Warum sind gute Projektmanager*innen wichtig?

In vielen Unternehmen ist das leider die vorherrschende Meinung über die Arbeit des Projektmanagements. Und die Wahrheit? Ein*e erfahrene*r Projektmanager*in weiß, dass er*sie im Verborgenen arbeiten muss, um gewisse Dinge ans Licht zu bringen, Zeit und Geld zu sparen und die Teammitglieder zu Spitzenleistungen anzuspornen. Auch wenn es auf der Hand liegen mag, machen viele Unternehmen den großen Fehler, nicht in die „PM-Abteilung“ zu investieren. Warum sollten Sie also ein starkes Projektmanagement haben?

Weil Ihre Teammitglieder angeleitet werden wollen

Sie haben mit Sicherheit großartige Fachleute in Ihrem Team – seien es Software-Ingenieur*innen, Architekt*innen oder Ideenfinder*innen. Damit sie bestmögliche Ergebnisse erzielen können, brauchen sie klare Aufgabenstellungen, müssen ihre Arbeitszeit perfekt organisieren und sich für das gemeinsame Teamziel begeistern. Und um sie dort hinzubringen, braucht es den*die Projektmanager*in. Wenn er*sie versagt, könnte Folgendes passieren:

• Sie werden am Ende mit einem verärgerten Haufen frustrierter Talente dastehen, die sich gegen das Projekt stellen – und, wir sagen es nicht gerne, aber auch gegen Sie. Sie werden es dann sehr schwer haben, das Vertrauen und den Respekt desselben oder eines anderen Teams für Ihre zukünftigen Projekte zu gewinnen.

• Oder alle tun nur noch das, was ihnen Spaß macht – frei nach dem Motto „die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut“. Und da das Team eine Einheit ist, kann das zu einer unkontrollierten Choreografie ausarten. Vielleicht bekommen Sie von einem Teammitglied eine besonders kreative Idee, aber wenn die Umsetzung dreimal mehr Zeit und Geld kostet als mit dem*r Kund*in vereinbart, sind Sie irgendwann aufgeschmissen.

Deshalb ist eine kompetente Leitung das Gehirn des Projekts und hat von Anfang an das Sagen – bei der Ressourcenzuweisung und der Erstellung der ersten Mindmap. Dank eines solchen Projektmanagements können Sie Ihrem*r geschätzten Kund*in voller Stolz das Endergebnis präsentieren.

„Ein hervorragendes Projektmanagement führt einzigartige Ressourcen durch perfekte Organisation und geschickt eingesetzte Motivationen zum gemeinsamen Ziel.“

Weil jemand das Chaos kontrollieren muss

Projekte sind chaotisch, und das ist auch ok. Es ist aber nicht ok, wenn sich das Chaos verselbstständigt. An genau diesem Knackpunkt unterscheidet sich ein durchschnittliches von einem hervorragenden Projektmanagement. Wer wirklich gut ist, erkennt den Umfang der Arbeit hinsichtlich Zeit und Ressourcen (mithilfe des Gantt-Diagramms), hat stets ein Auge auf die realen und geplanten Budgetausgaben (mit dem Projektbudget-Werkzeug) und überwacht – insbesondere bei großen Projekten mit vielen Beteiligten – die Risiken. Ein kompetentes Projektmanagement versichert den beteiligten Personen erst dann, dass alles in Ordnung ist, wenn er*sie das anhand datengestützter Informationen beurteilen kann.

„Man kontrolliert das Chaos nicht, indem man leiser wird, sondern indem man einen machbaren Plan hat, an den Ihre Teammitglieder und alle Beteiligten glauben.“

Weil Sie das PM-Werkzeug beherrschen sollten – und nicht umgekehrt.

Wie oft haben Sie sich das schon gefragt: Ist unser PM-Werkzeug das richtige? Ein*e durchschnittliche*r Projektmanager*in findet es bequemer und kostengünstiger, bei der „guten alten Software“ zu bleiben und macht immer wieder die gleichen Fehler. Manche fügen ein, zwei, drei (wie viel auch immer) zusätzliche Werkzeuge hinzu – aber das führt meist zu Ablenkung und frustrierten Teammitgliedern. Wenn Sie aber eine*n hervorragende*n Projektmanager*in haben, wird er*sie höchstwahrscheinlich ein komplettes Werkzeug vorschlagen, das an die Größe und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Der Umstieg auf eine andere Software mag beschwerlich klingen, aber das ist alles nur eine Frage eines guten Supports.

„Wenn Ihr*e Projektmanager*in vorschlägt, auf eine All-in-one-PM-Software umzusteigen, haben Sie garantiert eine*n engagierte*n Partner*in.“

Weil Soft Skills nur ein Teil des Erfolges sind

Im Internet ist viel über die Bedeutung von Soft Skills bei der Führung von Menschen und Projekten geschrieben worden. Und wir finden auch, dass ein*e Projektmanager*in unbedingt diplomatisch, kommunikativ und einfühlsam sein sollte. Es gibt aber noch eine weitere Voraussetzung. Neben den Soft Skills sollte er*sie auch die Funktionen des PM-Tools beherrschen. Er*sie sollte zum Beispiel wissen:

• Ob das Scrum- oder Kanban-Board besser zum Team passt

• Welche Funktionen man zur Verwaltung digitaler Projekte nutzt

• Wie er*sie die PM-Software an seine*ihre Bedürfnisse anpassen kann

• Wie man mehrere Projekte innerhalb des Teams/Unternehmens verwaltet und den Überblick behält

• Wie man mit ein paar Klicks auf dem Smartphone von überall aus arbeiten kann

• Wie man Arbeitspläne mit dem Gantt-Diagramm erstellt

„Die Beherrschung bewährter Funktionen innerhalb eines Projektmanagement-Werkzeugs war und ist für viele eine Herausforderung.“

Zusammenfassung

Investieren Sie in die (Entwicklung Ihrer) Projektmanager*innen. Warum? Wenn Sie erst einmal eine*n hervorragende*n Projektmanager*in haben, wird er*sie Ideen einbringen, die Ihren Workflow vereinfachen, die Arbeitsatmosphäre verbessern und die besten Ergebnisse für Ihre Kund*innen erzielen. Daher sollten Sie nicht zögern, Ihren Talenten ein All-in-One-Werkzeug zur Verfügung zu stellen, anstatt mehrere Anwendungen oder Werkzeuge zu verwenden.