Projekt-Portfoliomanagement in der Fertigungsindustrie - Bosch Diesel Fallstudie
Manufacturing
4 400+
Bosch Diesel s.r.o in Jihlava ist eine Bosch Group Tochtergesellschaft, die ein über 700 Mio. Euro teures Werk betreibt. Aus einer Firma mit 160 Mitarbeitern im Jahr 1994 wurde sie innerhalb der Bosch Group für Common-Rail-Dieseleinspritzsysteme allmählich zum größten Fertigungswerk der Welt.
Bosch Diesel Firmengeschichte
Vor Easy Project wurde das Projektmanagement überwiegend mit mehreren geteilten Excel-Blättern verwaltet. Projekte/Produktionsprozesse wurden im internen Websystem initialisiert, wo der Auftraggeber seinen Bedarf definieren konnte, was dann für die Planung und den Zeitplan manuell in Excel-Blätter übertragen wurde. Um verfügbare Maschinenkapazitäten und verfügbare Mitarbeiter zu bestimmen, musste das Management aber ein anderes Excel-Blatt hinzuziehen. Um also bestimmte Informationen finden zu können, die für die Planung eines Projekts nötig waren, mussten mehrere Excel-Blätter geöffnet, diskutiert und manuell aktualisiert werden.
Die Nachteile dieses Ansatzes sind offensichtlich. Die Blätter wurden über ein freigegebenes Netzlaufwerk geteilt und für die Bearbeitung gesperrt, wenn gerade jemand daran gearbeitet hat. Die Planung war ein Chaos, weil Bosch Diesel hunderte Projekte mit dutzenden gleichzeitig arbeitenden Managern durchführte. Das manuelle Kopieren jeglicher Informationen führt zwangsläufig zu Fehlern, die in der Fertigungsindustrie sehr kostspielig sind. Außerdem brachte die schlechte Ressourcenplanung und Unterauslastung der Maschinen enorme zusätzliche Kosten. Auf der anderen Seite verzögerte eine schlechte Planung der Kapazitäten, die eigentlich gar nicht verfügbar waren, die Lieferzeiten und das war das Hauptproblem unzufriedener Kunden. Zu guter Letzt war die manuelle Arbeit in Verbindung mit dem Aktualisieren zahlreicher Excel-Blätter und dem Copy-Pasting von Informationen keine effiziente Lösung, die Zeit von hochqualifizierten, teuren Profis zu nutzen.
Hersteller von Komponenten für Dieseleinspritzsysteme
3 Fertigungswerke Größter Arbeitgeber der Region
Mitarbeiter Bosch Diesel +4400
Bosch Diesel nahm die Ausschreibung sehr ernst. Alle berücksichtigten Systeme wurden bei einem Pilotprojekt ein halbes Jahr lang getestet. Nach diesem intensiven Test wurde Easy Project zur besten Lösung ernannt. Andere berücksichtigte Systeme waren Jira, MS Project, Wrike und Asana.
Einführung von Easy Project bei Bosch Diesel
Die Einführung von Easy Project bei Bosch Diesel war sehr komplex. Bosch konnte alle Projektparameter klar definieren und alle konnten von den Kern- und benutzerdefinierten Feldern von Easy Project abgedeckt werden und sogar benutzerdefinierte Felder wurden eingeführt.
Während die Anfangsphase leicht war, tauchten bestimmte Probleme beim Migrationsprozess vom internen Websystem in Easy Project auf. Weil das interne Websystem keine API oder andere Integrationsart anbot, ging die Migration der Daten nur über Excel. Dadurch konnten wir alle Projekte mit bereits definierten Parametern importieren.
Diesem Problem folgte ein Server-Problem, das durch die Sicherheitsrichtlinien von Bosch entstand und alle Bosch-Systeme hinter einer Firewall versteckte. Easy Project läuft hingegen auf einem Linux-Server und es war unmöglich, Linux und alle notwendigen Abhängigkeiten zu installieren, ohne wenigstens Zugriff auf gewöhnliche Linux-Repositorien zu haben. Trotzdem konnten wir eine elegante Lösung finden - Bosch Diesels Easy Project läuft jetzt in einem Docker, also wird die ganze Laufumgebung von einem Docker virtualisiert und konnte an Bosch mit einem einfachen Docker-Image übertragen werden.
Weil Easy Project von dutzenden Projektmanagern genutzt werden sollte, wurde ihnen ein Vor-Ort-Training angeboten, anstatt der gewöhnlichen, von Easy Project angebotenen Fernausbildung. Das Training wurde in mehreren Sitzungen durchgeführt, separat für die Leiter und die Projektmanager. Das Training wurde in Form von einem Workshop durchgeführt, weil es bewiesenermaßen die beste Lernmethode für eine neue Anwendung ist. Visuelle Präsentationen wurden mit praktischen Managementaufgaben in Easy Project verflochten. Nach so einem interaktiven Workshop merkten sich die Manager mehr über die neue Anwendung und waren bereitwilliger, andere Feature zu erkunden, und begannen sofort mit Easy Project zu arbeiten.
Hauptvorteile von Easy Project bei Bosch Diesel
Für eine Fertigungsfirma ist die Genauigkeit der Produktionsplanung sehr wichtig. Aufgrund der Tatsache, dass Produktionsmaschinen DER teuerste Vermögenswert für Bosch Diesel und im Allgemeinen für alle Fertigungsfirmen sind, ist ihre volle Auslastung der Schlüssel zur Wirtschaftlichkeit. Dieser Planungsbedarf wird von der Ressourcenplanung von Easy Project voll erfüllt. Dank des gut visualisierten Ressourcenmanagements in Easy Project kann Bosch Diesel seinen Kunden ganz einfach das früheste und genaueste Lieferdatum mitteilen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Easy Project für Bosch ist die Effizienz des Projektmanagements. Mit Easy Project können Manager mehr Projekte gleichzeitig managen. Das Projektmanagement ist jetzt intuitiver, gut visualisiert und genauer. Easy Project eliminiert jede Fehlermöglichkeit des manuellen Kopierens von Informationen von einem Excel-Blatt zum nächsten – ein Problem, dass bei Bosch Diesel vorher oft auftrat. Es gibt keine Fehler beim Planen, die von Informationen verursacht wurden, die nicht mit der Realität übereinstimmen. Die Beseitigung dieser Planungs- und Managementfehler halfen dieser Fertigungsfirma, den Profit zu steigern und die Kosten zu senken.
Außerdem hilft Easy Project Bosch Diesel zu einer verbesserten Teamarbeit und Zusammenarbeit. Der Informationsfluss stagnierte durch die Nutzung von Excel-Blättern ständig, wodurch es unmöglich war, Informationen just-in-time zu bekommen und als Team zusammenzuarbeiten. In einer Umgebung, in der das Teilen von Ressourcen der Schlüssel zur Wirtschaftlichkeit ist, funktioniert die Nutzung von Excel-Blättern für den Informationsaustausch einfach nicht. Mit Easy Project kann Bosch Diesel Informationen sofort teilen und sie können Synergien erreichen, bei denen jeder Manager als Teammitglied einen größeren Beitrag leisten kann.
Die meist genutzten Projektmanagementwerkzeuge von Bosch Diesel
Projekt
portfolio
Gantt
Diagramm
Bosch Diesels Projektmanager managen bis zu hunderte Projekte gleichzeitig. Mit Portfolio Gantt können sie Projektfortschritte, -phasen und Projekte hinter dem Zeitplan sehen.
Ressourcen
management
Bosch Diesel hat mehrere Teams, die gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. Im Durchschnitt sind 100 Leute pro Projekt involviert, wodurch das Ressourcenmanagement zum Schlüsselwerkzeug wird. Eine unerwartete Nichtverfügbarkeit der Arbeiter kann sofort im Projektplan gesehen werden und die Projektmanager können die Aufgabe schnell neu planen oder neu vergeben.
Anwesenheits
management
Die Genauigkeit des Ressourcenmanagements erfordert genaue Informationen über die Anwesenheit der Teammitglieder, die man mit dem Anwesenheitsmanagement einfach nachvollziehen und planen kann.
