Projektmanagement-Tipps für schnell wachsende kleine und mittelgroße Unternehmen

Dann beginnt der ständige Kampf, neue Ideen zu entwickeln und dabei die treuen Fans nicht zu verlieren und neue zu gewinnen. Wenn Sie schnell zu einem mittelgroßen Unternehmen geworden sind, sind Sie ein Rockstar – und Sie könnten vielleicht ein paar Tipps gebrauchen.

Wachstum ist gut. Wenn er gemanagt wird

Normalerweise wird Ihre sehr spezifische Lösung von vielen Benutzer*innen in kürzester Zeit liebgewonnen und ist vergleichbar mit dem ersten Nr.1-Hit, der eine Rockband berühmt macht. Nach diesem Erfolg wird oft ein neuer großer Kunde unter Vertrag genommen. In so einem Fall möchte man natürlich nicht den Zug des potenziellen Wachstums verpassen und mögliche neue Aufträge den Wettbewerbern überlassen. Doch ohne ein gut durchdachtes Management werden Sie selbst zu Ihrem größten Hindernis. Schauen wir uns einmal an, an was Sie alles denken müssen.

“Behandeln Sie Ihr Unternehmenswachstum
wie ein Projekt.“

Besorgen Sie sich zunächst bessere Instrumente

Es ist völlig okay, eine gebrauchte, verstimmte Gitarre zu haben, wenn man in der Garage spielt. Aber wenn Sie eine richtige Show abliefern wollen, brauchen Sie professionelle Werkzeuge. Das Management Ihres Unternehmenswachstums funktioniert mit einer Tabellenkalkulation oder gar mit Stift und Papier einfach nicht mehr. Sie müssen sich diese Fragen stellen und beantworten:

• Wissen wir, wie wir unser Wachstum organisieren können?
  
  Bei vielen Erfolgsgeschichten von Unternehmen hört man, wie wichtig die Vision ist. Das steht fest – man muss wissen, ob man es in die Rock'n'Roll Hall of Fame oder auf ein lokales Dorffest schaffen will. Aber der Weg zur Verwirklichung dieser Vision muss durch eine gute Planung und Organisation unterstützt werden, damit man sich unterwegs nicht verirrt.
  
  Dieses Werkzeug hilft Ihnen, diese Probleme zu lösen: Projekt-Roadmap
  

• Haben wir genug Ressourcen?
  
  Sie brauchen einen genauen Überblick über Ihre Kapazitäten, damit Sie wissen, ob Sie Ihr Wachstum fortsetzen, stoppen, verlangsamen oder beschleunigen müssen. Auch das Einstellen neuer Mitarbeiter*innen kann eine Herausforderung sein – wissen Sie, wie viele Sie brauchen, wie qualifiziert sie sein müssen und was sie kosten?
  
  Dieses Werkzeug hilft Ihnen, diese Probleme zu lösen: Ressourcenmanagement
  

• Haben wir genug Geld?
  
  Ja, das Wachstum sollte und wird Ihnen höchstwahrscheinlich mehr Einnahmen bescheren. Aber es kann durchaus sein, dass Sie zu Beginn des Wachstumsprozesses einige Investitionen tätigen müssen – in Ausbildung, Equipment, Räumlichkeiten, Personalkampagnen usw. Planen Sie Ihre Finanzen im Voraus, damit Sie wissen, welche Schritte Sie wann machen müssen. Berücksichtigen Sie z. B. das Fälligkeitsdatum der Rechnung Ihres neuen Kunden im Verhältnis zum Liefertermin Ihrer Lösung.
  
  Dieses Werkzeug hilft Ihnen, diese Probleme zu lösen: Finanzmanagement

Zweitens: Stellen Sie eine*n qualifizierte*n Projektmanager*in ein

Wenn Rockbands wachsen, sollten sie sich auf das konzentrieren, was sie am besten können – Musik. Deshalb ist es eine kluge Entscheidung, eine*n Manager*in für die restliche Arbeit zu engagieren. So können sie sich auf neue Hits konzentrieren und müssen sich um das Tourbudget keine Sorgen machen. Als Unternehmer*in haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihr Wachstum zu kontrollieren. Doch nicht alle sind so simpel, wie es auf den ersten Blick scheinen mag:

1. Internationale Unternehmensberatung beauftragen – macht Sinn, sprengt aber wahrscheinlich Ihr Budget.
   
   
   
2. Alles selbst managen – senkt die Kosten deutlich, führt aber auch zu Mikromanagement, Burnout und schließlich zum Misserfolg. (Die Rock'n'Roll-Szene ist voller Beispiele!)
   
   
   
3. Ein anpassbares Managementwerkzeug einsetzen – idealerweise eine All-in-One-Software, die komplett an Ihr Unternehmen angepasst werden kann. Und das Support-Team bietet Ihnen persönliche Beratung, Schulungen und schnelle Antworten.

TIPP: Wenn Sie sich für ein Projektmanagement-Werkzeug entscheiden, sollten Sie die Kontrolle des Unternehmenswachstums einem*einer erfahrenen Projektmanager*in anvertrauen – eben so, als wäre es eine Aufgabe! Er/sie wird sich zunächst mit Hilfe der Projektportfolio-Werkzeuge einen Überblick über den aktuellen Stand der laufenden Projekte verschaffen. Der nächste Schritt wird dann die Zerlegung des Wachstumsprozesses mit Hilfe des Work-Breakdown-Structure-Werkzeugs in kleinere Teile sein. So erhalten Sie einen besseren Überblick über die Anzahl und Art der anstehenden Aufgaben. Zu guter Letzt finden Sie diese Aufgaben im zeitlichen Ablauf in einem Gantt-Diagramm.

“Da das Unternehmenswachstum ein Projekt ist,
braucht es eine*n Verantwortliche*n – jemanden,
der die wichtigsten PM-Werkzeuge beherrscht.“

Drittens: Arbeiten Sie klug, nicht hart – auch jetzt noch

Bevor wir zum Schluss kommen, wollen wir einen der häufigsten Fehler erklären, den Unternehmen – und Rockbands – machen, wenn sie nicht mehr klein (Garagen-Punk), sondern mittelgroß (Festivalteilnehmer) sind. Während dieses Prozesses tauchen meist viele Fragen unterschiedlicher Tragweite auf. Das Geheimnis besteht darin, sie vernünftig anzupacken und nicht zu versuchen, für jedes einzelne eine eigene Lösung zu finden. Wenn Aufgaben, Pläne, Budgets, Informationen über Ressourcen und andere Dinge in einer einzigen Projektmanagement-Software gebündelt werden können, sollten Sie sich auch dafür entscheiden. So werden Sie alles wesentlich unkomplizierter gestalten können, als wenn Sie 5 oder mehr begrenzte Werkzeuge verwenden.

(Oder anders ausgedrückt: Sie brauchen für die Lautsprecher, Gitarren und Mikrofone nicht jeweils einen eigenen Profi. Sie brauchen nur eine*n kompetente*n Tontechniker*in, der/die Ihre Musik bestmöglich in Szene setzt.)

“Je weniger Werkzeuge Sie verwenden, um den Workflow Ihres
Unternehmenswachstums zu organisieren, desto besser.“

Eine sehr persönliche Zusammenfassung

Es ist schon eine Weile her, dass wir, Easy Project, „in der Garage geübt“ haben. Wir haben auf die harte Tour lernen müssen, unseren ersten Nr.1-Hit zu landen und ein mittelgroßes Unternehmen zu werden. Auf dem Weg dorthin haben wir unser eigenes Projektmanagement-Werkzeug mit allem ausgestattet, was Sie für die Verwaltung und Steuerung Ihrer Prozesse brauchen. Deshalb ist es sehr wahrscheinlich, dass es perfekt zu Ihrer Neustrukturierung und dem weiteren Verlauf passen wird – von der Planung der ersten Schritte bis zur kontinuierlichen Lieferung erstklassiger Lösungen mit den modernsten Methoden des agilen Managements. Wir freuen uns schon darauf, der Melodie Ihres Unternehmens zu lauschen!