Projektbudget – Alles, was Sie wissen müssen: Wie Sie die Finanzierung Ihres Projekts richtig schätzen, erstellen und absichern

Wir helfen Ihnen, eine solide Grundlage für die Finanzplanung Ihres nächsten Projekts zu schaffen und den Überblick über die Finanzen zu behalten! Ein*e Projektmanager*in, der*die ein solides Budget erstellen kann, ist für das Team extrem wichtig.

Jemand, der das Budget überwachen und optimieren kann, sodass nicht nur das Team, sondern auch die Unternehmensleitung mit dem Ergebnis zufrieden ist, ist von unschätzbarem Wert. Zum Glück gibt es Werkzeuge für die regelmäßige Kontrolle und Berichterstattung. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber sowie einige Regeln, die es zu beachten gilt.

Projektbudgets in Easy Project

Was ist ein Budget?

Das Projektbudget enthält die geschätzten Kosten, die für den Projektstart und die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Idealerweise erfolgt dies in dem vom*von der Kund*in gewünschten Zeitraum. Allerdings müssen Sie sich darüber im Klarein sein, dass das zu Beginn des Projekts erstellte Budget immer nur eine Schätzung ist.

Diese Aussage ist für alle wichtig, die an dem Projekt arbeiten, und ganz besonders für den*die Kund*in.

Bei der Erstellung des Projektbudgets sollten Sie einfach ausgedrückt alles Mögliche einbeziehen (z. B. den Kaffee, den Ihre Kreativen beim Brainstorming in einem Café trinken, oder regelmäßige Telefonate mit dem*der Kund*in, um ihn*sie über den Stand des Projekts zu informieren).

In diesem Artikel soll es allerdings nicht um die Details eines großen Budgets gehen. Wir gehen davon aus, dass Sie beispielsweise schon eine Stundentabelle der einzelnen Mitglieder Ihres Teams oder genau bezifferte Betriebskosten Ihrer Ressourcen zur Hand haben.

Banner: Wie erstellt und überwacht man ein Budget?

Tipp: Was sollten Sie unbedingt in das Budget einplanen?

• Direkte und indirekte Kosten

• Fixe und variable Kosten

• Arbeit und Materialien

• Reisekosten

• Potentielles Equipment und Miete von Räumlichkeiten

• NEU! Maßnahmen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie – wie z. B. das Testen

• Lizensen

Projektbudgets in Easy Project

Schritt 1 – Budgeterstellung

Wenn Sie ein Projekt starten, ist es sinnvoll, eine Work Breakdown Structure (WBS) zu erstellen. So können Sie alle Elemente sehen, aus denen Ihr Projekt besteht, und sie mit dem Team abstimmen.

Danach kommt die Preisfindung der einzelnen Elemente – die Cost Breakdown Structure (CBS). Damit Ihnen die anfängliche Arbeit so leicht wie möglich fällt, haben wir die WBS und die CBS in ein einziges Modul in Easy Project integriert, so dass Sie nicht manuell zwischen ihnen wechseln müssen.

Tipp: Schließen Sie alle Arbeiten oder Dienstleistungen von Subunternehmern in die CBS ein.

Schritt 2 – Budgetgenehmigung

Die frisch erstellte CBS zu schnappen und damit direkt zum*zur Kund*in zu rennen, ist wahrscheinlich keine gute Idee. Lassen Sie das Budget zuerst intern genehmigen – auf Teamebene und dann beim Management. Vielleicht haben Sie oder Ihr Team etwas vergessen, oder die veranschlagte Budgetreserve reicht nicht aus.

Um für das Finanzmanagement Ihres Projekts so gut wie möglich aufgestellt zu sein und Ihr Budget so realistisch wie möglich planen zu können, sollten Sie es mit den Budgets vergangener Projekte vergleichen.

Sie werden wahrscheinlich kein absolut identisches Budget finden, aber Sie werden sicherlich Daten über Gemeinsamkeiten der Projekte finden – zum Beispiel den Preis für die Anmietung eines Kongresssaals oder die Anzahl der Stunden, die für die Erstellung einer Reihe von Bannern für eine Konferenz benötigt werden.

Tipp: Wenn Sie bei der Budgeterstellung zum ersten Mal auf eine Position stoßen, investieren Sie Ihre Zeit in ein kurzes Meeing mit Kolleg*innen, die Erfahrung mit der Preisgestaltung ähnlicher Positionen haben. Lieber eine halbe Stunde zu Beginn des Projekts investieren als mitten in der Arbeit zu merken, dass eine ganze Stange Geld fehlt.

Projektbudgets in Easy Project

Schritt 3 – Budgetüberwachung und -kontrolle sowie Berichterstattung 

Es ist eine Sache, das Budget zu erstellen und eine andere, es zu visualisieren und zu überwachen. Wird das Budget eingehalten oder nicht? Kann man rechtzeitig reagieren? Die permanente und laufende Kontrolle über Ihre Einnahmen und Ausgaben beweist nicht nur, dass Sie professionell arbeiten, sondern dient auch als willkommene Vorbeugung gegen Fehler.

Um den Cashflow Ihres Projekts (bei Portfoliomanager*innen eines ganzen Portfolios) überwachen zu können, finden Sie hier einige Tipps – die meisten davon können Sie auch direkt im neuen Easy Project nutzen:

• Cashflow – Überwachen Sie Ihren Cashflow und teilen Sie Ihrem*Ihrer Kund*in, der Unternehmensleitung und Ihrem Team mithilfe dieses übersichtlichen Werkzeugs regelmäßig mit, wie Ihr Projekt voranschreitet,
• Regelmäßige Meetings – Ihr Projektmanagement sollte einen kurzen Finanzstatus beinhalten – beginnen Sie mit einer übersichtlichen Berichterstattung für das Management und informieren Sie den*die Kund*in in regelmäßigen Meetings über die Ausgaben,
• Budget – Planung vs. Realität – Dank dem Projektbudget können Sie nicht nur Pläne und Zuweisungen für die einzelnen Rollen und anschließend das gesamte Budget stundengenau darstellen, sondern auch schnell und detailliert den Budgetplan des Projekts mit den aktuellen Ausgaben vergleichen,
• Projektpreiskalkulation – Das ist ein Werkzeug, mit dem Sie schnell und präzise ein Angebot und eine Beschreibung der Preiskalkulation erstellen und anschließend alles mit Ihrem Logo als PDF exportieren können.

Zusammenfassung

Obwohl das Projektbudget immer nur eine Kostenschätzung ist, sollten Sie es möglichst genau erstellen wollen. Es gibt diverse erprobte Funktionen, mit denen Sie Ihr Budget übersichtlicher gestalten können.

Infolgedessen wird es Ihnen leichter fallen, das Budget gegenüber dem*der Kund*in und dem Management zu verteidigen. Zu den wichtigsten Tätigkeiten eines*einer Projektmanagers*Projektmanagerin gehört jedoch, die Einhaltung des Budgets auf der Grundlage genauer Daten zu kontrollieren.

Führen Sie deshalb regelmäßige Meetings zum finanziellen Status Ihrer Projekte durch und erstellen Sie mithilfe der Werkzeuge in Ihrer Projektmanagement-Software einen umfassenden Bericht darüber. Mit einem Überblick über den Cashflow erleben Sie keine bösen Überraschungen und Fehler.