Comment définir un budget de projet opérationnel : 3 conseils pratiques + des outils facilitant la création et le suivi du budget

La réponse à cette question se résume en une préparation minutieuse du budget. Nous allons vous montrer comment y parvenir (et comment Easy Project pourra vous aider à faire encore mieux).

La planification financière ne consiste pas seulement à créer des feuilles Excel et à les envoyer au client. En tant que gestionnaire de projets, vous devez penser à beaucoup plus de choses lorsqu’il s’agit pour vous de créer un budget raisonnable et réaliste. Avec Easy Project, vous pourrez facilement calculer les dépenses et les revenus, et assurer un flux de trésorerie toujours positif.

1. Une carte mentale financière, c’est inestimable !

Supposons que vous, en tant que gestionnaire de projet expérimenté, utilisiez un module de structure de répartition du travail (WBS) avant de commencer vos projets. La bonne nouvelle est que nos outils permettent de le relier directement à la structure de répartition des coûts (CBS) – un module de la structure de répartition financière. Ce qui fait que vous n’avez pas besoin de passer manuellement du WBS au CBS (une gestion financière visuelle) et que votre budget sera clairement visualisé sous la forme d’une carte mentale financière. D’après nos clients, cette solution leur a été d’une grande utilité quand il s’agit notamment de :

• Comparer des offres et négocier les meilleurs tarifs

• Justifier les couts facturés au client

• Conserver la responsabilité des vendeurs et des fournisseurs en matière de prix

Conseil : il convient de présenter, si possible, un budget plus important à votre client. Certains points exigeront certainement des explications ou une discussion plus approfondie, et vous et votre client apprécierez certainement de ne pas avoir à échanger dix courriels pour vous mettre d’accord.

2. Votre budget a été bien établi... comment le suivre ?

Le suivi du budget est une chose que peu de chefs de projet sont capables de maitriser. Voici les outils avec lesquels vous pourrez rapidement et facilement savoir exactement ce que vous devez faire pour mener à bien votre projet sur le plan financier.

• Budget vs. réalité – L’outil Project Budgets vous aidera à éviter les mauvaises surprises. Vous fixez des frais horaires en fonction des rôles, des activités et des membres de l’équipe de projet, puis vous suivez les revenus, les coûts de main-d’œuvre et la rentabilité globale du projet. Enfin, vous obtenez une vue d’ensemble du portefeuille de projets et des états financiers.

• Des projets sains font une entreprise saine – un flux de trésorerie positif = un projet sain ou entreprise prospère. Avec Easy Project, vous pouvez suivre et visualiser les flux de trésorerie des projets de votre entreprise.

• États des résultats – consultez le panneau des états budgétaires pour voir la différence entre les budgets prévus et réels pour une période donnée. Cela peut ainsi vous servir de plan de travail central pour la gestion du budget.

3. Besoin d’intégrer notre outil de préparation du budget ? Pas de problème.

Comment importer des données financières vers le budget de votre projet ? Vous savez que les saisir manuellement dans votre système comptable est une tâche très fastidieuse. L’exportation et l’importation des données à la fin de chaque jour ou de chaque semaine pose également un gros problème.

La meilleure solution est l’intégration de votre système comptable à notre outil de gestion du budget qui permettra des transferts de données automatisés et une distribution correcte des données financières pour chaque budget de projet. Nous ferons l’intégration au moyen du système Zapier. Vous pourrez par la suite gérer les budgets de vos projets en temps quasi réel.

Résumé

Easy Project est doté d’outils interconnectés permettant la création et le suivi des budgets de projet. Vous bénéficierez ainsi de la chose la plus importante, à savoir un aperçu des résultats financiers de vos projets. Vous devez penser à tout ce qui concerne le côté financier de votre projet avant de vous y engager. Le mieux est donc de lier directement la structure de répartition du travail de votre projet à la structure de répartition des finances. Un budget approuvé, c’est déjà la moitié de la bataille – l’autre moitié est un bon contrôle sur toute la durée du projet. Il faut donc surveiller la différence entre le budget prévu et le budget réel à chaque étape du projet. Pour gagner encore plus en efficacité, faites intégrer votre système comptable à Easy Project.