So steigen Sie erfolgreich auf das agile Projektmanagement um: Was Sie tun (und nicht tun) sollten, damit Ihr agiler Umstieg gelingt

Aber Projektmanager*innen werden vor allem das Versprechen eines größeren Engagements der einzelnen Teammitglieder mögen. Doch wie immer hängt alles von der Vorbereitung ab.

Wir zeigen Ihnen in den nächsten Zeilen, wie Sie auf das agile Projektmanagement umstellen können.

Agiles Projektmanagement ist auf dem Vormarsch – weltweit stellen immer mehr Unternehmen darauf um und dieser Trend setzt sich im Jahr 2021 offensichtlich fort. Doch nicht jeder schafft den Umstieg.

Die Gründe für das Scheitern sind vielfältig. Oft fehlt das Wissen über die Methodik selbst und der Aufwand für die Vorbereitung der Umstellung wird gerne unterschätzt. Lesen Sie hier, woran Sie denken sollten, bevor Sie sich endgültig für agiles Management entscheiden.

Agil vs. Wasserfall – Kampf der Titanen (und Mentalitäten)

Die Basis des agilen Denkens ist eine schrittweise und sich wiederholende Vorgehensweise. Es ist damit das Gegenteil des Wasserfallmodells, bei dem das Team einen „exakten Befehl von oben“ bekommt und diesem zu 100% entsprechen muss.

Im Gegensatz dazu werden bei der agilen Methode die Anforderungen – Benutzerverläufe und anschließend auch Teillösungen – für die Lieferungen dank der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen unabhängig arbeitenden Teams und dem*der Kund*in entwickelt.

Zeitlich findet die Teamarbeit in sogenannten Sprints statt – kurzen Intervallen (meist zwei bis vier Wochen). Jeder Sprint steht für die Arbeit an einer neuen Aufgabe, die dann Teil des Gesamtergebnisses ist.

Die Aufgabenstellung kann im Prozess flexibel verändert und modifiziert werden. Gleiches gilt für das Ergebnis. Agiles Management eignet sich deshalb auch ideal für das Lernen im laufenden Betrieb. Oft wissen wir am Anfang nicht (und können es auch gar nicht wissen), welches Produkt oder welche Lösung wir am Ende erarbeitet haben werden.

Am besten stellen wir uns das als viele kleine, separate Projekte mit eigenen Lieferungen vor, dank derer der*die Kund*in sofort ein Teilergebnis sieht und darauf reagieren kann.

Wir nähern uns Schritt für Schritt dem Endprodukt. Wir liefern nicht alles auf einmal nach dem Motto: „Daran haben wir die letzten sechs Monate gearbeitet, hier ist das Ergebnis und wir hoffen, dass es Ihnen gefallen wird, ansonsten bekommen wir einen Herzinfarkt.“

Easy Project – Sprint-Dashboard

Das kommt im agilen Projektmanagement auf Sie zu

Egal, aus welchen Gründen Sie zu einem agilen Ansatz wechseln möchten – wir haben hier einen Überblick über die grundlegenden Elemente und Positionen, auf die Sie nicht verzichten können, für Sie zusammengestellt.

• Kanban: Kanban ist eine Methode, die ursprünglich für Entwicklungsteams konzipiert wurde. Ihre Funktionsweise wird durch das beliebte Kanban-Board gehandhabt. Einfach ausgedrückt „teilen“ Sie das gesamte Projekt in drei Spalten auf - ZU ERLEDIGEN, IN BEARBEITUNG und FERTIG. Zwischen diesen Spalten verschieben Sie dann die einzelnen Teile des Projekts, je nachdem, in welchem Stadium sie sich befinden.
  
  So können Sie Aufgaben, die mehrere Teammitglieder gleichzeitig beanspruchen können, einfach teilen, zuweisen und kommentieren – jeder weiß schnell, was zu tun ist und wann er*sie dran ist. Hier erfahren Sie, welches Kanban-Werkzeug für Sie, Ihr Team und Unternehmen am ehesten geeignet ist.
  
  
• Scrum: Wenn Sie ein strukturierteres Management bevorzugen, das auf vielen kurzen Sprints basiert, kommt SCRUM wahrscheinlich für Sie in Frage. Sie ist die am häufigsten verwendete Methode innerhalb des agilen Ansatzes – ihr größter Vorteil ist die deutlich übersichtlichere Arbeit an Projekten.
  
  Ähnlich wie Kanban wurde auch SCRUM ursprünglich bei IT-Projekten eingesetzt. Heute findet es allerdings in verschiedenen Bereichen Anwendung. Um mit SCRUM arbeiten zu können, brauchen Sie eine SCRUM-Software. In der Regel werden Sie dafür das SCRUM-Dashboard verwenden.
  
  
• SCRUM-Master: Diese Person überwacht die Prozesse und Abläufe, mit denen SCRUM arbeitet. Sie ist aber gleichzeitig sensibel und flexibel genug, um auch während der Sprints neue Lösungen einzubringen, die die Arbeit effizienter gestalten. Bei der Umstellung auf ein agiles System sollten Sie diese Prozesse in Ihrem Unternehmen möglichst von jemandem einrichten lassen, der bereits Erfahrung mit SCRUM hat.
  
  Der SCRUM-Master ist nicht für das Ergebnis an sich verantwortlich, sondern kümmert sich um alles, was das Team zum Arbeiten braucht – von der effektiven Teamkommunikation bis zur Bürobelüftung. Der SCRUM-Master nutzt sein*ihr SCRUM-Master-Dashboard.
  
  
• Sprint: Wenn Sie das Gesamtprojekt bereits in mehrere kleinere Projekte aufgeteilt haben, an denen einzelne Teams arbeiten, dann liefern Sie einzelne Teile in sogenannten Sprints. (In einem Sprint beschäftigen Sie sich z. B. mit dem Design eines Logos für Ihre*n Kund*in, während sich das Gesamtprojekt mit der visuellen Identität des Unternehmens beschäftigt.)
  
  Der SCRUM-Master überwacht die Sprints, aber alle Teammitglieder sollten Zugriff auf sie haben. Um einen Überblick darüber zu haben, ob im Sprint alles wie gewünscht funktioniert, nutzen Sie am besten das Sprint-Dashboard.

3 abschließende Tipps

Der erste Tipp lautet, von Beginn an auf Transparenz zu setzen. Der Grundgedanke des agilen Managements liegt in der besseren Übersicht und der größeren Unabhängigkeit der Teams. Teilen Sie deshalb laut und für alle sichtbar mit, was als nächstes passiert. Eine Veränderung der Arbeitsstruktur und die Übertragung von mehr Verantwortung in die Hände der Kolleg*innen kann viele Mitarbeiter*innen vor einem Burnout bewahren.

Der zweite Tipp bezieht sich auf das Änderungsmanagement. Wenn Sie bereits Erfahrung damit haben, wird Ihnen die Umstellung etwas leichter fallen. Wenn nicht, ist das auch kein Problem. Heuern Sie jemanden von außen an.

Es kann einen Monat dauern, bis man alle Abläufe im Unternehmen und die Arbeitsweise verstanden hat, aber ein erfahrener SCRUM-Master kann von Anfang an ein System aufbauen, dank dem Sie unglaublich viel Zeit sparen werden. Und genau darum geht es.

Und drittens – ein geeignetes Projektmanagement-Werkzeug wird für Sie unverzichtbar sein. Eine Software, die nicht nur auf das Management an sich perfekt vorbereitet ist, wird Ihnen die Umstellung auf eine agile Strategie erleichtern.

Und das sagen wir nicht nur, weil Easy Project ein solches Werkzeug ist. Wir haben selbst verschiedene Projektmanagementmethoden ausprobiert und können sagen, dass wir an jeder Methode etwas zu schätzen wissen. Zum Beispiel kann man ein Projekt mit genau definiertem Umfang (Immobilienbau oder Software-Implementierung) mit dem „klassischen“ Wasserfallprinzip viel besser planen als mit dem agilen Ansatz.

Easy Project kombiniert deshalb beide Methoden und hat für jede von ihnen Pinnwände erstellt. Im Rahmen des agilen Managements stehen Ihnen einfache visuelle Werkzeuge wie Scrum- und Kanban-Dashboards und ein persönliches Scrum-Dashboard zur Verfügung.

Zusammenfassung

Agiles Projektmanagement ist und wird ein Trend im Projektmanagement sein. Eine klare Kommunikation des Wechsels zu einer neuen Arbeitsweise wird für Sie und Ihre Teams von entscheidender Bedeutung sein. Damit Sie mit Ihren Kolleg*innen Erfolge ernten und gleichzeitig Ergebnisse für das Unternehmen erzielen können, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihnen ein erfahrener SCRUM-Master - vielleicht ein*e externe*r Berater*in von uns - bei der Umstellung auf agiles Management unterstützend zur Seite steht.

Denken Sie auch an eine hochwertige Projektsoftware, die Ihnen den Zugang zu allen Instrumenten des agilen Managements bietet. Falls Sie weitere Fragen haben, beantworten wir diese sehr gerne.