So erstellen Sie ein funktionierendes Projektbudget: 3 spezielle Tipps + Werkzeuge für die einfache Erstellung und Nachverfolgung von Budgets

Die Antwort ist eine gründliche Vorbereitung des Budgets.Und wir zeigen Ihnen jetzt, wie das geht (und wie Sie es dank Easy Project noch besser vorbereiten können).

Bei der Finanzplanung geht es nicht nur darum, Sachen in eine Excel-Tabelle zu „schmeißen“ und sie an den Kunden zu schicken. Im Projektmanagement muss man bei der Erstellung eines praktikablen und realistischen Budgets über mehr Aspekte nachdenken. Mit Easy Project lernen Sie, Einnahmen und Ausgaben zu kalkulieren, über einen stabilen Cash Flow nachzudenken und die Kosten Ihres Projekts zu bestimmen.

1. Financial Mind Map von unschätzbarem Wert

Angenommen, Sie als erfahrene/r Projektmanager/in verwenden ein Modul für die Work Breakdown Structure (WBS, oder auch Projektstrukturplan – PSP), bevor Sie ein Projekt starten. Die gute Nachricht ist, dass wir sie direkt mit der Cost Breakdown Structure (CBS) – einem Modul der Financial Breakdown Structure – verknüpft haben. Es ist daher nicht notwendig, manuell zwischen WBS und CBS (Visual Financial Management) zu wechseln, und Sie sehen ein großes Budget klar aufgeteilt in Form einer Financial Mind Map. Dies ist eine bei unseren Kunden sehr beliebte Lösung, die sich als nützlich erweist, wenn:

• Sie Preise vergleichen und bessere Preise aushandeln

• Sie dem Kunden den in Rechnung gestellten Preis erklären

• Sie die Preisverantwortung von Verkäufern und Lieferanten aufrechterhalten wollen

Tipp: Wenn möglich, präsentieren Sie Ihrem Kunden ein höheres Budget persönlich. Einige Elemente werden sicherlich Erläuterungen oder weitere Diskussionen erfordern, und Sie und Ihr Kunde werden es durchaus zu schätzen wissen, wenn Sie nicht zehn zusätzliche „erläuternde“ E-Mails „entfernen“ müssen.

2. Budgetverfolgung – wie gehe ich das an?

Budgetverfolgung ist eine Sache, die unerfahrene Projektmanager/innen oft in den Wahnsinn treibt. Fehlschläge passieren manchmal, aber lassen wir die jetzt beiseite. Hier sind die Werkzeuge, mit denen Sie schnell, einfach und vor allem genau wissen, was Ihnen bevorsteht. Und wie hoch das Budget für Ihr Projekt ist.

• Budget vs. Realität – Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, hilft Ihnen das Projektbudget-Werkzeug. Es werden Stundensätze auf der Grundlage von Rollen, Aktivitäten und Projektteammitgliedern festgelegt und dann Einnahmen, Arbeitskosten und die Gesamtrentabilität des Projekts verfolgt. Abschließend verschaffen Sie sich einen Überblick über das Projektportfolio und erstellen Finanzberichte.

• Gesunde Projekte machen ein gesundes Unternehmen aus – positiver Cash Flow = gesundes Projekt oder gesundes Unternehmen. Mit Easy Project können Sie den Cash Flow projekt- und unternehmensweit überwachen und visualisieren.

• Gewinn- und Verlustrechnung – Verwenden Sie das Dashboard Budget-Anweisungen, um die Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Budgets für den ausgewählten Zeitraum anzuzeigen. Es kann somit als zentraler Arbeitsbereich für die Budgetverwaltung dienen.

3. Integration in Ihr aktuelles Buchhaltungssystem? Kein Problem!

Wie erhalten Sie Finanzdaten für das Budget Ihrer Projekte? Die manuelle Eingabe in Ihr Buchhaltungssystem nach Bezahlung der Rechnungen ist äußerst ineffizient. Das Exportieren und Importieren von Daten am Ende jedes Tages oder jeder Woche stellt ein Problem mit veralteten Daten in den Projektbudgets dar.

Die beste Lösung ist die Integration mit dem Buchhaltungssystem – automatisierter Datentransfer und korrekte Verteilung der Finanzdaten auf die einzelnen Projektbudgets. Wir Nutzen das Zapiersystem zur Integration und Sie können die Budgets Ihrer Projekte nahezu in Echtzeit verwalten. 

Zusammenfassung

In Easy Project gibt es miteinander verbundene Werkzeuge zur Erstellung und Überwachung eines Projektbudgets, die Ihnen das Wichtigste bieten – einen Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Projekts. Sie müssen von Anfang an über die Finanzen nachdenken. Der einfachste Weg hierfür ist, die Aufschlüsselung der Arbeit an Ihrem Projekt direkt mit dem finanziellen Projektstrukturplan zu verknüpfen. Ein genehmigtes Budget ist die halbe Miete – die andere Hälfte ist die richtige Kontrolle. Behalten Sie also die Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Budgets für den ausgewählten Zeitraum im Auge. Um Ihre Sorgen zu minimieren, sollten Sie Ihr Buchhaltungssystem mit Easy Project integrieren.