Wie Wachstum dazu führte, dass Easy Software ein erstklassiges Werkzeug für agiles Ressourcenmanagement entwickelte

Warum brauchten wir ein Werkzeug?

Vor dem agilen Ressourcenmanagement haben wir kein Werkzeug für das Ressourcenmanagement genutzt. Warum? Für uns war das traditionelle Ressourcenmanagementsystem zu komplex, weil es Stunden als Maßeinheit verwendet und für ein detailliertes Management des Personals gedacht ist.

Deshalb hat in unserem Unternehmen jedes Team sein Arbeitspensum selbst verwaltet. Bei 50 oder 60 Leuten hat das noch gut funktioniert, aber dann sind wir immer mehr geworden. Die Zahl der Teammitglieder wuchs, die Zahl der externen Mitglieder nahm täglich zu und wir merkten, dass wir unbedingt ein Werkzeug brauchten. Unser CEO, Filip Morávek, erkannte den firmeninternen Bedarf und kam auf die Idee, ein Werkzeug für das agile Ressourcenmanagement zu entwickeln.

Die Erwartungen waren hoch

Während der Entwicklung des Werkzeugs für das agile Ressourcenmanagement hat Filip, unser CEO, in der Rolle des Kunden eng mit dem Entwicklungsteam und unserem Produkteigner, Jan Pavera, zusammengearbeitet. Wir wussten genau, wie wir uns dieses Werkzeug vorstellten:

• Ressourcenmanagement auf globalem Niveau
• Ein kristallklarer Überblick über die Ressourcenzuweisung bei Projekten
• Ein einziges Board für alle Projekte rund um die Produktentwicklung und Produktfreigabe
• Verwendung hauptsächlich durch PM*innen und Teamleiter*innen, die den Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweisen
• Übersicht der Teammitglieder
• Roadmap und Portfolioplanung für das PM, PPM und PMO anbieten
• Die Möglichkeit, zu sehen, dass wir gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten (im Gegensatz zum RM, wo man nur sehen kann, an welchen Aufgaben gearbeitet wird)

Bereit zur Erfüllung der Anforderungen

Um ein erfolgreiches Werkzeug nicht nur für die internen Teams von Easy Software, sondern auch für jedes andere Unternehmen zu entwickeln, mussten wir wichtige Anforderungen erfüllen:

• Einfach und visuell
• Barriere- und genehmigungsfrei
• Fokus auf Umfang und Zeit – Zeit und Umfang sind definiert, und man muss innerhalb des zeitlichen Rahmens sein Bestes geben
• Möglichkeit, Personal entsprechend den Fähigkeiten zu Projekten hinzuzufügen
• Möglichkeit, Personal entsprechend der Position zu einem Team oder Projekt hinzuzufügen
• Ressourceneinheit nicht nur als Individuum, sondern auch als Team
• Eine Teamansicht, die zeigt, wer dazugehört
• Ein Projekt einem Team zuweisen
• Eine Person aus meinem Team an ein anderes Projekt ausleihen und sich vorstellen, dass eine Person an zwei Projekten gleichzeitig arbeitet
• Priorisierung auf PMO-, PM- und PPM-Ebene
• Urlaubs- und Krankentage in Verbindung mit unserem Anwesenheits-Plugin anzeigen
• Sprint-Visualisierung

Wir haben es geschafft, wir nutzen es und Sie können das auch!

Wir haben ein vielseitiges Werkzeug für das Ressourcenmanagement entwickelt. Wir benutzen es täglich und jetzt sind wir bereit, Ihnen zu zeigen, wie es Ihr Business am besten unterstützen kann. Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars an und erfahren Sie die besten Tipps und Tricks für den täglichen Gebrauch!

Das Webinar ansehen

Jan Pavera, Produkteigner

Bereit für die Implementierung

1. Vorbereitung

Diese Fallstudie unterscheidet sich von den anderen, die Sie vielleicht kennen, da es hier nicht nur um die Implementierung, sondern auch um die Entwicklung neuer Funktionen ging. Wenn Sie in einem Unternehmen für Softwareentwicklung tätig sind, wissen Sie sicher, wie herausfordernd das sein kann.

Beim Testen tendieren die Kunden üblicherweise dazu, eine neue Funktion oder neue Versionen in einer Testanwendung zu testen, die parallel zu ihrer herkömmlichen Anwendung läuft. Wir sind da ein bisschen anders. Als wir eine Betaversion fertig hatten, haben wir sie sofort für unser internes Easy Project, bekannt als „Esko“, eingesetzt. Das war im Mai 2022, als unser PMO und die PM*innen begannen, es für die tägliche Arbeit zu nutzen. Die Tests liefen!

2. Einstellungen

Im ersten Schritt wurde eine detaillierte Struktur der Projekte mit allen Arten von Filtern, Ansichten und Metriken definiert. Außerdem war uns wichtig, verschiedene Teamarten zu definieren, und zwar unter Administration > Kategorien.

Eine unserer Anforderungen war das Erstellen von Teams basierend auf den Fähigkeiten und der Position der Teammitglieder. Wir haben also zuerst die Fähigkeiten und Positionen unter Administration > Kategorien definiert, die im Benutzerprofil beide als Fähigkeiten angezeigt werden. So konnten wir schnell Teams mit Personal erstellen, das über verschiedene Fähigkeiten und Positionen verfügte.

Dies wurde zuerst für unser Scrum-Team, das „Grüne Team“, durchgeführt. Als wir mit dem Rollout, den Einstellungen und der Funktionalität zufrieden waren, wurde es auch in anderen Scrum-Teams eingeführt. Im Moment wird das agile Ressourcenmanagement von vier Scrum-Teams, unserem Produkteigner und dem PMO täglich genutzt. Unser Marketing-Team hat sich dem angeschlossen und nutzt unser Werkzeug effektiv zur Projektplanung.

Und die Ergebnisse?

Die Implementierung des agilen Ressourcenmanagements hat uns Folgendes gebracht:

• Einen globalen Überblick über die Ressourcenzuweisung
• Einen klaren Überblick über Konflikte und Unstimmigkeiten bei Zuweisungen
• Die Möglichkeit, Teams basierend auf Fähigkeiten und Positionen zu erstellen
• Die Möglichkeit, schnell auf fehlende Ressourcen aufgrund von Urlaub zu reagieren

Unsere Lieblingsfunktionen des agilen Ressourcenmanagements

1. Fähigkeitenmanagement –Teammitglieder entsprechend ihrer Fähigkeiten und Position einem Projekt zuweisen
2. Teamerstellung –Teammitglieder können zu einem Team zusammengestellt werden, in dem verschiedene Fähigkeiten und Positionen kombiniert werden
3. Projektzuweisung an Teams – Projekten werden Teams zugewiesen
4. Überblick über Konflikte und Parallelarbeiten – alle können Konflikte und Unstimmigkeiten leicht erkennen
5. Events – man sieht immer die wichtigsten Ereignisse, global für alle Portfolios oder für einzelne Projekte