Budget Du Projet – Tout Ce Que Vous Devez Savoir: Comment Estimer, Créer Et Protéger Correctement Le Financement De Votre Projet

Nous vous conseillerons comment créer une base solide de planification financière pour votre prochain projet et de garder une vue d'ensemble des finances! Un chef de projet capable de préparer un budget solide est extrêmement important pour l'équipe.

Une personne capable de contrôler et d'optimiser le budget pour satisfaire non seulement l'équipe, mais aussi la direction de l'entreprise, n'a pas de prix. Heureusement, il existe des outils permettant un contrôle et un reporting réguliers – voici un aperçu de ces outils ainsi que quelques règles à respecter.

Budgets de projet dans Easy Project

Qu'est-ce qu'un budget ?

Le budget d'un projet comprend les coûts estimés nécessaires pour le lancement et la réalisation du projet, idéalement dans les délais requis par le client. Cependant, le budget préparé au début du projet est toujours une estimation.

Il est important de le dire et de le comprendre pour tous ceux qui travaillent sur le projet et pour ceux qui vous ont demandé de le préparer – les clients.

Vous devez tout inclure dans le budget du projet, tout simplement (par exemple, le café que vos créatifs boivent lors d'un brainstorming dans un café ou les appels téléphoniques réguliers passés au client pour l'informer de l'état du projet).

Toutefois, cet article ne concerne pas les détails d'un budget large; nous supposons que vous disposez déjà, par exemple, d'un tableau des heures de travail des différents membres de votre équipe ou des coûts de fonctionnement précisément quantifiés de vos ressources.

Bannière: Comment préparer et contrôler un budget?

Conseil : Qu'est-ce qu'il ne faut pas oublier d'inclure dans le budget?

• Les coûts directs et indirects

• Coûts fixes et variables

• Travail et matériaux

• Frais de déplacement

• Matériel potentiel et location de locaux

• NOUVEAU! Mesures liées à la pandémie de Covid-19 – comme les tests

• Licences

Budgets de projet dans Easy Project

Étape 1 – Création du budget

Lorsque vous démarrez un projet, il est bon d'établir une Structure de Répartition du Travail (SRT). Vous pouvez ainsi voir tous les éléments qui composent votre projet et les approuver avec l'équipe.

Ensuite vient la tarification des éléments individuels – la Structure de Répartition des Coûts (SRC). Pour faciliter au maximum votre travail initial, nous avons intégré la SRT et la SRC dans un seul module au sein d'Easy Project, de sorte que vous ne devez pas passer manuellement de l'un à l'autre.

Conseil: Incluez tout travail ou service effectué par des sous-traitants dans la SRC.

Étape 2 – Approbation du budget

Prendre la SRC récemment créée et se rendre directement chez le client n'est probablement pas la meilleure idée. Approuvez d'abord le budget en interne – au niveau de l'équipe, puis de la direction. Vous ou votre équipe pouvez avoir oublié quelque chose, ou la réserve budgétaire sur laquelle vous comptez n'est pas suffisante.

Pour être aussi bien préparé que possible à la gestion financière de votre projet et pour que votre budget soit aussi proche de la réalité que possible, vous devez le comparer aux budgets des projets précédents.

Il est probable que vous ne trouverez pas un budget exactement identique, mais vous pourrez certainement obtenir des données sur un point commun entre les projets – par exemple, le prix de la location d'une salle de congrès ou le temps nécessaire à la création d'une série de bannières pour une conférence.

Conseil: si vous rencontrez quelque chose pour la première fois pendant la création d'un budget, investissez votre temps dans une courte réunion avec des collègues qui ont l'expérience de la tarification d'éléments similaires. Il est mieux d'avoir une demi-heure au début du projet que de manquer un demi-million de couronnes au milieu du travail.

Budgets de projet dans Easy Project

Étape 3 – Suivi et Contrôle du budget et Rapports

C'est une chose de préparer le budget, une autre de le visualiser et de contrôler comment le budget est ou n'est pas respecté, puis de réagir à temps. Un contrôle permanent et régulier de vos revenus et de vos dépenses prouve non seulement que vous êtes professionnel, mais constitue également une prévention contre les erreurs.

Pour pouvoir contrôler le flux de trésorerie de votre projet (dans le cas des gestionnaires de portefeuille, un portefeuille entier), nous vous proposons plusieurs conseils – vous pouvez également utiliser la plupart d'entre eux directement dans le nouveau Easy Project:

• Flux de trésorerie – suivez et rendez compte régulièrement aux clients, à la direction de l'entreprise et à votre équipe de l'avancement de votre projet grâce à cet outil transparent,
• Réunions régulières – votre gestion de projet doit inclure un bref état financier – commencez par un rapport clair pour la direction et continuez en informant sur les dépenses lors de réunions régulières avec le client,
• Budget – plan vs. réalité – grâce au budget du projet, vous serez non seulement capable de planifier horaire et allocations pour les rôles individuels, et par la suite le budget entier, mais aussi de comparer rapidement et en détail le plan budgétaire du projet avec les dépenses actuelles,
• Calcul du prix du projet – un outil avec lequel vous pouvez créer rapidement et précisément un devis et une description du calcul du prix, puis exporter tout avec votre logo au format PDF.

Résumé

Même si le budget d'un projet est toujours juste une estimation des coûts, votre objectif doit être de le préparer aussi précisément que possible. Plusieurs fonctionnalités éprouvées sont disponibles pour rendre votre budget plus clair.

Ainsi, il vous sera plus facile de défendre le budget face au client et à la direction. Cependant, l'une des activités les plus importantes d'un chef de projet est de contrôler l'exécution du budget sur la base de données précises.

Par conséquent, organisez des réunions régulières sur l'état financier de vos projets et fournissez un rapport complet sur ces derniers grâce aux outils de votre logiciel de gestion de projet. Avec une vue d'ensemble des flux de trésorerie, vous ne rencontrerez pas de mauvaises surprises et d'erreurs.