Managen Sie ein neues Projekt? Beantworten Sie diese 11 Fragen, bevor es losgeht

1. Was ist das Ziel des Projekts?

Diese Frage kann man auf verschiedene Weise interpretieren, die erste Interpretation ist rein praktisch. Wie soll das Endergebnis des Projekts aussehen? In den meisten Fällen gibt es nicht nur ein Ergebnis, sondern eine ganze Reihe von Liefergegenständen, die sich in mehrere Phasen unterteilen. Als Antwort auf die erste Frage genügt eine einfache Liste der Liefergegenstände. Und die zu liefernden Liefergegenstände dienen während des gesamten Projekts als Checkliste.

2. Was ist das eigentliche Ziel des Projekts?

Die zweite Interpretation ist etwas komplizierter, aber auch wichtiger. Das Ziel des Projekts ist nicht das Ergebnis selbst, sondern die Auswirkungen, die das Ergebnis erzielen soll. Entwerfen Sie eine neue Website? Was erwartet der Kunde von der Website? Wie werden Sie den Erfolg messen? Welche Vision sollten Sie verfolgen? Finden Sie mit Ihrem Team Antworten auf diese Fragen und behalten Sie sie während des gesamten Projekts im Gedächtnis.

3. Was ist NICHT das Ziel des Projekts?

So wichtig wie die Zielsetzung des Projekts ist auch die Klärung, was NICHT das Ziel des Projekts sein wird. Nach Klärung der Ergebnisse ist es ratsam, über jeden Abschnitt des Projekts separat nachzudenken und mit dem Ansprechpartner, der für die Lieferung jedes Abschnitts des Projekts verantwortlich ist, abzuklären. Ebenso ist es ratsam, mit dem Kunden seine Erwartungen an die Auswirkungen des Projekts zu besprechen und zu versuchen, die unrealistischen Erwartungen zu beseitigen. Das ist der beste Weg, um mögliche Unstimmigkeiten und ungeplante Mehrarbeit zu vermeiden.

4. Wie viel Zeit haben wir?

Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Projekt eine im Voraus festgelegte Frist hat. Und selbst wenn Sie sicherlich schon eine Reihe von Projekten durchgeführt haben, bei denen die Fristen immer wieder verschoben wurden, sollten Sie die Fristen trotzdem ernst nehmen. Fristen sind der Schlüssel zum Verständnis des Projektzeitplans und damit des Arbeitsrahmens des Projekts. Die Festlegung einer gut durchdachten Frist hilft Ihnen bei der Auswahl einer geeigneten Strategie für das Projektmanagement. Obwohl einige Fristen recht flexibel sein können, ist es notwendig, zumindest interne Fristen festzulegen, idealerweise mit Teilschritten, die es Ihnen ermöglichen, den Fortschritt mit Ihrem Team zu verfolgen.

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5. Wer ist der eigentliche Kunde?

Diejenigen von Ihnen, die bereits ein Projekt an ein größeres Unternehmen geliefert haben, haben sicherlich eine Situation erlebt, in der Menschen, von denen Sie noch nie zuvor gehört haben, damit begonnen haben, die Aspekte und die Form der Liefergegenstände in der Endphase des Projekts zu kommentieren. Das ist keineswegs falsch, meistens geht es um interne Politik und für größere Unternehmen ist es einfach ein gängiges Verfahren. Im Optimalfall wollen Sie jedoch Situationen vermeiden, in denen jemand eine Woche vor Projektende nach größeren Änderungen fragt. Klären Sie mit der Vertragspartei gleich zu Beginn des Projekts, wer in den Entscheidungsprozess einbezogen werden sollte, und versuchen Sie, die Teilnehmerzahl zu begrenzen.

6. Wer ist Ihre Kontaktperson?

Unter anderem ist es notwendig, mit der Vertragspartei abzuklären, wer der Ansprechpartner ist. Wahrscheinlich wird das die Person sein, mit der Sie in ständiger Projektkommunikation stehen. Es ist jedoch wichtig zu prüfen, ob im Falle eines Notfalls und einer Ad-hoc-Entscheidung diese Person für sie verantwortlich ist. Und wenn Sie diese Punkte klären, sollten Sie auch klarstellen, welche Form der Kommunikation (E-Mail, WhatsApp, Anrufe) diese Person bevorzugt.

7. Wer arbeitet an dem Projekt?

Das sollte idealerweise klar sein. Wenn Sie mit dem Projektmanagement bereits vertraut sind, können Sie diese Frage ganz einfach selbst beantworten. Es könnte aber komplizierter werden, wenn Sie einem bereits laufendem Projekt mit einem Team beitreten, das Sie nicht kennen. Aber auch hier können Sie leicht zu den anderen aufschließen. Worauf sollten Sie sich in erster Linie konzentrieren? Sie sollten sich auf die Einstufung jeder Person konzentrieren – ob sie über die notwendigen Fähigkeiten, Erfahrungen und genügend Zeit verfügt. Weisen Sie anschließend zusätzliche Ressourcen und Unterstützung zu, wenn Sie das Gefühl haben, dass nicht genügend Fähigkeiten/Erfahrungen/Zeit zugewiesen wurde/n.

8. Wer ist das Publikum?

Beim Managen eines Projekts kann es leicht passieren, dass wir dazu neigen, die Wünsche des Kunden oder einer anderen Vertragspartei um jeden Preis erfüllen zu wollen. Aber ihre Wünsche entsprechen nicht immer den Bedürfnissen der Zielgruppe und die Erfüllung dieser Bedürfnisse wird nicht zur Erreichung der Projektziele führen, die wir in Frage 2 festgelegt haben. Vergessen Sie oder Ihr Team deshalb bei der Durchführung eines Projekts nicht die Zielgruppe. Und auch wenn es sich manchmal wie ein Kampf gegen Windmühlen anfühlt, sollten Sie Ihrem Kunden die gleiche Frage stellen.

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9. Was brauchen wir?

Verfügen Sie und Ihr Team über alle notwendigen Werkzeuge? Auch dieser Faktor muss durchdacht werden und die erforderliche Technologie muss gegebenenfalls sichergestellt werden. Angefangen bei der richtigen Projektmanagement-Software bis hin zur Beta-Prüfeinrichtung. Haben Sie alles zur Verfügung oder müssen Sie zu diesem Zweck etwas kaufen?

10. Hat das schon mal jemand gemacht?

Wir sprechen hier sowohl im engeren als auch weiteren Sinne. Führt Ihr Projekt zu etwas, was das Unternehmen zuvor schon einmal getan hat? Haben die konkurrierenden Unternehmen etwas Ähnliches wie Ihr Produkt/Projekt? Gibt es so etwas auf einem anderen Markt? Oder auf einem anderen Kontinent? Suchen Sie nach Inspiration, Vorlagen und Mustern, wo immer Sie können. Wenn Sie innovativ sein wollen, ist das fantastisch, aber das Fahrrad muss nicht neu erfunden werden.

11. Was steht uns im Weg?

Das Problem mit Hindernissen ist, dass es meist unmöglich ist, sie vorherzusagen. Aber bevor Sie sich in das nächste Projekt stürzen, sollten Sie zumindest eine Denkübung versuchen. Denken Sie an vergangene Projekte und was diesmal schiefgehen könnte und was uns den Weg zum erfolgreichen Abschluss versperren könnte. Und denken Sie darüber nach, wer für die Lösung solcher Probleme verantwortlich ist und wie er sie angehen sollte.

Schließlich lautet die letzte Empfehlung, diese 11 Fragen zu Beginn des Projekts zu stellen. Da sich jedoch verschiedene Aspekte des Projekts abrupt ändern können, ist es ratsam, sich immer wieder Fragen zu stellen und diese zu aktualisieren, wenn die Situation es erfordert.