Die häufigsten Fehler beim Start eines neuen Projekts

Warum unterschätzen Projektmanager*innen und Teams die Anfangsphase eines Projekts?

Es liegt nicht daran, dass Projektmanager*innen faul oder inkonsequent sind (Ja, das gibt es auch, aber wir glauben, dass Sie ein TOP-Player werden wollen). Die meisten Projektmanager*innen springen von einem Projekt zum nächsten. Und wenn sie dann keine Zeit hatten, die „mentale Tür“ hinter dem gerade abgeschlossenen Projekt zu schließen, WÄHREND sie bereits unter dem Druck eines neuen Projekts stehen, werden sie mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern – oder zumindest Fehler machen und schlechte Entscheidungen treffen. Deshalb sollten Sie vor Beginn eines neuen großen Projekts um etwas mehr Zeit bitten, damit Sie sich darauf vorbereiten können. Und erst dann sollten Sie Schritt für Schritt nach unseren Ratschlägen vorgehen.

“Nehmen Sie sich lieber ein oder zwei Tage mehr Zeit,
um ein neues Projekt zu beginnen – so können Sie
sich praktisch und mental darauf vorbereiten.“

Vor dem Auftakt

Bevor Sie mit Ihrem Team über ein neues Projekt sprechen, müssen Sie einige Vorarbeiten leisten. Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Kunden und den Beteiligten über die nachfolgend genannten Themen. Erstellen Sie eine neue Mind-Map, um alle Informationen, Notizen und Ideen logisch strukturiert zu erfassen. So haben Sie alles an einem Ort und können später für die Evaluierung darauf zurückgreifen.

• Was ist, wenn das Projekt nie durchgeführt wird?
  
  Natürlich könnte man diese Frage auch freundlicher stellen: „Welchen Zweck hat das Projekt?“ Aber es geht um mehr – Sie müssen Ihren Kunden dazu bringen, intensiver über die tatsächlichen Auswirkungen und den Zweck des Projekts nachzudenken. Deshalb lautet die weitaus bessere Frage: „Wie trägt dieses Projekt zum Erfolg Ihrer Strategie bei?“. Sie wären überrascht, wie oft solche Fragen am Ende den eigentlichen Auftrag verändern!

• Eine wahre Geschichte: Ein Unternehmen für Milchprodukte wandte sich an eine Werbeagentur, um eine neue Werbekampagne zur Steigerung des Absatzes zu entwickeln. Nach einer Reihe von gezielten Fragen seitens der Agentur und mehreren Nachbesprechungen änderte sich die gesamte Herangehensweise für den Auftrag. Das Problem war nicht die fehlende Werbung, sondern zu große Joghurtbecher – für die Kinder war einfach zu viel Joghurt in den Bechern, so dass sie nie alles aufessen konnten. Die Eltern mussten die Reste immer wegwerfen und das ärgerte sie. Als erstes musste deshalb die Verpackung der Produkte verkleinert werden. Nachdem der Kunde dieser Änderung zugestimmt hatte, konnte dann eine Werbekampagne zur Präsentation der neuen und praktischeren Größe des Produkts entwickelt werden.

• Wie viel Geld haben wir für das Projekt?
  
  Auch hier geht es nicht nur alleine um den Betrag. Versuchen Sie herauszufinden, ob es zusätzliche Mittel gibt (für den Fall, dass Sie eine besondere Lösung finden) oder ob das Budget begrenzt ist. Sprechen Sie auch Themen wie die Fälligkeit der Rechnungen, die Zahlungsweise, Anteile für den Mehrumsatz usw. an. Sie werden die Antworten zu schätzen wissen, wenn die Beteiligten Sie zur Cost Breakdown Structure und zum Cashflow Ihres neuen Projekts befragen.

• Wann soll das Projekt geliefert werden?
  
  Versuchen Sie, einen möglichst genauen Termin von Ihrem Kunden zu erhalten. „Im Oktober“ ist keine Antwort. Da in Ihrem Unternehmen höchstwahrscheinlich mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden (und einige Teammitglieder möglicherweise an mehreren Projekten arbeiten), müssen Sie den Zeitplan nicht nur an die Wünsche Ihres Kunden, sondern auch an das aktuelle Projektportfolio Ihres Unternehmens anpassen.

• Definieren Sie den Kommunikationsweg
  
  Ersparen Sie sich unnötigen Stress und legen Sie sowohl für sich als auch für Ihren Kunden die Personen oder Teams fest, die gemeinsam über den Projektfortschritt kommunizieren werden. So erhalten Sie ein gebündeltes und strukturiertes Feedback, anstatt unzählige chaotische E-Mails von verschiedenen Personen. Einigen Sie sich darauf, so wenige Kommunikationskanäle wie möglich zu nutzen, und achten Sie bei der Auswahl Ihrer Projektmanagement-Software darauf, dass diese auch über eine einwandfrei funktionierende App mit intelligenten E-Mail-Benachrichtigungen verfügt.
  
  TIPP: Bei vielen Projekten (vor allem bei digitalen Projekten und der Softwareentwicklung) ist es ratsam, agil zu arbeiten. In diesem Fall sollten Sie entweder das Scrum- oder Kanban-Board nutzen. Das können Sie auch Ihrem Kunden vorstellen und ihm das Prinzip von Sprints erklären.

Ergebnis? Nach dieser Vorbesprechung sind Sie bereit, Ihr eisernes Dreieck zu definieren, das aus dem Budget, dem Umfang und den Zeitvorgaben besteht. Großartig, nicht wahr?

“Starten Sie ein neues Projekt immer zweimal:
auf der PM-Kunden-Ebene und dann mit Ihrem Team.“

So starten Sie das Projekt mit Ihrem Team

Da Sie die Antworten Ihres Kunden jetzt kennen, können Sie mit der Arbeit an dem Projekt beginnen. Gehen Sie es ruhig an, organisieren Sie sich, und holen Sie Ihr Team an Bord.

1. Stellen Sie Ihr Team zusammen
   
   Um ein Dream-Team für Ihr Projekt zusammenzustellen, müssen Sie zunächst die Kapazitäten Ihrer Ressourcen prüfen. Verschaffen Sie sich einen aktuellen Überblick über fällige Aufgaben und Probleme bei der Stundenaufteilung. Berücksichtigen Sie Urlaube von Teammitgliedern und deren tatsächliche Arbeitsbelastung. Wenn eine bestimmte Rolle zu besetzen ist, sollten Sie nicht zögern, eine externe Fachkraft einzustellen.
   
   Ergebnis: Ein vollständiges Team basierend auf den Zeit- und Arbeitskapazitäten, die in Ihrem PM-Tool erfasst sind.
   
   
   
2. Setzen Sie das Auftaktmeeting an
   
   Laden Sie alle Personen ein, die an dem Projekt arbeiten werden. Stellen Sie die Fakten vor, die Sie von Ihrem Kunden erfahren haben, und geben Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Seien Sie nicht enttäuscht, wenn Sie trotz Ihrer Bemühungen beim Vorgespräch nicht alle Fragen beantworten können. Seien Sie vielmehr froh, dass Sie von Hindernissen erfahren, bevor Sie darüber stolpern!
   
   TIPP: Je nach Projekt und Ihrer Beziehung zum Kunden können Sie ihn auch zum Auftaktmeeting einladen.
   
   Ergebnis: Nachbesprechung mit dem Kunden oder Fortsetzung mit der Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Ideen
   
   Wenn Sie regelmäßig unsere Blogs lesen, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass wir die Aufmerksamkeit unserer Leser*innen oft auf das Mindmapping lenken. Setzen Sie das Mindmapping-Werkzeug ein, um die Vorteile des versammelten Teams in einem Raum – oder bei einem Anruf – zu nutzen. Schreiben Sie alles Wichtige für die Durchführung des Projekts auf und erstellen Sie so eine Liste aller Ideen. Später können Sie sie nach Prioritäten ordnen und einige davon in Aufgaben umwandeln.
   
   Ergebnis: Eine visuelle Liste aller möglichen Aufgaben, die von allen an dem Projekt arbeitenden Teammitgliedern erstellt wurde.
   
   
   
4. Organisieren Sie die Aufgaben im Gantt-Diagramm
   
   Sobald Sie wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, können Sie sie zeitlich einordnen. Am einfachsten geht das mit Easy Gantt und Drag & Drop. Fügen Sie Meilensteine, Unteraufgaben und Beziehungen zwischen den Aufgaben hinzu. Wenn sie fertig sind, können Sie das Ergebnis Ihrem Team präsentieren und so die aufeinander aufgebaute und zusammenhängende Arbeit verdeutlichen.
   
   Ergebnis: Eine visuelle Organisation der Aufgaben im zeitlichen Rahmen.

“Wenn Sie eine sich wiederholende Projektart haben,
können Sie mit einer Projektvorlage Zeit sparen.“

Zusammenfassung

Der Beginn eines Projekts bestimmt seinen gesamten Verlauf und das Endergebnis. Um die häufigsten Fehler schon zu Beginn eines neuen Projekts zu vermeiden, sollten Sie verschiedene Werkzeuge verwenden, die Ihnen bei der Einweisung Ihres Teams helfen. Aber vor allem sollten Sie sich Zeit für das Gespräch mit dem Kunden nehmen und ausführliche Informationen über den Zweck des Projekts und die damit verbundenen Erwartungen sammeln.