So retten Sie ein Projekt mit knapper Frist: 5+1 Praxistipps zur effektiven Projektabwicklung

Nicht selten besteht das Risiko, dass Sie das Projekt nicht termingerecht liefern können. Was ist in einem solchen Fall zu tun? Lesen Sie, wie Sie das Projekt anpacken und mit geringstmöglichen Abstrichen retten können.

Warum verzögert sich ein Projekt?

Wenn ein Projekt in die falsche Richtung zu laufen scheint (vor allem in Bezug auf die Fristen), kann das viele Gründe haben. Meistens ist jedoch der*die Projektmanager*in dafür verantwortlich – entweder kann er*sie den Zeitplan nicht einhalten oder er*sie unterschätzt die Vorbereitungsphase. Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was vor Beginn der Arbeit an einem Projekt zu tun ist:

• WBS – Work Breakdown Structure mit allen Teammitgliedern – Sie werden sehen können, woraus das Projekt besteht und wie viel Zeit für die Bearbeitung der einzelnen Elemente benötigt wird.
• CBS – Cost Breakdown Structure – Sie dient als Basis für Ihr Projektbudget sowie für dessen erstmaligen und laufenden Abgleich mit den tatsächlichen Kosten.
• Ressourcenmanagement – Nutzen Sie es, um die Arbeit zu planen und Ressourcen entsprechend ihrer Echtzeitkapazitäten zu reservieren.

Ein Projekt wieder auf den richtigen Weg bringen – Project Crashing

Wenn Sie einen fixen Liefertermin für ein Projekt haben, der auf keinen Fall verschoben werden kann (z. B. ein Firmenevent, das an ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit gebunden ist, eine offizielle Hoteleröffnungsfeier oder die Präsentation eines neuen Produktionsmodells in einer Fachkonferenz), ist es an der Zeit, eine Technik einzusetzen, die als Project Crashing bekannt ist.

Der Begriff klingt vielleicht etwas bedrohlich, aber es gibt keinen Grund zur Sorge. Im Gegenteil, damit haben Sie eine gute Lösung parat. Es ist aber wichtig, sich verantwortungsvoll darauf vorzubereiten.

Project Crashing bedeutet, dass die Zeit für eine oder mehrere Aufgaben verkürzt wird. Dadurch verringert sich auch die Gesamtdauer des Projekts. Logischerweise müssen Sie aber mit einer Erhöhung des Ressourcenvolumens rechnen, was zu einer Erhöhung der Gesamtkosten führt.

Damit Sie das Projekt schließlich pünktlich und trotzdem mit möglichst geringen Auswirkungen auf das Budget abschließen können, gehen Sie wie folgt vor:

1) Aktualisieren Sie die WBS – Führen Sie ein Meeting mit dem Team durch. Erklären Sie, warum Sie eine neue Projektplanung erstellen müssen. Finden Sie heraus, ob die Aufgaben gemäß der aktuellen Work Breakdown Structure relevant sind oder ob einige davon zu einer Aufgabe zusammengefasst oder sogar ganz weggelassen werden können.

2) Aktualisieren Sie Gantt – Übertragen Sie die aktualisierte Mind Map in ein Gantt-Diagramm, so dass Sie die Zusammenhänge zwischen Aufgaben und Zeit sehen können. Sparen Sie mit Easy Project Zeit, indem Sie Änderungen in der Mind Map automatisch in Gantt übertragen lassen.

3) Machen Sie sich mit dem Status von Projekten innerhalb des Unternehmens vertraut – Gehen Sie mit dem*der Portfoliomanager*in den Projektstatus im globalen Gantt durch und finden Sie heraus, ob für das Project Crashing innerhalb des Unternehmens Ressourcen bereitgestellt werden können oder ob Sie externe Anbieter anheuern müssen.

4) Planen Sie die Kosten der neuen Ressourcen – Für den Einsatz interner oder externer Ressourcen sollten Sie einen klaren Überblick darüber haben, wie hoch die Kosten dafür sein werden und wie hoch Ihr Budget sein wird.

5) Erstellen Sie ein neues und aktualisiertes Projekt, das Folgendes umfasst:

• Angepasste Personalkapazitätsplanung – neue Ressourcen, mit denen Sie das Projekt realisieren werden
• Aktualisierte Work Breakdown Structure und Budget
• Überarbeitetes Gantt-Diagramm basierend auf den beiden vorherigen Punkten

Ist das alles? Naja, fast.

Früher oder später werden Sie zwangsläufig zum*zur „Feuerwehrmann*Feuerwehfrau“ und müssen die Flammen eines verzögerten oder schlecht laufenden Projekts löschen. Manche Projekte werden ab einem gewissen Punkt zu brennen beginnen, andere wiederum werden tadellos verlaufen. Im Projektmanagement geht es auch darum, ein Problem zu kommunizieren, es zu thematisieren und dann zu lösen. Fehler passieren, aber man muss aus ihnen lernen.

Deshalb sollten Sie daran denken, nach der Lieferung des Projekts ein Meeting abzuhalten (die sogenannte Afterwork). Bereiten Sie eine Liste mit Fragen, Antworten und Lösungsvorschlägen vor und kommunizieren Sie das Ergebnis dann im gesamten Unternehmen – Projektmanager*innen müssen sich gegenseitig unterstützen.