Woher wissen Sie, ob Ihr Projekt wirklich erfolgreich war

Manche beurteilen den Erfolg des Projekts vielleicht danach, wie gut das Budget und die Fristen eingehalten wurden, andere danach, ob das daraus resultierende Ergebnis den Erwartungen des Kunden und Auftraggebers entsprach. Erfolg oder Misserfolg ist bis zu einem gewissen Grad subjektiv, aber um unsere eigene Arbeit am Ende unseres Projekts beurteilen zu können, müssen wir zu Beginn Messwerte festlegen, anhand derer wir das Endergebnis beurteilen.

Selbst wenn Ihnen die besten erhältlichen Werkzeuge für das Projektmanagement zur Verfügung stehen, ist es schlichtweg einfacher, den ultimativen Erfolg zu erzielen, wenn das gesamte Team in die gleiche Richtung arbeitet und die einzelnen Mitglieder die aktuellen und allgemeinen Prioritäten kennen. Wie können wir also Ziele setzen und den Erfolg unserer Projekte bewerten?

Umfang

Der Umfang des Projekts umfasst alle Arbeiten, die abgeschlossen werden müssen, um das erwartete Ergebnis zu erreichen. Er umfasst also einzelne Ziele, Teile und Aufgaben sowie Kosten und Termine.

Die Verwendung des Umfangs als Bewertungskriterium ist nicht geeignet, wenn Sie zu Beginn der Arbeit nicht den gesamten Umfang kennen. Schließlich beinhaltet agiles Management oft das Fehlen spezifischer Produktanforderungen, die mit schrittweisen Änderungen und Entwicklungen zunehmen.

In anderen Fällen hilft die Überwachung des Umfangs jedoch dabei, Überstunden und das Hinzufügen von Anforderungen zu vermeiden, die die Projektzeit und das Budget gefährden würden. Das Gantt-Diagramm ist natürlich das ideale Werkzeug zur Visualisierung des gesamten Projektumfangs.

Zeitplanung

Indem wir nicht nur das endgültige Lieferdatum, sondern auch Meilensteine und Teilfristen festlegen, erhalten wir einen vollständigen Projektzeitplan, mit dem wir bei der Organisation der Projektdauer arbeiten können. Die häufigste Ursache für Projektfehler ist in dieser Hinsicht die Überlastung der Teammitglieder.

Um mit Ihrem Team effektiv arbeiten zu können, benötigen Sie zunächst Eingabedaten, d. h. Zeitkonten aus früheren Projekten, auf deren Grundlage Sie zukünftige Projekte planen können. Wenn Sie diese Informationen mit der bewährten Methode der Einbeziehung von Zeitpolstern kombinieren, sind Sie auf dem besten Weg zu einer genauen Planung und einem guten Zeitmanagement.

Wenn Sie Ihr Projekt nach Fristen und Follow-Up-Zeiten evaluieren und feststellen, dass Sie Ihren Rückstand nicht aufholen können, müssen Sie Ihren Zeitplan entweder direkt oder durch eine Erhöhung der Arbeitsbelastung des Teams aufstocken. Das Gantt-Diagramm ist auch dann nützlich, wenn Sie mit dem zeitlichen Aspekt des Projekts arbeiten, da es z. B. in Form unseres Easy Gantt einzelne Vorgänge auf der Zeitachse darstellt.

Budget

Ein Fehler in dieser Hinsicht verteuert das Projekt und ist fast immer auf eine schlechte Budgetplanung und Finanzverwaltung des Projekts zurückzuführen. Im Rahmen des Planungsprozesses müssen alle mit dem Projekt verbundenen Kosten ermittelt und für den Fall unerwarteter Kosten und Fehlkalkulationen ein finanzielles Polster in das Budget eingeplant werden, das einigen Meinungen zufolge bis zu 30% des Budgets betragen sollte.

Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der der Erfolg Ihres Projekts nur vom Budget abhängt, gibt es nichts Einfacheres, als den Umfang zu überprüfen, Termine zu verschieben oder das Endprodukt zurückzustellen. Wenn Sie jedoch alles in der ursprünglich vorgesehenen Qualität und innerhalb des Budgets liefern wollen, müssen Sie das Projekt zunächst richtig vorbereiten und dann die Instrumente einsetzen, die Ihnen während des gesamten Prozesses bei der Verwaltung und Administration helfen.

Unternehmensziele

Hat Ihr Projekt den erwarteten Nutzen gebracht? Hat sich die Investition in die Planung wie erwartet ausgezahlt? Heutzutage kann es schnell passieren, dass sich der Plan eines Projekts während seiner Vorbereitung und Durchführung mehr oder weniger ändert. Deshalb müssen das Projektmanagement und seine Komponenten kontinuierlich evaluiert werden, um die Erwartungen und Ziele zu erfüllen, die letztendlich zur Erfüllung einer umfassenderen Geschäftsstrategie beitragen.

Kundenzufriedenheit

Unter diesem Gesichtspunkt ist Ihr Projekt dann erfolgreich, wenn es letzten Endes die Erwartungen des Kunden erfüllt oder sogar übertrifft. Wir müssen die Qualität der Ergebnisse, die gesamte Kundenerfahrung und Kommunikation, die während des Projekts stattgefunden hat, berücksichtigen.

Trotz seiner Bedeutung wird dieser Messwert fälschlicherweise übersehen. Die Gewinnung neuer Kunden kostet die meisten Unternehmen viel Geld. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, bestehende Kunden durch Qualität und erfolgreiche Projekte an das Unternehmen zu binden. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Kunden um andere Unternehmen oder direkte Endkunden handelt, ist es wichtig, aussagekräftiges Feedback von ihnen zu erhalten, um die Kundenzufriedenheit beurteilen zu können.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass wir bei der Verwaltung eines Projekts zwei der drei Optionen – Umfang, Zeitplanung und Budget – wählen müssen, um erfolgreich zu sein, und die dritte Option geben wir im Kompromiss auf. Die Situation wird noch schwieriger, wenn wir dem Dreieck im Hinblick auf die Unternehmensziele und die Kundenzufriedenheit weitere Punkte hinzufügen. Unser Rat am Ende ist einfach: Bestimmen Sie zu Beginn des Projekts gemeinsam mit anderen Projektbeteiligten, welches Kriterium für Ihr Projekt relevant ist.