten Elemente beim Management von Projekten aus der Ferne erwiesen. So wird ihnen die Angst vor der Überwachung genommen und die Vorteile erklärt, wobei ihre Privatsphäre zu 100 % geschützt bleibt. Eine Überwachung ohne eine Nachbearbeitung der Ergebnisse hat jedoch keinen Mehrwert. Um die Ergebnisse der Überwachung also optimal nutzen zu können, müssen Sie die Daten der Ergebnisse mit verschiedenen Werkzeugen Ihrer Projektmanagementsoftware verknüpfen.