Faites face aux défis de la gestion de ressources

Tout comme dans la nature sauvage, dans la gestion de projet aussi, on fait face à de nombreux obstacles quotidiennement. Pour qu’ils ne vous prennent pas au dépourvu, apprenez à gérer efficacement chacun d'entre eux.

Connaissez-vous les écueils de la gestion de projet ?

Défi 1 : Trouver un équilibre entre les ressources de plusieurs projets.

Dans la forêt de la gestion de projet, vous devez fréquemment vous occuper de plusieurs projets à la fois. Il est donc essentiel d'établir des priorités et de distribuer efficacement le temps de l'équipe entre les différents clients ou projets.

Comment faire face àce défi?

• Commencez par établir les priorités :Profitez de l'utile Gestion agile des ressources pour surveiller tous vos projets en permanence.

• Apprenez à dire ''non'' :Êtes-vousdéjà vous retrouvé dans une situation où les capacités de votre équipe sont exploitées au maximum et ou soudain un autre projet apparaît à l'horizon ? Si vous savez en avance que ce projet ne peut pasêtre mené à bien, soyez honnête et dites-le sans hésiter. Cela permettra de traiter le problème au plus vite, et votre équipe sera reconnaissante.
• Affecter les projets aux bonnes personnes : Il est essentiel d’être au courant des compétences et des capacités de vos équipes. Cela nous amène à l’obstacle suivant...

Défi 2: Absence d’un aperçu clair des capacités

Sans avoir une image complète sur la charge de vos collaborateurs, vous ne serez jamais capable d’exploiter tout le potentiel de vos ressources. Par la suite, vous constaterez peut-être que vous ne pouvez plus livrer vos projets dans les délais ou que certaines de vos équipes sont nettement plus chargées que d'autres, ce qui fait augmenter leur niveau de stress.

Comment faire face à ce défi ?

• Obtenez une vue d'ensemble de la charge de votre équipe : Distribuez le travail de manière uniforme, simple et rapide avec l'utile Gestion agile des ressources. Ainsi, vous serez au courant des projet de chacun, qui est en vacances, ou si une personne travaille sur plusieurs projets à la fois.

• Gardez toutes vos informations dans un seul outil : Si vous et votre équipe travaillez ensemble en utilisant un seul outil, cela fait gagner du temps à tout le monde. Plus besoin de basculer entre plusieurs outils ! Essayez Easy Project, où vous trouverez tout ce dont vous avez besoin au même endroit.

• Mettez votre équipe en cause : Votre équipe doit collaborer pour que tout se passe bien. Assurez-vous qu'ils mettent régulièrement à jour le statut des projets et qu'ils enregistrent le temps consacré à des tâches spécifiques.

Défi 3: Délais trop courts

Fixer des délais trop courts pourrait s’avérer plus dangereux qu’il n’yparaît. Vos équipes ressentent la pression tout de suite. Par conséquent, vos collaborateurs ne sont plus capables de faire preuve de créativité, le travail devient bâclé, il perd en qualité. Précipiter un projet n’est, donc, jamais une bonne idée. 

Comment faire face à ce défi ?

• Prévoyez toujours un ''tampon'' : Lorsque vous planifiez vos projets, n'oubliez pas le soi-disant temps tampon. Vous devez prévoir des retards, des commentaires ou des situations inattendues.

• Créez une liste de contrôle : Servez-vous d'un outil qui vous permet de créer des listes de contrôle. Ainsi, vous disposerez d'une liste de contrôle de tous les livrables dont vous avez besoin, et vous pourrez en outre l'utiliser pour d'autres projets.

• Planifiez un standup avec votre équipe : Vous ne pouvez jamais savoir exactement comment les projets avancent lorsque vous n'y travaillez pas en direct. Planifiez une réunion de type standupavec votre équipe pour résumer ce qui est terminé et ce qui demande plus de temps.

Gestion agile des ressources

Défi 4: Le choix d'exécuteurs de chaque projet

Le choix de la bonne personne pour un certain projet est primordial pour la réussite du projet, c'est pourquoi il est important de connaître les compétences de chaque membre de votre équipe.

Comment faire face à ce défi ?

• Obtenez un aperçu des compétences de chacun des membres de l'équipe : Dans l'outil Gestion agile des ressources, vous allez trouver une option ''Gestion des compétences'' où vous pouvez voir les compétences des vos collaborateurs.

• Formez les membres de votre équipe : Permettez aux membres de l'équipe d'améliorer leurs compétences. Cela permettra de prévenir une situation où seul un membre spécifique de l'équipe possède les compétences nécessaires pour accomplir une certaine tâche.

Défi 5: Une mauvaise communication

Tout le monde a fait face à des problèmes de communication au travail. Ce sont parfois de petites difficultés, tandis que d'autres fois, elles peuvent entraîner des retards dans un projet, voire la fuite d'un client. C'est pourquoi vous devez apprendre

à communiquer efficacement. Ainsi, non seulement vous éviterez des erreurs regrettables, mais vous renforcerez également les relations au bureau.

Comment faire face à ce défi ?

• Procurez-vous d'un logiciel professionnel pour la gestion de projet : La première démarche pour une meilleure communication est de disposer d'un outil qui vous permet de gérer tout votre travail, des projets jusqu'à l'allocation des ressources, en passant par le suivi du temps. Essayez Easy Project, qui vous aidera à communiquer efficacement.

• Engager un dialogue avec votre équipe : Parfois, rien n'est plus efficace que de se parler en personne, que ce soit lors d'un standup régulier ou d'une autre type de réunion. Essayez de comprendre ce qui a entraîné la dernière erreur de communication et réfléchissez à la manière dont vous pouvez optimiser votre communication.

Prêt à n'importe quel défi !

Faire face à tous les écueils de la gestion des ressources peut s'avérer difficile. Heureusement, nous ne les affrontons pas seuls ! Avec le bon outil de gestion des ressources, vous serez en mesure de communiquer de manière transparente, de répartir efficacement les capacités et de suivre le progrès des vos projets. Avec Easy Project, aucun obstacle ne vous prendra plus au dépourvu. Pour en savoir plus sur la gestion des ressources Agile et traditionnelle, consultez notre notre site web.