Warum sollten Projektmanager*innen gut kommunizieren können?

Herausforderung Nr. 1 – Kommunikationsleitung

Als Projektmanager*in müssen Sie die Rolle der Kommunikationsleitung übernehmen. Grund: Sie sind die einzige Person, die mit allen Teammitgliedern in Kontakt steht. Das bedeutet, dass es sehr wahrscheinlich „nicht vorhandene Kommunikationskanäle“ zwischen einigen Teammitgliedern gibt (z. B. eine Druckerei—Texter*in | UX/UI-Designer*in—Hardware-Anbieter | Innenarchitekt*in—Anbieter für Klimaanlagen).

Es gibt eine bekannte 7C-Kommunikationsdefinition, die besagt, dass Kommunikation klar (clear), prägnant (concise), konkret (concrete), korrekt (correct), kohärent (coherent), vollständig (complete) und höflich (courteous) sein sollte. Wenn Sie diese 7Cs in Ihrer Kommunikation befolgen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen. Gleichzeitig sollten Sie aber nicht erwarten, dass andere Teammitglieder diese Grundsätze ebenfalls befolgen.

Als Kommunikationsleitung sollten Sie nicht in die Falle tappen und zur „Beschwerdeabteilung“ werden. Wir raten Ihnen deshalb: Sollte es zwischen den Teammitgliedern zu Unklarheiten kommen, sollten Sie diese schnell lösen, indem Sie ein gemeinsames Meeting oder einen Online-Anruf organisieren. Manchmal ist es besser, Menschen von verschiedenen Ufern die Brücke bauen zu lassen, als selbst zur Brücke zu werden.

“Wenn es in Ihrem Team zu einem Streit zwischen zwei
Personen kommt, organisieren Sie ein gemeinsames Meeting
oder einen Anruf, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen.“

Herausforderung Nr. 2 – Mittel und Organisation der Kommunikation (vor allem für Teams mit mehr als 3 Personen)

In unserem Artikel über die Aufstellung von Regeln für das Homeoffice haben wir 6 Kommunikationsmittel für ein erfolgreiches Projektmanagement und ein zufriedenes und effektives Team vorgeschlagen – Anrufe, geplante Online-Anrufe, Chats, Gruppenchats, gemeinsamer Kalender und ein Projektmanagement-Werkzeug. Seitdem hat sich nicht viel geändert (außer, dass wir jetzt eine großartige, intuitive Mobile-App für Easy Project haben), und diese Regeln gelten für die interne Vollzeitarbeit, die Remote-Arbeit oder die kombinierte Zusammenarbeit der Teammitglieder. Sie sollten aber trotzdem vorsichtig sein – stellen Sie unbedingt Regeln auf, in welchem Fall Sie welchen dieser Kanäle nutzen.

Herausforderung Nr. 3 – Kommunikation als Motivation zur Beschleunigung des Projektfortschritts

Der Einsatz von Soft Skills bedeutet nicht nur, Menschen für ihre Arbeit zu loben (obwohl das auch wichtig ist). Gehen wir der Sache genauer auf den Grund:

1. Informieren Sie Ihr Team. Stellen Sie sich das wie eine Tageszeitung vor, die alle Teammitglieder auf dem Laufenden hält. Finden Sie die Zeit (und einen geeigneten Kommunikationskanal für so eine Zusammenfassung, wie z. B. E-Mail oder einen Gruppenchat), um Ihre Mitarbeiter*innen darüber zu informieren, was im Laufe des Tages erreicht worden ist. Das ist eine schnelle und intelligente Möglichkeit, die Stimmung aufrechtzuerhalten und den Leuten das Gefühl zu geben, dass das Projekt vorankommt. Die Motivation, ein lustiger oder ernster Tonfall (und die Illustrationen) sind Ihnen überlassen.

“Zeigen Sie den Leuten nach jedem Sprint,
was erreicht wurde – bleiben Sie in Schwung,
indem Sie alle auf dem Laufenden halten.“

2. Ermutigen Sie die Menschen zum Sprechen. Einer der einfachsten, aber oft vergessenen Tricks, um Menschen in eine Diskussion einzubeziehen, ist, sie nach ihrer Meinung zu dem gerade Gehörten zu fragen. Richten Sie Ihre Frage an eine bestimmte Person, um in den ruhigen und anscheinend perfekten Momenten zu vermeiden, dass Ihr Briefkasten mit unerwünschten Notizen gefüllt wird. Viele Probleme lassen sich durch ein kurzes persönliches Gespräch (oder online) zwischen den Teammitgliedern lösen und vermeiden.

3. Zeigen Sie Ihrem Team, was gerade vor sich geht. Auch Zahlen und Daten sprechen für sich. Außerdem ist das eine Sprache, die kaum jemand in Frage stellen kann. Laden Sie ab und zu Ihr Team und/oder Projektbeteiligte und Kunden zu einer kleinen Präsentation ein. Besorgen Sie Kaffee und ein paar Snacks und zeigen Sie ihnen Ihre Welt – den Projektfortschritt in visuellen und farbenfrohen Graphiken und Statistiken. So können sie das Projekt aus einer anderen Perspektive sehen. Außerdem hilft das auch Ihnen, da andere sich leichter vorstellen können, was eigentlich Ihre Aufgabe ist (nicht jeder weiß das, glauben Sie uns!).

Herausforderung Nr. 4 – Allgemeine Verbesserung der Kommunikation in agilen Teams

Das hat viel mit der ersten und zweiten Herausforderung zu tun: Regeln aufstellen. Die Menschen müssen auch bei der Kommunikation einfach nur angeleitet werden. Sie verlassen sich bewusst oder unbewusst auf Ihre Führung, und Sie müssen sie mit Regeln, Kommunikationskanälen und ja, auch mit Soft Skills ausstatten. Lassen Sie auch die PM-Funktionen für sich selbst sprechen – präsentieren Sie Ihrem Team das Gantt-Diagramm des Projekts und die WBS gleich beim ersten Brainstorming oder Kickoff-Meeting.

Zusammenfassung

Es gibt zahlreiche Tipps und Tricks für eine allgemein gute Kommunikation, aber Projektmanager*innen sollten nicht erwarten, dass auch alle Teammitglieder sie befolgen. Es liegt also an Ihnen, gute Kommunikationsmanieren einzusetzen und aufrechtzuerhalten und sie durch Technologie zu unterstützen – vor allem durch eine solide, moderne und visuelle PM-Software mit Funktionen für eine bessere Kommunikation. Fordern Sie andere auf, sich zu äußern, und ermutigen Sie sie dazu. Erklären Sie schon beim ersten Brainstorming allen, dass jede Meinung zählt. Jeder weiß, dass die Arbeit umso besser wird, je besser die Kommunikation ist.