Comment gérer plusieurs projets en parallèle sans perdre la tête : Conseils et outils pratiques pour la gestion de portefeuilles de projets

Si vous avez déjà eu à gérer plusieurs projets en parallèle, vous savez certainement que dans de telles situations il faut faire très attention à trois éléments en particulier : la hiérarchisation des tâches selon leur degré de priorité, l’allocation judicieuse des ressources et le suivi rigoureux du travail en équipe. Nous partons du principe que vous avez depuis longtemps renoncé à la méthode du « papillon adhésif », et que vous utilisez des logiciels plus modernes et plus pratiques pour la gestion de vos portefeuilles de projets. Dans ce qui suit, vous allez découvrir ce à quoi il faut faire attention lors de la gestion de vos portefeuilles de projets et l’utilité des fonctionnalités de Easy Project dans ce domaine en particulier.

1. Assurez-vous que vous êtes au courant de toutes les tâches qui constituent vos projets

Nous ne nous lassons jamais de parler de la structure de la répartition du travail (WBS : de l’anglais « work breakdown structure ») dans nos blogs. Si vous le faites correctement, vous éviterez certainement d’être surpris par des tâches « oubliées » et impossibles à insérer dans votre planning, ce qui vous fera froncer les sourcils ! Tâchez donc d’établir un bon WBS pour chaque projet de votre portefeuille.

2. Faites un bilan des temps d’exécution de chaque tâche et des personnes qui s’en chargeront

La gestion des ressources est une des compétences essentielles dans la gestion de portefeuilles de projets. En tant que chef de projet, vous devez optimiser toutes les ressources dont vous disposez afin que les bonnes ressources (dans ce cas, les ressources humaines) aient suffisamment de temps pour produire des résultats concrets et satisfaisants.

Un plan de ressources visuel vous permettra de voir presque en temps réel l’évolution de l’utilisation de vos ressources sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, ce qui est absolument nécessaire pour la planification plus optimale de vos ressources humaines.

Un tableau de bord de l’utilisation des ressources vous sera d’une grande utilité pour la gestion de vos portefeuilles de projets en particulier. Il vous permet d’évaluer facilement le rendement de vos équipes de travail. Et lorsque, par malheur, quelque chose se tourne mal et que vous devez passer à un planning d’urgence, les diagrammes visuels d’affectation globale des ressources vous aideront de façon incroyable.

3. Un assistant d’une utilité primordiale ? Global Gantt.

Il est, de nos jours, impossible de planifier des projets, surtout des projets de grande envergure, sans un diagramme de Gantt. Le principal avantage du diagramme de Gantt est qu’il permet de visualiser en temps réel la progression des tâches d’un projet, ainsi que l’utilisation des ressources dont on dispose .

D’où la grande utilité de Gantt global (l’outil de diagramme de Gantt) pour les gestionnaires de portefeuilles de projets. Si le diagramme de Gantt vous permet d’avoir « une vue d’ensemble des tâches », le Gantt global quant à lui permet de visualiser tous les éléments constituant la progression du portefeuille. Il vous permettra de suivre :

• L’état d’avancement de tous les projets, présenté sous la forme d’une ligne chronologique sur laquelle il est possible de cliquer dans des diagrammes de Gantt individuels, où vous pouvez rapidement voir ce qui sera (ou devrait être) fait et qui en est responsable
  
  
• Un aperçu des ressources épuisées pour tous les projets
  
  
• Un aperçu des flux de trésorerie de tous les projets
  

En plus de cela, nous avons développé un Gantt global amélioré avec une fonction pratique de glisser-déposer qui est disponible dans la version de Easy Project 10.6. Vous allez l’adorer !

4. Suivi et génération de comptes rendus

Êtes-vous capable de faire la différence entre un gestionnaire de portefeuille confirmé et un autre qui ne l’est pas ? Lorsque vous leur demandez, lors de la réunion du lundi, « Alors, où en sommes-nous avec nos projets ? », le deuxième se lance d’un discours interminable et le premier vous remet un compte-rendu.

Vous pouvez créer des comptes rendus complets et prêts à être présentés en quelques clics grâce à la fonction « Aperçu du portefeuille ». Vous pouvez facilement personnaliser vos comptes rendus et ceux du portefeuille et les faire afficher sous forme de graphiques ou de diagrammes.

5. Quelques bons conseils pour conclure

• Déléguer - si vous êtes du genre à vouloir tout faire vous-même, vous êtes donc sans doute quelqu’un qui aime participer personnellement à chacun de vos projets, et qui se retrouve, par conséquent, souvent épuisé et dépassé par le temps. De plus, si vous privez certains membres de votre équipe à faire ce qu’ils ont à faire, vous allez mettre votre équipe dans une ambiance de travail plus tendue. Laissez les gens faire ce qu’ils ont à faire et déléguez les différentes tâches aux personnes qui pourront vous aider. Votre rôle est d’orchestrer le travail de votre équipe. Et ce n’est pas du tout de tout repos.
  
  
• Faire primer de l’ordre - fixez des règles pour la communication, l’organisation des résultats et le suivi de l’évolution de votre portefeuille de projets. Moins vous aurez besoin d’applications et d’outils différents, mieux ce sera. Idéalement, si vous pouvez vous contenter de l’essentiel, notamment les données et les chiffres, dans un seul outil.
  
  
• Tirer profit du concept des milestones- vous asseoir avec les membres de votre équipe et parler du projet en cours est parfois un excellent outil en soi. Par exemple, dans un projet, vous vous rendez compte que vous êtes en difficulté, et dans un autre projet, les choses sont même en avance sur le calendrier. De plus, écouter aux commentaires de vos coéquipiers (par exemple : après avoir terminé la première phase d’un projet) vous aidera à mieux vous préparer pour les phases à venir et à poursuivre votre travail avec encore plus d’efficacité.

Résumé

Pour éviter de vous perdre dans la gestion de plusieurs projets en même temps, utilisez les outils de gestion de portefeuilles de projets. Ces outils vous aideront à avoir une vue d’ensemble de l’utilisation de vos ressources. Par exemple, le panneau d’utilisation des ressources vous sera d’une grande utilité. Vous pouvez ensuite suivre l’état d’avancement de chacun de vos projets de façon individuelle et sa position par rapport aux autres projets d’un même portefeuille dans le Gantt global. Et lorsque l’on vous demande l’état d’avancement de vos projets, vous pouvez utiliser la fonction « Aperçu du portefeuille ». Ainsi, la gestion de plusieurs projets progressant en parallèle devra ne plus vous faire peur.