Comment estimer des projets sur Easy Project

Tout cela en dit long sur l'importance de l'estimation dans la gestion de projet. L’estimation du temps est un élément important du projet, et une gestion du temps inefficace peut entraîner des retards et des dépassements de coûts, ce qu'un chef de projet doit éviter à tout prix.

L'estimation de variables essentielles comme le temps peut jouer un rôle central dans la détermination de l'étendue du succès d'un projet et par conséquent, les estimations de projet ne doivent jamais être tenues pour acquises.

Comment assurer une estimation efficace des projets ?

Bien que l'estimation du temps puisse sembler une tâche facile à première vue, ce n'est pas du tout le cas. Comme l'indique le Project Management Institute (PMI), « L'estimation n'est pas un événement, c'est un processus ! » Estimer un projet sur la base du jugement et de l'intuition est voué à l'échec parce que la partialité des humains conduit à des estimations généralement trop optimistes et parfois trop pessimistes.

Estimer des projets avec Easy Project

S'appuyant sur ce que le PMI a déclaré, l'estimation des projets est un processus continu qui nécessite une contribution et une intervention régulières de toutes les parties prenantes, afin qu'un projet puisse être bouclé à temps.

1. Sélection des activités

Pour commencer, vous devrez ajouter/lancer des activités dont les tâches seront effectuées et le temps sera consigné, et sélectionner des projets dont l'activité fait partie. Cela peut être fait en allant à Gestion >> Catégories >> Activités (temps passé). Vous pouvez simplement ajouter ou sélectionner une activité déjà ajoutée et cocher les cases des projets dont cette activité fait partie.

2. Ajouter ou sélectionner une tâche

Une tâche, également connue sous le nom d'objet d'estimation, est ce que vous allez évaluer en temps pour faire une estimation. Ajouter une tâche ou en sélectionner une est assez simple et consiste à aller sur Paramètres >> Activités (temps passé). Là, vous pouvez soit sélectionner une tâche existante pour laquelle enregistrer le temps, soit en ajouter une nouvelle en cliquant sur le bouton Nouvelle tâche. Ce tableau de bord vous offre également une option supplémentaire pour autoriser la sélection d'activité lors de la création d'une tâche ou lors de l'enregistrement du temps.

3. Enregistrement du temps

Bien sûr, l'enregistrement du temps est l'étape la plus importante dans la mesure et l'estimation des projets, et Easy Project offre plusieurs façons de le faire.

Consigner le temps directement à partir d'une tâche

Le tableau de bord des tâches vous permet d’utiliser des fonctions de tâches multiples, y compris l'enregistrement du temps. Le panneau de contrôle affiche plusieurs options et vous pouvez cliquer sur l'option Enregistrer le temps pour une tâche.

Enregistrer l'heure à partir de la liste des tâches

Vous pouvez également consigner l'heure à partir d'une liste de tâches si vous le souhaitez et le processus est assez simple. Tout ce que vous avez à faire est d'accéder à la liste des tâches. Une fois fait, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la tâche choisie pour laquelle vous souhaitez enregistrer le temps. Ce faisant, un menu apparaît, vous offrant plusieurs options parmi lesquelles choisir, y compris l'option d'enregistrement du temps.

Enregistrer l'heure à l'aide du bouton Démarrer le travail

Un autre moyen simple et interactif d'enregistrer automatiquement le temps d'une tâche consiste à utilisez le bouton Démarrer le travail dans le menu des fonctions de la tâche. Il vous suffit de sélectionner la tâche voulue et un tableau d'options apparaîtra.

Lorsque vous souhaitez commencer à enregistrer le temps, il vous suffit de cliquer sur le bouton Démarrer le travail dans le panneau et le chronomètre commencera automatiquement à fonctionner. Vous pouvez également utiliser le bouton pause pour arrêter temporairement le chronomètre avant de le reprendre ou de l’arrêter.

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Terminer, le chronomètre s'arrête et la page d'enregistrement du temps se remplit automatiquement. C'est sans doute le moyen le plus adapté et pratique d'enregistrer le temps et d’effectuer des estimations.

4. Affichage et analyse du temps enregistré

Vous ne pouvez pas effectuer d'estimations de projet sans consigner puis analyser le temps enregistré pour différentes tâches et activités. Par conséquent, Easy Project fournit plusieurs méthodes pour afficher et catégoriser le temps passé, selon vos besoins et votre convenance.

Création de rapports à l'aide de la déclaration personnelle

Le tableau de bord des déclarations personnelles vous permet de regrouper votre temps passé et enregistré par jours, semaines, mois, années ou même de définir une période de votre choix. Pour cela, vous devrez vous rendre sur Plus >> Déclaration personnelle >> Détails >> Options, où vous pouvez trouver l'option Regrouper les résultats par. Cette option vous permet de sélectionner une période de votre choix et d'afficher les entrées de temps enregistré en conséquence.

Création de rapports à l'aide des modules de la page personnelle

Easy Project vous permet également de signalé le temps passé et enregistré à l'aide d'un module interactif et graphique, et d’une vitrine des modules de la page personnelle. Cette fonction vous permet d'afficher ou de consigner vos entrées de temps enregistré sous forme de liste ou de graphique, ce qui facilite la compréhension et l'interprétation. Pour ce faire, accédez au mode d'édition de page >> Ajouter un nouveau module >> Configurer la période et le format de sortie.

Création de rapports à l'aide du calendrier

Vous pouvez également signaler le temps enregistré à l'aide du calendrier, en allant dans le mode d'édition de page >> Ajouter un nouveau module (calendrier du temps passé) et configurer la plage horaire parmi les options disponibles.

Conclusion

Maintenant que nous avons montrer l'importance d’estimer des projets, il est essentiel de comprendre qu’un suivi du temps efficace est la condition préalable la plus importante pour obtenir des estimations exploitables. Sachez qu’Easy Project fournit une plateforme très pratique et interactive, équipée de nombreuses fonctionnalités et tableaux de bord pour cela.

Si un chef de projet peut s'assurer qu'un mécanisme efficace de suivi du temps est en place, l'estimation du projet peut être plus efficace, et les risques de dépassement de temps et de coûts diminuent considérablement.