Risiken unterscheiden sich – Diverse Stolperfallen im Projektmanagement: Ein paar Tipps für ein einfacheres Risikomanagement dank effektiver Risikoaufteilung

Wenn Sie von Anfang an alles richtig machen, können Sie Risiken leichter und übersichtlicher verwalten. Wir werden Ihnen zeigen, wie eine Aufteilung der Risiken und eine gute Planung Ihnen helfen können, ein Projekt ohne böse Überraschungen abzuschließen.

Vorbeugen ist immer besser, als Brände löschen zu müssen. Deshalb sollte kein*e Projektmanager*in während der Coronavirus–Krise neue Projekte angehen, ohne mögliche Risiken ehrlich zu identifizieren und zu bewerten.

Natürlich kann man nicht alles planen – das hat uns das Jahr 2020 deutlich gezeigt. Aber dieses Jahr können Sie z. B. die Entwicklung der Coronavirus–Krise und deren Einfluss auf das Unternehmen in die Risikoidentifikation mit einfließen lassen.

Um zu vermeiden, dass die Anzahl der potenziellen Bedrohungen zu einem Chaos führt, sollten Sie sie gleich zu Beginn aufdecken – und das am besten mit einem Werkzeug, das alle Risiken sichtbar macht. Das gehört letztendlich zu Ihrem Projektrisikomanagementplan dazu. Werfen wir also einen Blick auf die grundlegenden Risikoarten und deren Aufteilung.

1. Grundlegende Aufteilung – Interne und externe Risiken

Einige der internen Risiken sind Ihnen wahrscheinlich bestens bekannt. Sie begegnen Ihnen bei jedem Projekt, weshalb Sie sicherlich schon wissen, wie Sie damit umgehen müssen. Vielleicht denken Sie gerade an eine*n Kolleg*in, der*die das perfekte Design für eine neue Anwendung erstellen kann, aber dafür ein Drittel länger braucht, als bei der WBS versprochen.

Und auch die bittere Rückkehr in die Realität nach dem alljährlichen Ski–Urlaub im März wird wahrscheinlich nicht das Richtige für Ihr akribisch geplantes Gantt sein. Generell sind aber die internen Risiken für Sie leichter abzumildern oder zu beseitigen als die externen Risiken.

Externe Risiken kommen, wie der Name schon sagt, von außerhalb des Unternehmens und man kann sie als Projektmanager*in kaum oder gar nicht beeinflussen. „In der Nacht hat sich die Maschine festgefahren, und wir können Ihnen die Materialien erst nächste Woche schicken, wenn die Maschine von einer Firma aus Deutschland repariert wird. Sie hat als einzige eine Lizenz dafür.“

Das wünschen wir Ihnen natürlich nicht, aber ein ähnliches Gespräch erlebt jede*r Projektmanager*in mindestens einmal in seiner*ihrer Karriere. Schließlich hat sich so ein Risiko in diesem Jahr weltweit eindrucksvoll bewiesen.

2. Drei Bereiche, in denen sich die Risiken am häufigsten verwirklichen – Kosten, Zeit und Leistung

Alles, was Ihr Budget und Ihre Fähigkeit, Ihr Projekt innerhalb der genehmigten Finanzen zu verwalten, bedroht, ist ein Kostenrisiko. Wir alle sind wahrscheinlich gezwungen, das Budget gelegentlich anzupassen, um eine*n wichtige*n Kund*in zu gewinnen.

Allerdings stimmen Sie dann angesichts des reduzierten Preises einem Budget zu, das nur mit einer minimalen Reserve versehen ist. Dadurch können Sie sich praktisch keine Fehler oder Missverständnisse in der Kommunikation erlauben, weil das den finanziellen Erfolg des Projekts maßgeblich gefährden könnte.

Das Zeitrisiko des Projekts steht im Zusammenhang mit allem, was den reibungslosen Ablauf und die termingerechte Lieferung der einzelnen Lieferungen bedroht. Termindruck beeinträchtigt dabei fast zwangsläufig die Stimmung im Team und die Qualität der Ergebnisse. Manchmal überschlagen sich die Ereignisse, doch hier sind drei Beispiele, auf die Sie ganz sicher stoßen werden:

• „kleine Extras” von Ihrem*Ihrer Kund*in,

• „Krankmeldung“ eines Teammitglieds im letzten Moment und

• Lieferverzug, von dem weitere Projektarbeiten betroffen sind.

Bereiten Sie am besten ein Szenario vor, wie Sie diese Probleme beseitigen können und wie Sie sie kommunizieren können, wenn sie denn wirklich eintreten.

Zuletzt müssen Sie über Leistungsrisiken in Projekten nachdenken. Die Leistung kann sowohl auf positive als auch auf negative Weise beeinflusst werden. Das gilt insbesondere für Stakeholder, das Team und das Erwartungsmanagement.

Wenn Sie keine hinreichende Unterstützung seitens des*der Kund*in bekommen, Ihre Kolleg*innen gleichzeitig am Rande eines Burnouts stehen und das ganze Projekt von unrealistischen Anforderungen begleitet wird, wird die Leistung ohne Umwege ins Trudeln geraten und damit auch das Projektergebnis. Deshalb ist es wichtig, Leistungsrisiken rechtzeitig zu identifizieren. Aber das lässt sich gut machen – in der neuen Version von Easy Project können Sie einzelne Risiken visualisieren.

Das erleichtert die Zuordnung und Aufteilung der Risiken entsprechend ihrer zugeschriebenen Wichtigkeit und den Überblick über die Bedrohungen. So sehen Sie, welche Risiken in Angriff genommen werden müssen und welche nur Bagatellen sind oder später gelöst werden können. 

Zusammenfassung

Einzelne Risiken sind nicht unabhängig voneinander, sondern miteinander verknüpft. Aber keine Sorge. Wenn Sie sie priorisieren und ordnen können, bleiben sie wirklich nur potenzielle Bedrohungen innerhalb Ihrer Projektmanagement–Software.

Damit Sie ihnen die richtige Priorität zuordnen können, können Sie dank visueller Werkzeuge ganz einfach eine klare Grundkategorisierung vornehmen. Dann können Sie sie leicht von Projektproblemen unterscheiden und einen Plan für das Risikomanagement erstellen.