Comment les entreprises peuvent-elles préparer leurs employés au travail à distance dans cette époque de distanciation sociale
Lorsque la COVID-19 a atteint le statut de pandémie, les entreprises de nombreux secteurs ont envoyé des millions d'employés travailler à domicile. Le coronavirus n'a pas donné beaucoup d'avertissements et, dans la plupart des cas, les entreprises ont eu peu de temps pour se préparer. Actuellement, les managers peinent à gérer des équipes virtuelles, et beaucoup d'entre eux en font l'expérience pour la première fois.
Si vous êtes actuellement patron ou dirigeant d'une entreprise, vous devez comprendre les effets du travail à distance sur vos employés. Les conditions particulières, l'incertitude et le sentiment général de désorganisation font qu'il est difficile de maintenir le même niveau de productivité que celle des employés au bureau. Vous devez revoir vos prévisions et adapter votre style de gestion à la "nouvelle normalité"
Pour vous aider, vous et votre entreprise, voici nos meilleures recommandations pour soutenir vos employés lorsqu'ils travaillent chez eux.
1. Réviser vos prévisions
La plupart des équipes sont habituées à un travail régulier et uniforme. Elles travaillent ensemble dans le même espace et dans les mêmes conditions. Elles ont également le même horaire, et lorsqu'elles ont besoin d'aide, de précisions ou d'approbation, leurs responsables ne sont qu'à quelques pas.
Cependant, le travail à distance exige un changement de mentalité. Les entreprises doivent aider leurs employés à passer le plus rapidement possible au travail décalé et personnalisé. En tant que manager, vous devez redéfinir vos exigences quant à la durée des tâches et faire des compromis sur la qualité des résultats, permettre plus de souplesse et vous concentrez sur les résultats. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent accomplir leurs responsabilités sans ressentir votre pression.
2. Garder le contact
Selon des recherches sociométriques, des échanges plus fréquents sont essentiels pour maintenir le moral et l'engagement des employés. Donc, si vous n'aviez pas investi dans des outils de communication virtuelle, il est temps d'y songer sérieusement.
Une solution logicielle comme Easy Project offre une fonction de messagerie instantanée qui s'intègre facilement aux plateformes d'ordinateurs et de smartphones de votre personnel afin que vous puissiez rester en contact régulier avec eux.
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3. Renforcer la formation continue
La formation des employés ne doit pas s'arrêter lorsqu'ils travaillent à distance. En plus de valoriser votre personnel, elle favorise également la possibilité d'échanges bien nécessaire.
De longues séances de formation peuvent être inadaptées, mais le micro-apprentissage peut être très efficace. Vous pouvez vous orienter vers de courtes leçons quotidiennes sur un sujet particulier qui peut être un outil, une compétence ou un comportement spécifique. Vous devriez envisager d'adopter un outil de gestion qui vous permette de suivre les activités d'apprentissage grâce à des tableaux de bord interactifs. Vous pouvez même alterner ces séances d'apprentissage entre les membres de l'équipe et leur permettre de suggérer des thèmes.
4. Renforcer le soutien
Lorsque tout le monde travaille à domicile, répondre aux besoins individuels peut rapidement épuiser les capacités des responsables. La situation est encore plus compliquée par le fait qu'il est beaucoup plus difficile de lire les émotions sans face à face.
Pour alléger le fardeau des cadres, vous pouvez organiser votre équipe en binômes. Assignez à chaque personne le rôle de coach de son collègue. Demandez-leur de communiquer quotidiennement et de faire un rapport sur leur bien-être. Cette structure vous permet de créer un soutien mutuel qui protège contre l'isolement émotionnel.
D'autre part, vous pouvez remplacer la perception des indices émotionnels issus du langage corporel et non verbal par les échanges écrits, oraux et la communication vidéo. Une modification de la tonalité des courriers électroniques, par exemple, peut vous aider à identifier rapidement qu'un employé peut avoir besoin d'un soutien supplémentaire. Un outil de gestion des présences peut également vous permettre de déterminer quand un employé saute une réunion virtuelle afin que vous puissiez le joindre et résoudre le problème potentiel.
5. Surveiller continuellement les niveaux de stress
La pandémie a causé beaucoup de stress aux entreprises et aux personnes qui travaillent pour elles. Les confinements, les règles de distanciation sociale et les mesures d'isolement ont empêché les gens de communiquer et d'exprimer leurs frustrations. C'est pourquoi, en tant que dirigeant d'entreprise, le bien-être de votre équipe doit être votre priorité absolue.
Pensez à surveiller le niveau de stress de l'équipe en posant périodiquement des questions sur son bien-être. Même si vous avez déjà eu l'impression qu'un employé est stressé, il est utile d'obtenir des réponses quantitatives.
Les êtres humains sont généralement des créatures sociales qui ont besoin de ressentir un sentiment d'appartenance. Aujourd'hui plus que jamais, il est essentiel que les employés se sentent faire partie d'une équipe. En adoptant des stratégies et des outils qui favorisent la productivité, le travail d'équipe, l'apprentissage et le soutien, vous permettez à vos employés de continuer à être performants, même en ces temps troublés.
