Création d’un calendrier de projet de grande qualité avec Easy Project

Cette approche peut être dangereuse, et après un certain temps, vous n'aurez plus aucun moyen de savoir si votre projet est à l'heure ou en retard. Votre calendrier dépendra de la nature de votre projet. Cela peut aller d'une simple chronologie des tâches à un enchevêtrement d'activités interdépendantes.

Quel que soit votre projet, vous pouvez élaborer un calendrier fiable en respectant plusieurs étapes concrètes et en utilisant les bons outils. Avec Easy Project, vous pouvez planifier vos projets en ligne, créer des listes de tâches et gérer les moyens, le tout à partir d'une seule plateforme.

Vous trouverez ci-dessous notre guide étape par étape pour créer un calendrier de projet efficace avec Easy Project.

1. Divisez vos projets en plusieurs tâches principales

La première étape de l'exécution d'un projet consiste à déterminer ce que vous devez faire. Cela semble évident, mais malheureusement, c'est à ce stade que la plupart des gens oublient certaines choses cruciales. Une fois le calendrier du projet établi, il est rare qu'ils se souviennent de revenir en arrière et d'ajouter les activités omises.

La meilleure façon d'établir une liste de tâches complète est de faire participer toute votre équipe. Commencez par tout ce que vous savez qui doit être inclus dans le calendrier, et demandez au reste de votre équipe d'y ajouter des activités. Leurs connaissances spécialisées garantiront que chaque élément de votre projet est bien planifié.

Il est vrai que la collaboration a été fortement gênée par la pandémie actuelle de coronavirus. Néanmoins, il suffit de quelques courtes réunions virtuelles pour discuter de votre calendrier avec votre équipe.

En divisant votre projet en tâches individuelles, veillez à ne pas perdre de vue l’ampleur et l'objectif général. Easy Project peut vous aider à créer des listes de contrôle dynamiques et à éliminer le risque de manquer une étape. Vous pouvez également sauvegarder toute nouvelle modification pour donner à votre équipe une idée précise de ce qui entre et sort de votre calendrier.

2. Organisez les tâches

Une fois que vous avez défini les tâches nécessaires, l'étape suivante consiste à établir un ordre pour ces activités. Après tout, vous ne pouvez pas tout planifier en même temps pour commencer, sauf si vous disposez de très petits moyens.

Les diagrammes de Gantt existent depuis un certain temps, et leur efficacité dans l'organisation des tâches est inégalée. Les diagrammes représentent visuellement un calendrier de projet, vous montrant non seulement les tâches mais aussi les liens entre elles.

Les diagrammes de Gantt d'Easy Project vous permettront de faire les liens, vous donnant plus de visibilité sur les dépendances, en particulier celles qui concernent les équipes externes.

3. Définissez les étapes

Les étapes d'un projet sont des points spécifiques du cycle de vie d'un projet qui marquent l'achèvement d'une tâche importante dans le calendrier. Ces points peuvent être la fin d'une phase de développement, le début de la construction d'un produit ou l'ouverture d'une nouvelle usine de fabrication.

Les étapes doivent être placées aux endroits appropriés. Elles doivent également être en rapport avec les tâches correspondantes. Il est tout aussi important de les faire figurer régulièrement sur votre calendrier afin que vous puissiez juger si vous êtes toujours dans les temps pour accomplir votre tâche.

4. Établissez les échéances

Une fois que vous avez choisi et organisé vos tâches et que vous avez défini des étapes, l'action suivante consiste à ajouter quelques dates.

Grâce à l'outil Easy Project Scheduler, vous pouvez planifier votre projet en toute transparence à l'aide d'un calendrier muni de la fonction glisser-déposer qui indique ce qui peut commencer aujourd'hui et ce qui va démarrer plus tard. Vous pouvez également modifier la durée manuellement à tout moment pour que chaque tâche dure le temps nécessaire.

5. Attribuez les moyens

Votre calendrier est rempli à ce stade. Toutefois, pour qu'il soit efficace, vous devez penser aux moyens dont vous avez besoin pour accomplir les tâches prévues dans les délais. Dans le cas contraire, vous risquez de vous retrouver trop ou pas assez nombreux à utiliser certaines ressources.

Passez en revue votre liste de tâches et attribuez les moyens en fonction de la disponibilité et des compétences de vos collaborateurs. Easy Project vous propose la solution de gestion des ressources dont vous avez besoin pour attribuer les tâches de manière appropriée et en assurer le suivi dans le temps imparti. Vous pouvez même utiliser le tableau de bord des ressources pour obtenir un aperçu visuel des niveaux d'utilisation des moyens.

6. Évaluez

Les étapes ci-dessus sont sans aucun doute motivantes. Toutefois, il n'est pas possible de créer un calendrier parfait du premier coup. Il changera au fur et à mesure de l'évolution de votre projet, surtout si vous modifiez son ampleur.

C'est pourquoi il faut prévoir au moins une évaluation formelle chaque mois. Assurez-vous que vos collaborateurs soient informés de toute modification du calendrier afin qu'ils puissent ajuster leurs attentes en conséquence.

Créez votre calendrier avec Easy Project aujourd’hui

Le calendrier de gestion de projet est un document essentiel pour le responsable et l'équipe. Il décrit les principales activités, ainsi que la manière et le moment où elles doivent être réalisées.

Nous espérons que les étapes ci-dessus vous aideront à établir un calendrier concret pour votre prochain projet. Abonnez-vous à Easy Project dès aujourd'hui et améliorez votre maîtrise de la gestion de projets.