Projektmanagementinnovationen unterstützt von Easy Project - JIRI models Fallstudie

Vorheriger Managementstil und Werkzeuge

Die Projekte wurden in Redmine gemanagt, das vom Kunden mit einigen nützlichen Modifikationen etwas verbessert wurde. Andere Abteilungen des Unternehmens nutzen Microsoft Dynamics NAV zum Organisieren der Arbeit und Speichern der Daten. Die Systeme (Redmine und NAV) waren miteinander verbunden, um die Kommunikation zwischen Abteilungen zu ermöglichen und zu automatisieren.

Technisch hat es folgendermaßen funktioniert: Wenn ein neues Projekt in NAV erstellt und definiert wurde, gab es eine Funktion, die diese Daten an Redmine übertragen und somit ein neues Projekt mit bestimmten Attributen erstellt hat.

Redmine wurde zu einem nützlichen Werkzeug, das im Unternehmen beim Organisieren der Arbeit half. Die Projekte, an denen JIRI models arbeitet, sind sich sehr ähnlich und die Projektstruktur in Redmine wurde sehr einfach gehalten. Projekte wurden in 4 oder 5 Aufgaben unterteilt und diese waren für jedes Projekt identisch oder ähnlich. Eine Aufgabe wurde im Laufe ihres Lebenszyklus an mehrere Beauftragte weitergereicht, je nachdem, wessen Aufgabe es war, eine Aktion für die in dieser Aufgabe verpackte Arbeit auszuführen. So wurde eine Aufgabe nur von dem im Moment beauftragten Mitarbeiter beobachtet und überwacht. Um den Überblick über die Aufgaben zu behalten, wurde der standardmäßige Filter "Meine Aufgaben" im persönlichen Dashboard von Redmine verwendet.

Obwohl das System eine Zeit lang gut funktionierte, erwies es sich als unzureichend, mit den innovativen Plänen und Strategien des Firmenmanagements mitzuhalten. Diese Strategien konzentrierten sich vor allem auf mehr Transparenz und Klarheit für den ganzen Prozess, auf die Möglichkeit zur Vorhersage oder zum Erkennen der Gründe für Verzögerungen beim Projekt und auf das Ansprechen der verantwortlichen Personen sowie auf die Einführung einer effizienten Ressourcenmanagementplanung etc. Die erwarteten Vorteile wären sicherlich ein schnellerer und reibungsloserer Lieferprozess und das Erhalten solider Daten, um andere interne Werkzeuge und Mechanismen zur Verbesserung der Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu entwickeln.

Vor dem Start der Implementierung hatten die Manager von JIRI models bereits eine klare Idee von dem neuen Prozess, den sie einführen wollten, und davon, wie der Workflow idealerweise aussehen sollte. Zunächst konzentrierten wir uns auf die Implementierung des Prozesses in das System, indem wir eine Aufgabenstruktur erstellten und deren Ablauf und die Berechtigungen sowie die Benutzeroberfläche für jede Benutzergruppe definierten, damit die richtigen Informationen rechtzeitig zu den richtigen Leuten kommen. Während der Implementierung kooperierten wir auch mit verschiedenen externen Partnern von JIRI models, um die Verbindung zwischen Easy Project und Microsoft Dynamics NAV einzurichten und zu verbessern. Für die Implementierung musste im Voraus viel geplant und designt werden. Das kam daher, dass alle Produktionsprozesse über Redmine liefen, was direkt nach der Bereitstellung von Easy Project ersetzt werden sollte, um die Kontinuität der Daten nicht zu unterbrechen.

Projektvorlagen und API-Integration

Alle Projekte haben eine ähnliche Struktur. Im Gegensatz zu Redmine ermöglicht Easy Project das Erstellen von Projektvorlagen, die als Basis für das Erstellen eines neuen Projekts genutzt werden. In diesem Fall ist der größte Vorteil der Vorlagenverwendung die Möglichkeit, die Aufgabenstruktur, ihre Beziehungen und die Beschreibung jeder Aufgabe dort zu behalten. Wir haben eine Verbindung zwischen Easy Project und Microsoft Dynamics NAV eingerichtet. Wenn ein neues Projekt in NAV erstellt wird, kann man den relevanten „Projekttyp“ in einem benutzerdefinierten Feld auswählen. Diese Information wird an Easy Project geschickt, wo dann automatisch die Projektvorlage für die neue Erstellung ausgewählt wird. Die Daten aus NAV werden dorthin übertragen.

Easy Project Kernfunktionen und persönliche Dashboards

Wir haben uns die von Easy Project angebotenen Kernfunktionen zu Nutze gemacht und verschiedene Aufgabentypen mit verschiedenem Workflow eingerichtet. Das bedeutet, dass sich die möglichen Status für eine Aufgabe je nach Aufgabentyp unterscheiden. Außerdem ist die Statussequenz definiert, um den Benutzern beim Identifizieren des nächsten Schrittes zu helfen, und die Status können entsprechend der Rolle des Benutzers auf verschiedene Weise verwendet werden, da sie verschiedene Verantwortlichkeiten haben. Die Status sowie die Tracker (Aufgabentypen) wurden für die persönliche Dashboard-Einstellung verwendet, um für jeden Benutzer relevante Aufgaben zu filtern. Zum Beispiel kann ein Vorgesetzter den Status der zu erledigenden Aufgaben überwachen, um die Aufgaben separat zu verfolgen, die von ihm/ihr ein Feedback oder eine Bestätigung brauchen, oder er/sie kann sich verzögernde Aufgaben identifizieren etc.

Die meist genutzten Projektmanagementwerkzeuge von JIRI models

Berechnete benutzerdefinierte Felder

Werden zur Berechnung der Differenz zwischen erwarteter und realer Kosten mancher Lieferungen verwendet. Zur Übertragung einiger Projektinformationen auf der Aufgabenebene.

Ressourcen
management

Zur effektiven Verteilung der Arbeit an interne sowie externe Leute, während sichergestellt wird, dass niemand überlastet wird.

Easy Gantt und Portfolio Gantt

Zur Überwachung und Mitteilung des erwarteten Projekttermins.