Zehn Gebote für ein unbeschwertes Team

Dass die übermäßige Arbeitsbelastung ein wachsendes Problem ist, wird durch eine Deloitte-Umfrage in den USA bestätigt, in der sich 64 % der Manager*innen über die Überlastung ihrer Teams beklagen. Was können die Folgen einer derartigen Situation sein?

• Verminderte Qualität der Arbeitsergebnisse
• Das Team hält die Fristen nicht ein
• Geringere Motivation und Eigeninitiative
• Unangenehme Atmosphäre am Arbeitsplatz
• Erhöhte Mitarbeiterfluktuation

Die zehn Gebote für Manager*innen

Wie können Sie Ihrem Team helfen, sich nicht mehr überfordert zu fühlen? Halten Sie sich einfach an die „Zehn Gebote für ein unbeschwertes Team“ und Ihr Team wird entspannt arbeiten können.

1/ Transparent sein

In vielen Unternehmen finden wir „offene Projekte“, die Kapazitäten verschlingen. Dabei kann es sich um persönliche Aufgaben, alte ungelöste Projekte oder einfach um Ad-hoc-Aufgaben handeln, die man schnell loswerden möchte. Es ist wichtig, alle darüber zu informieren – vor allem diejenigen, die für die Planung zuständig sind.

Das kann das PMO, der*die Portfoliomanager*in, die Geschäftsführung oder der*die Ressourcenmanager*in sein. Sie sollten immer alle Projekte im Unternehmen auf dem Schirm haben. Dabei kann Ihnen zum Beispiel das agile Ressourcenmanagement helfen, das Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Projekte liefert. Alle Projekte werden in diesem Werkzeug einfach übereinandergelegt und andere können sie mühelos einsehen.

2/ Ein Werkzeug für die Projektzuweisung verwenden

Nutzen Sie ein Werkzeug, das Ihnen anzeigt, welche Teams bereits überlastet sind und wo Kapazitäten frei werden. Das ideale Werkzeug für die Projektzuweisung ist intuitiv – es bereitet keine zusätzliche Arbeit und bietet jederzeit einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte. Wer Kenntnis über Aufgabendetails braucht, kann die einzelnen Projekte einsehen.

3/ Die Fähigkeiten Ihres Teams verbessern

Gibt es oft Aufgaben, die nur ein*e bestimmte*r Mitarbeiter*in erledigen kann? Was aber, wenn diese Person gerade mit etwas anderem beschäftigt ist? Vielleicht wird es Zeit, noch jemanden auszubilden, damit sich die Projekte nicht bei einer Person anhäufen und sie überfordern. Dabei kann Ihnen der Abschnitt „Fähigkeitenmanagement“ des Werkzeugs „agiles Ressourcenmanagement“ helfen, in dem Sie jederzeit die aktuelle Arbeitsbelastung Ihrer Teammitglieder einsehen können.

4/ Keine Angst haben, nein zu sagen

Zeigt Ihnen das Werkzeug für die Projektzuweisung Konflikte oder eine Überlastung des Teams an? Versuchen Sie auf keinen Fall, ein weiteres Projekt in eine überfüllte Arbeitswoche zu quetschen, sondern verschieben Sie die Arbeit lieber auf andere Wochen. Dadurch wird nicht nur die Qualität der Projekte verbessert, sondern auch die Stimmung im Büro. Letztlich ist die Kommunikation in jedem Arbeitsumfeld unerlässlich, womit wir auch schon beim nächsten Punkt wären.

5/ Kommunikation darf nicht unterschätzt werden

Wir übernehmen oft mehr Projekte, als wir sollten. Der Grund dafür ist eine unzureichende Kommunikation. Es ist wichtig, den Teammitgliedern zuzuhören, damit Sie realistische Fristen setzen und abschätzen können, wie viel Arbeit bewältigt werden kann. Außerdem müssen Sie allen Beteiligten genaue Informationen zukommen lassen. Das Werkzeug für das agile Ressourcenmanagement hilft Ihnen bei der Transparenz und der Kommunikation zwischen den Teams über den Status der Kapazitäten.

Agiles Ressourcenmanagement

6/ Keine unrealistischen Fristen setzen

Die Bewältigung eines anspruchsvollen Zeitplans beginnt mit einer realistischen Frist. Rechnen Sie immer mit unerwarteten Verzögerungen und Feedback und kalkulieren Sie die „Pufferzeit“ ein – eine Zeit für unerwartete Vorkommnisse. Zu wenig Zeit für die Erledigung einer Aufgabe schränkt auch die Kreativität der Mitarbeiter*innen ein.

7/ Prioritäten setzen

Man kann sich im Laufe eines Projekts leicht in Prioritäten verlieren. Halten Sie Ihre Prioritätenliste stets griffbereit und vergessen Sie nicht, regelmäßig einen Blick darauf zu werfen. Außerdem haben Sie in Easy Project dank der persönlichen Dashboards alle Prioritäten immer schnell zur Hand.

8/ Loben nicht vergessen

Motivation und Vertrauen können Wunder bewirken. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen wissen, dass Sie ihre Arbeit schätzen. Zeigen Sie ihnen Vertrauen, indem Sie ihnen zum Beispiel ermöglichen, ihre Arbeit selbst zu planen. Dadurch werden die Teams eigenverantwortlicher.

9/ Große Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilen

Gliedern Sie Projekte immer in Teilaufgaben auf, z. B. mit dem WBS-Werkzeug. Dadurch wird das Projekt überschaubarer und es hilft den Mitarbeiter*innen, es schneller abzuschließen, weil sie durch den sichtbaren Fortschritt motiviert werden.

10/ Auf Ruhephasen achten

Und zwar nicht nur auf Ihre eigenen, sondern auch auf die Ihres Teams. Vermeiden Sie unnötige Kommunikation nach Feierabend. Wenn jemand plant, in den Urlaub zu fahren, sollte das nicht bedeuten, dass er*sie vor der Abreise mehr arbeiten muss. Wenn möglich, sollten Sie Flexibilität und Home Office fördern.

Zusammenfassung: Tschüss, überlastetes Team

Ein gutes Gleichgewicht zu finden und zu lernen, wie man sein Team nicht überlastet, kann ziemlich knifflig sein. Aber wenn Sie die „Zehn Gebote für Manager*innen“ befolgen und regelmäßig mit Ihrem Team sprechen, sind Sie auf dem besten Weg zu einer idealen Arbeitsorganisation. Entdecken Sie das neue Easy Project 12, das genau dafür die richtigen Werkzeuge bereithält.