Wie wird ein Projekt gegliedert und wie bereiten Sie sich auf Ihr Projekt vor

Einmal erstellt, sieht der PSP oft wie ein hierarchisches Diagramm aus, das gesamte Projekt repräsentiert und es in kleinere Abschnitte unterteilt, die leichter zu verwalten und zu pflegen sind. Die Aufteilung hilft den Projektmanagern, ihre Teamarbeit richtig zu planen, die notwendigen Entscheidungen zu treffen und sich auf verschiedene Szenarien vorzubereiten.

Für wen ist der PSP geeignet?

Der Zweck des PSP ist es, ansonsten komplexe Projekte auf einfache Art und Weise zu verwalten, wobei die einzelnen Abschnitte übersichtlich dargestellt werden. Auf dieser Basis kann das Team effektiv an mehreren Abschnitten gleichzeitig arbeiten und so die Bereitstellung von Ergebnissen beschleunigen.

Kreativteams können den PSP nutzen, um Designern, Kreativen und Strategen einen Einblick in die Aktivitäten ihrer Kollegen zu geben und sich gegenseitig zu inspirieren. Die Zerlegung des Projekts in einzelne Abschnitte hilft beim Austausch von Ideen und relevanten Inhalten. Technikteams können den PSP als klassischen Leitfaden für die Entwicklung von Komponentenlayouts verwenden. Teams, deren Mitglieder aus der Ferne zusammenarbeiten, werden den PSP zu schätzen wissen, da sie nachvollziehen können, wer woran gearbeitet hat.

Vorteile der Gliederung

Die Hauptvorteile des PSP sind:

• Konzentration auf das Gesamtergebnis des Projekts
• Organisation von einzelnen Abschnitten
• Überblick über den Projektfortschritt
• Hilft bei der Vorhersage der Projektentwicklung
• Ermittlung messbarer Ergebnisse
• Bietet Abgrenzungen und minimiert Überschneidungen von Verantwortlichkeiten
• Verbessert die Teamkreativität
• Hilft bei der Beschreibung des Projektumfangs für andere Beteiligte
• Erhöht die Kommunikationseffizienz
• Beseitigt Unordnung
• Ermöglicht die Wiederholung erfolgreicher und bewährter Praktiken

PSP-Design und Schlüsselkomponenten

Die Struktur der Arbeitsteilung wird meist durch eine Baumgrafik, in Tabellen oder nummerierten Listen dargestellt. Sie umfasst:

• Identifizierung der für die Maßnahme verantwortlichen Person oder Stelle
• Zeitplan (einschließlich Anfangs- und Liefertermine)
• eine Reihe von Ressourcen
• die notwendigen Einzelheiten des Projektvertrages
• Informationen zur verwendeten Technologie
• Anweisungen zur Qualitätskontrolle der Ausgabe
• Kostenanalyse

Schaffung einer Arbeitsteilung

Um Ihren eigenen PSP zu erstellen, müssen Sie das gesamte Team und die erforderlichen Dokumente zusammenstellen. Dazu gehören Verträge, Projektrichtlinien, Problem- und Umfangsdefinitionen, Prozessinformationen und Anweisungen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Auf dieser Grundlage können Sie einen PSP anlegen und dann wie folgt vorgehen.

1. Projekterklärung

Um den grundlegenden Charakter des Projekts zu beschreiben, reicht ein Satz oder Absatz aus. Damit wird die Vision des Projekts in seiner endgültigen Form erfasst. Die Projekterklärung ist ein wesentlicher Baustein des Projekts und sollte dem gesamten Team mitgeteilt werden.

2. Projektphasen

Bestimmen Sie einfach, wer was, wann und nach der Übergabe macht. Je nach Umfang Ihres Projekts können Sie die Phasen z. B. in Abschnitte unterteilen, je nachdem, wie sie voneinander abhängen. Die Form der Phasen richtet sich nach der Art des Projekts und Ihrem Ansatz für das Projektmanagement.

3. Ergebnisse

Definieren Sie die einzelnen Ergebnisse aller Abschnitte und nicht nur das Ergebnis des Endprodukts, auf dem das Projekt basiert. Oft sind das die Ergebnisse jeder Phase, die Sie zuvor definiert haben.

4. Handlungen

Die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern ist erforderlich, um Ergebnisse zu erzielen. Der Weg zu den Projektergebnissen in seinen Phasen ist daher in einzelne Aufgaben unterteilt.

5. Aufgaben

Und sie werden einzelnen Teammitgliedern zugewiesen, die die Verantwortung dafür übernehmen. Es gibt eine klare Struktur der Arbeitsanalyse - man sieht, wer was wann macht und was folgt.

Heutzutage ist es am einfachsten, den PSP mit einer Projektmanagementsoftware wie Easy Project zu erstellen. Sie bieten eine einfache Verbindung zu anderen Projektinformationen und eine spezielle Schnittstelle für die Erstellung eines PSP und zu anderen Projektmanagement-Tools und -Methoden.